Houd bij het uitdelen van een kerstpakket de fiscale vrije ruimte binnen de werkkostenregeling, het gebruikelijkheidscriterium en de btw in de gaten. Cm: licht de regels in het kort nog even toe.
Alles wat u een werknemer verstrekt telt mee als loon voor de belastingen, tenzij er een gerichte fiscale vrijstelling bestaat. Voor kerstpakketten bestaat geen vrijstelling. Daarvoor moeten ondernemers uitwijken naar de vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling (WKR). Over dat deel betaalt u geen loonheffing tot een bepaald bedrag. Dit jaar bedraagt de vrije ruimte 1,7 procent van de fiscale loonsom, tot een bedrag van 400.000 euro. Dat komt uit op een bedrag van 6.800 euro bij het maximum. Over de loonsom boven deze drempel betaalt u 1,18 procent.
Boven de vrije ruimte
Let daarbij op twee dingen. Ten eerste mag u de vrije ruimte niet overschrijden per jaar. Volgend jaar gaat de ruimte omhoog naar 3 procent, maar voor 2022 geldt 1,7 procent. Als u wel over de vrije ruimte heen gaat, bent u eindheffing verschuldigd over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. Dat tarief is 80 procent. Ten tweede bent u nog wel btw verschuldigd over de kerstpakketten en dat is niet altijd aftrekbaar.
E-learning: WKR
In deze cursus van Finance Academy E-learning leert u alles over de werkkostenregeling, nihilwaarderingen, gerichte vrijstellingen, de vrije ruimte en vergoedingen.
Na het volgend van de e-learning bent u in staat om:
- een stappenplan voor de invoering van de werkkostenregeling in een onderneming te schetsen en dit te implementeren;
- advies geven over de administratieve verwerking van de werkkostenregeling;
- begrippen als gerichte vrijstellingen, nihilwaardering, intermediaire kosten en vrije ruimte te omschrijven en daar voorbeelden van te noemen;
- de personeelskosten van een onderneming volgens de fiscale gevolgen van de werkkostenregeling uit te splitsen.
>> Al abonnee? Bekijk de cursus hier op uw dashboard.
>> Geen lid maar nieuwsgierig? Bekijk de cursus hier in de catalogus.
In december pakt Finance Academy E-learning uit met een megakorting. Nu tijdelijk 450 euro korting op een abonnement. Kijk hier voor meer informatie.
Als vrije ruimte (bijna) op is
Een oplossing als de vrije ruimte van dit jaar al is opgebruikt, is om in plaats van een kerstpakket een nieuwjaarscadeau uit te delen. Na 1 januari kunt u gebruikmaken van de vrije ruimte van 2023. Dat jaar is de vrije ruimte dus ook weer hoger (3 procent van de eerste 400.000 euro). Het is verstandig om de (verwachte) fiscale loonsom op te vragen bij de salarisadministrateur om de daadwerkelijke vrije ruimte van 2022 vast te stellen.
Gebruikelijkheidscriterium
Ook belangrijk is om het gebruikelijkheidscriterium dat de Belastingdienst hanteert bij de WKR niet te vergeten. Die houdt in dat cadeautjes niet te sterk mogen afwijken dan wat er gebruikelijk is. De Belastingdienst hanteert daarbij de regel dat een verstrekking niet meer dan 30 procent afwijkt van verstrekkingen in vergelijkbare situaties van anderen.
Stel dat u een heel luxe cadeau uitdeelt ter waarde van 1500 euro en deze aanwijst als vrije ruimte. Is dat gebruikelijk? Wanneer andere bedrijven eerder naar een bedrag van 250 euro aanwijzen aan de vrije ruimte, lijkt het luxe pakket al snel niet meer aan de gebruikelijkheidstoets van de Belastingdienst te voldoen. Maar over bedragen tot 2400 euro geeft de Belastingdienst in de regel geen problemen. U als ondernemer hoeft overigens niet te bewijzen dat het pakket zoals u het inzet binnen de WKR gebruikelijk is, het is aan de belastinginspecteur om te bewijzen dat het gaat om regulier loon.
Drempelbedrag aftrek btw
De btw over het kerstpakket is niet altijd aftrekbaar als voorbelasting. Voor giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen geldt een drempelbedrag van 227 euro (exclusief btw) per ontvanger per boekjaar. Onder dat bedrag kunt u de btw aftrekken als voorbelasting. Als u toch u btw heeft afgetrokken voor uitgaven die boven het drempelbedrag liggen, moet u deze btw terugbetalen.
Kerstpakket voor zakelijke relatie
Er is een uitzondering voor kerstpakketten die worden ingezet om nieuwe klanten te werven. Bij een dergelijke gift die bedoeld is voor acquisitie zijn de kosten wel volledig aftrekbaar. Ook voor bestaande relaties buiten de organisatie is een kerstpakket aftrekbaar tot 80 procent.
Ruimte kerstpakket vaststellen
Wanneer u de vrije ruimte weet en het totaal van vergoedingen en verstrekkingen in 2022 op een rij heeft gezet, weet u hoeveel ruimte er nog beschikbaar is voor het kerstpakket. Als er geen ruimte beschikbaar meer is, zult u 80 procent eindheffing moeten betalen. Als er een overschot is, kunt u kerstpakketten onbelast verstrekken. Voor alles wat over de vrije ruimte heen valt, betaalt u dus 80 procent. Houd hier rekening mee als u een pakket of cadeaubon uitkiest.
