Excel zit boordevol trucs om de spreadsheetsoftware nog makkelijker te gebruiken. Cm: zet alvast enkele simpele tips op een rij om u te helpen de brug van beginner naar halfgevorderde gebruiker makkelijker te maken.
1. Snelle filters
Filters zijn een handige manier om alleen te kijken naar de gegevens die op dat moment nodig zijn. Neem deze spreadsheet van regionale economische groei van het CBS:
Om bijvoorbeeld alleen de data te laten zien van verandering van het tweede kwartaal ten opzichte van een jaar eerder die meer dan 10 procent is, klikken we op het tabblad Gegevens (Data) en op de knop Filter (Filter). Er verschijnt nu een uitvouwpijltje zoals bij een tabel. Klik hierop, zet het vinkje bij Alles selecteren (Select All) uit en kies de gewenste gegevens, in dit voorbeeld enkel 10% en 21%.
Dat levert een overzichtelijke sheet van slechts enkele rijen op.
2. Onnodig tabblad uit de weg
Het verbergen van tabbladen is handig om bladen met formules en verwijzingen, waar u verder eigenlijk niets mee te maken heeft, niet weer te geven in de werkmap. Vooral bij het steeds wisselen tussen bladen is het makkelijk als de weinig relevante bladen er even niet zijn. Klik met de rechtermuisknop op een blad en kies Verbergen (Hide). Om ze daarna weer te zien, klikt u op Zichtbaar maken (Unhide) waarna een dialoogvenster verschijnt met de nu verborgen bladen die weer zichtbaar gemaakt kunnen worden.
3. Snelle selecties met Ctrl + Shift
Bij grote datasheets kiezen veel gebruikers ofwel om een hele kolom ineens te selecteren, of door met de muis te slepen om een selectie te maken van enkel cellen die in de tabel worden gebruikt. Met Ctrl Shift en pijltje naar boven of beneden (voor de kolom), of pijltje naar links of rechts (voor de rij) worden alleen de gebruikte cellen van de kolom of rij geselecteerd. Ga op een cel staan en pas de gewenste selectierichting toe.
4. Tekst passend maken aan cel
De knop Terugloop onder Start (Home > Wrap text) in het Lint maakt het eenvoudig om langlopende zinnen passend te maken aan de spreadsheet. Sleep de kolom eerst naar de gewenste lengte en druk dan op de knop Terugloop om de tekst automatisch op deze regelafstand te zetten. Of gebruik de sneltoetscombinatie Alt H W.
5. Snel getalnotatie aanpassen
Een cel omzetten naar valuta of percentage gaat snel met de sneltoets Ctrl Shift % om het getal op percentage te zetten en Ctrl Shift € om de cel op valuta in te stellen. Met een kolomselectie past u dit meteen toe op de hele kolom. Samen met tip 3 leidt dit tot supersnel opmaken van een werkblad.
6. Snel kolom optellen
Optellen van een kolom gaat helemaal snel met de sneltoets Alt =. Selecteer daarna de kolom en de formule SOM wordt automatisch toegepast.
7. Verwijzing behouden met dollarteken
Formules in Excel zijn eenvoudig te kopiëren, waarbij de formule automatisch van toepassing is op het nieuwe bereik. Dat is in de meeste gevallen handig, maar soms wilt u de exacte verwijzing van het origineel behouden. Daarvoor bestaat het dollarteken. Een cel C2 met =SOM(A2+B2) wordt bij doorvoeren naar C3 en C4 automatisch =SOM(A3+B3) en =SOM(A4+B4). Dat standaardgedrag is te wijzigen met het dollarteken. De formule =SOM($A$2+$B$2) blijft dan gelden voor C3 en C4.
