De meeste ondernemingen die benchmarking op een professionele wijze toepassen, hebben een eigen stappenplan ontwikkeld dat zij telkens aan de situatie aanpassen. Dat is nodig, omdat benchmarking per onderneming en per project verschilt. Er bestaat dan ook geen uniform model dat voor alle ondernemingen en projecten kan worden toegepast.
E-learning: Benchmarking
In deze e-learning wordt toegelicht waarom benchmarking de manier is om een onderneming naar een excellente positie te brengen. Na het volgen van deze cursus bent u onder meer in staat om:
- Een stappenplan en tips voor succesvol performance management te geven;
- een definitie en stappenplan voor benchmarking te geven;
- tips om beter te kunnen benchmarken te geven.
>> Bekijk deze cursus hier op uw dashboard
>> Nog geen lid? Meer informatie over deze e-learning vindt u in de openbare catalogus
Benchmarking wordt steeds belangrijker. Vooral vanwege de vervlechting tussen organisaties. Organisaties worden steeds afhankelijker van hun leveranciers, branchegenoten en afnemers. Daarnaast wordt het economisch spectrum steeds complexer, waardoor de behoefte aan heldere informatie over de relatieve positie van een organisatie ten opzichte van die van belangrijke concurrenten, sterk is toegenomen.
Benchmarking (figuur 1) is het systematisch vergelijken van organisatorische processen en prestaties met die van leidende organisaties in dezelfde branche. Dat geeft inzicht in de (relatieve) sterktes en zwaktes van de eigen organisatie. Door het analyseren van de resultaten van benchmarking kunnen doelstellingen worden bepaald of aangescherpt en kunnen gerichte verbeteracties worden geformuleerd.
Door het inzicht in sterktes en zwaktes kan benchmarking het bepalen van doelstellingen ondersteunen. Daarnaast geeft externe toetsing elke indicator een extra dimensie. Dat maakt het mogelijk om de gerealiseerde prestaties met de eigen targets en met de door andere organisaties gerealiseerde waardes te vergelijken.
Stappenplan benchmarking
Dit artikel neemt het tienstappenplan van Xerox als uitgangspunt, omdat dit een bekend en veel gebruikt stappenplan is waarin alle essentiële stappen duidelijk terugkomen. Figuur 2 geeft het tienstappenplan weer, aangevuld met een stap voor de voorbereiding en een stap voor volgroeidheid.
Stap 1. Bepaal de richting van de onderneming
De vraag waarom een onderneming aan benchmarking doet moet nog voor het begin van het benchmarkproject worden beantwoord. Eerst moet de richting van de onderneming worden bepaald. Pas daarna kan een onderneming aan benchmarking gaan doen. Daarnaast moet antwoord worden gegeven op vragen zoals: In welke markten willen wij welke producten gaan afzetten? Wat willen wij op die markten bereiken en hoe pakken we dat aan?
Welke kritische succesfactoren spelen daarbij de belangrijkste rol?
Het is belangrijk om van tevoren een goede definitie van het project vast te stellen. Deze definitie geeft de kaders aan waarbinnen het project wordt uitgevoerd. In deze definitie moeten onder meer de doelstellingen van het project, de aanpak, de doorlooptijd, planning, bemanning en de op te leveren producten worden bepaald.
In de praktijk worden de volgende doelstellingen voor benchmarking genoemd:
- verbeteren van de algemene performance;
- weten hoe we het doen ten opzichte van de concurrentie;
- nummer één worden;
- opnieuw ontwerpen van een pakket diensten;
- duidelijk definiëren van doelstellingen: huidige en gewenste situatie;
- weten hoe we ervoor staan ten opzichte van de buitenwereld.
In de praktijk vindt voornamelijk de probleemgeoriënteerde benadering van benchmarking plaats. Er is een probleem en dat wordt aan de hand van het benchmarkingonderzoek opgelost.
Het resultaat van de voorbereiding moet zijn dat de totale organisatie, management en operationeel niveau, klaar zijn voor het project.
Planning
In de planningsfase moeten plannen voor de benchmarkingonderzoeken worden gemaakt.
