Wie denkt dat e-facturatie in organisaties volkomen ingeburgerd is, moet ik even uit de droom helpen. Er zijn nog genoeg organisaties waar de ordners keurig op een rijtje in de kantoorkast staan en waar men voor een autorisatie op een factuur even binnenloopt bij degene die de paraaf moet zetten. Zeker in het mkb waar de lijntjes vaak kort zijn, is dit niet ongewoon.
Meer grip
Toch is het verstandig om elektronisch te factureren. Er zitten veel voordelen aan: je hebt als organisatie veel meer grip op het proces zelf. Er worden minder fouten gemaakt omdat er minder handmatige handelingen zijn. Het is kostenbesparend, op directe kosten zoals printers en inkt, en op indirecte kosten wat betreft arbeidskosten. Het is duurzamer want er is minder papierverbruik. De cijfers zijn actueler. Het is efficiënter. Denk bijvoorbeeld aan de eindejaarscontrole door de accountant waarvoor je niet meer twintig mappen hoeft door te worstelen. En, last but not least, bedrijven die veel met e-facturatie werken geven aan dat een e-factuur sneller wordt betaald.
Zorgeloos
De voordelen zijn dus significant. Maar stort je niet op het eerste beste e-facturatiesysteem omdat er besparingen te behalen zijn. Bereid je goed voor. Let op een juiste inrichting van de processen rondom e-facturatie. Waar komen de facturen binnen die niet geautomatiseerd door het systeem gaan? Lopen de loonbetalingen ook via e-facturatie of is dat ongewenst? Zorg intern ook voor de juiste autorisatieprocedures. Wie wijst de juiste autorisator(s) aan? Doordat het gemakkelijk is om personen elektronisch te laten autoriseren, worden facturen soms door de hele organisatie geautoriseerd. Naast dat dit onnodig veel tijd kost, werkt het ook contraproductief. Medewerkers worden soms wat zorgeloos en kijken niet meer goed naar een factuur, omdat ze weten dat er ook nog anderen naar dezelfde factuur kijken.
Geen angst
Soms is er bij het mkb angst dat de hele crediteurenafdeling verdwijnt door e-facturatie. Medewerkers zijn bang dat hun baan op de tocht staat en zetten de hakken in het zand. Maar dat is ongegrond. Ter geruststelling: niet alles is te automatiseren. Wat sowieso blijft is onder meer het controleren van nieuwe crediteuren, het bepalen van de kostenplaats/drager van de factuur, wie autoriseert, et cetera. Daarnaast zullen er altijd gecompliceerde vraagposten zijn die door een professional moeten worden opgelost. E-facturatie is geen bedreiging, maar een kans. Grijp die kans!
Auteur: Giel van Zijl, Finance manager bij Hofmeier
Dit artikel is verschenen in cm: 2022, afl. 9.
