Dynamische sturing. Door de coronacrisis begrijpt iedereen opeens waarom dynamische sturing belangrijk is. Fred Conijn schrijft in zijn nieuwe boek Dynamische sturing in turbulente tijden niet alleen over de noodzaak van slagvaardigheid, maar ook over hoe je dat aanpakt. En over de rol van de controller als regisseur van informatiestromen.

‘De meesten van ons werden verrast door de coronapandemie. Maar sommige organisaties waren in staat snel de draad weer op te pakken en zelfs nieuwe kansen te pakken. Bij andere organisaties werd het een chaos,’ zo schetst Fred Conijn, managing consultant bij DynamicControl.NL en expert in het dynamiseren van de besturing bij profit- en non-profitorganisaties. ‘En die slagvaardigheid die sommige organisaties tentoonspreidden, die kunnen anderen ook leren.’

Empowerment en observaties

‘Door empowerment en observaties op de werkvloer zijn mensen in staat een inschatting te maken van de impact van gebeurtenissen en hoe zij het beste kunnen acteren,’ zegt Conijn. ‘Een voorbeeld is de triage in de zorg. Op basis van de huidige triagefase weten mensen in de zorg welke principes zij moeten hanteren om te bepalen of iemand op de IC wordt opgenomen of niet. Code groen: iedereen kan worden opgenomen, code zwart: onvoldoende capaciteit om acute patiënten te kunnen behandelen.’

‘Exploratie kan helpen vaststellen hoe de organisatie risico’s managet en kansen benut. Begin op kleine schaal en rol het verder uit als het goed werkt. Dit zorgt ervoor dat de organisatie zich flexibel ontwikkelt en mensen blijven leren van nieuwe ervaringen.’ Ook hier heeft Conijn weer een actueel voorbeeld: ‘Fieldlab krijgt de gelegenheid onderzoek uit te voeren bij verschillende evenementen. Het organiseren van evenementen waarbij mensen van tevoren zijn getest en hun contacten worden gevolgd, zorgt dat we kunnen leren hoe we in de toekomst evenementen op een veilige manier kunnen organiseren.’

Denken in data en drijfveren

‘Snel en slagvaardig acteren en flexibel ontwikkelen zijn kenmerken van dynamische sturing. Om dat te kunnen doen moet je denken in data en drijfveren en doordacht opereren. Data zijn nodig om te bepalen wat werkt en wat niet. Met de drijfveren maak je inschattingen over de verwachte ontwikkelingen en kun je nagaan wat de benodigde interventies zijn om het gewenste resultaat te behalen,’ zegt Conijn. ‘Een actueel voorbeeld is het instellen van de avondklok. Eigenlijk houdt niemand daarvan, maar een groot aantal mensen begreep dat dat niet anders kon. Zij waren bereid hun gedrag aan te passen. Bij een aantal was dat niet het geval. Zij hadden daarvoor sancties nodig.

Met het coronadashboard, R-factor, aantal opnames in ziekenhuizen, IC-opnames, en dergelijke worden voorspellingen gedaan. Inmiddels is gebleken dat de avondklok heeft geleid tot een reductie van 10 procent van de besmettingen.’

Niemand kan de toekomst voorspellen, maar één ding staat als een paal boven water. Veranderingen gaan steeds sneller en worden steeds ingrijpender

‘Slagvaardig acteren is niet een kwestie van doen wat er bij je opkomt. De eerste lijn moet in staat worden gesteld slagvaardig op te treden. Zij moeten beschikken over de vereiste informatie, richtlijnen en middelen. Er is iemand nodig die nadenkt over de samenhang in de keten en die ervoor zorgt dat de werkvloer zich daarover geen zorgen hoeft te maken. Doordacht opereren vooraf is een randvoorwaarde voor dynamische sturing in turbulente tijden.’

Controller regisseert de informatiestromen

‘Voor de controller betekent het dat deze een helder beeld moet hebben van hoe het besturingsmodel eruitziet en hoe dat wordt geconcretiseerd in de vorm van spelregels en indicatoren. Weten wat wel en wat niet werkt, betekent dat je begrijpt wat de drijfveren zijn van het management en de medewerkers. Tevens weet je wat zij nodig hebben om hun intentie om te zetten in actie,’ betoogt Conijn. ‘Met zijn kennis van de bedrijfsvoering legt de controller de verbinding tussen bedrijfsactiviteiten, tussen verschillende managementlagen en tussen heden, verleden en toekomst. En het lijkt misschien tegenstrijdig, maar door digitalisering wordt steeds vaker een beroep gedaan op soft skills. De hard skills kunnen namelijk gedigitaliseerd worden.’

Iedere organisatie

‘De toekomst voorspellen is niet mogelijk, snel inspelen op veranderingen wel. Organisaties die hun bedrijfsgegevens snel om kunnen zetten in waardevolle stuurinformatie, hebben een beslissende voorsprong. Zij zijn snel, wendbaar en beschikken over alle informatie die nodig is om de koers te bepalen en ‘on the spot’ te reageren als dat nodig is,’ betoogt Conijn. ‘Het verschil tussen winnen en verliezen in topsport is een paar honderdste van een seconde. Dit geldt in toenemende mate ook voor bedrijven. Perfecte voorbereiding en anticiperen, dat maakt het verschil. Dit vereist een dynamische sturing en een flexibel besturingssysteem. Op die manier wordt iedere organisatie slagvaardiger.’

Auteur: Anja Jalink

Dit artikel is verschenen in cm: 2021, afl. 5 en bijgewerkt op 29 november 2022.

Finance Academy E-learning

Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.

Volg CMWeb op LinkedIn!