De vragen wat, wie en hoe worden in deze fase beantwoord. De drie stappen van de planningsfase: het bepalen wat te benchmarken, wie te benchmarken en de methode van verzamelen zijn de belangrijkste stappen van het benchmarkingproces.
In de praktijk nemen de meeste benchmarkingprojecten al snel meer dan een jaar in beslag. Grote projecten hebben veel meer tijd nodig. Als een onderneming tot een benchmarkingonderzoek besluit, moet eerst worden bepaald of de middelen (tijd en geld) voor een benchmarkproject wel aanwezig zijn.
Stap 2. Bepaal waarop benchmarking moet worden toegepast
Een organisatie heeft verschillende redenen waarom voor benchmarking wordt gekozen:
- concurrentiepositie inzichtelijk maken en zo mogelijk versterken;
- benchmarking kan een technologische doorbraak aan het licht brengen;
- ontstaan van nieuwe samenwerkingsverbanden;
- ontvangen van ‘harde’ gegevens over de concurrentie;
- benchmarking is een efficiënte methode voor kennisvergaring.
Praktijkvoorbeeld benchmarking
Een onderneming wil het verkoopsucces van haar producten door middel van benchmarking vergroten. De onderneming gaat dan bijvoorbeeld op zoek naar succesvolle concurrenten en probeert zo via een bepaalde vorm van benchmarking haar doel te bereiken.
Het benchmarkonderzoek moet antwoord geven worden op vragen als:
- In welke markten zet onze succesvolle concurrent zijn producten af?
- Hoe communiceert onze concurrent met zijn klanten? Welk proces wordt daarbij doorlopen?
- Hoe heeft onze concurrent zijn servicesysteem opgezet?
- Welke timing (marktcommunicatie op een bepaalde datum, bepaald tijdstip) gebruikt onze concurrent bij zijn marketingcommunicatie?
- Wat is kenmerkend voor het proces van leveren van producten van de concurrent?
Welke kritische succesfactoren spelen daarbij de belangrijkste rol?
Stap 3. Identificeer benchmarkingpartners
De selectie van benchmarkingpartner(s) is een van de belangrijkste onderdelen van een benchmarkingproject. Een organisatie moet op zoek naar die organisatie(s) die het best scoren op de geselecteerde onderwerpen. Dat is beslist niet makkelijk. Bovendien moeten deze organisaties ook nog mee willen doen aan het onderzoek. De selectie is (mede) gebaseerd op de in het vooronderzoek verkregen informatie.
Stap 4. Bepaal de methode van verzamelen van gegevens en verzamel de gegevens
In deze stap wordt bepaald hoe het benchmarkingonderzoek wordt uitgevoerd en welke data moeten worden verzameld. Data met betrekking tot het eigen proces moeten worden verzameld, zoals bij stap 2 (interne analyse) is aangegeven. Verder wordt het betreffende proces bij de benchmarkingpartner uitvoerig bestudeerd. De processtappen moeten worden beschreven en de output-zijde – de prestatie-indicatoren – moet worden gemeten.
Methoden om kennis te verzamelen zijn:
- het opvragen van onderzoeksrapporten;
- het bezoeken van congressen en seminars of het deelnemen aan webinars;
- het bestuderen van jaarverslagen; vooral toepasbaar als wordt gebenchmarkt met grote beursgenoteerde ondernemingen;
- het bestuderen van proefschriften en vakliteratuur, waarin organisaties worden vergeleken;
- het raadplegen van internetbronnen; het is echter mogelijk dat gegevens ‘gekleurd’ zijn;
- het afleggen van een bedrijfsbezoeken; om met eigen ogen te zien hoe het eraan toe gaat.
Analyse
In de analysefase worden de in de planningsfase verzamelde gegevens geanalyseerd en worden data met het oog op de toekomst verzameld. Het belangrijkste in deze fase is dat de werkwijzen (systemen en procedures, technieken en methoden) van de onderneming zelf en bij de benchmarkingpartners worden begrepen.
Stap 5. Bepaal de huidige kloof tussen de methoden en de prestaties
Door de prestatie-indicatoren van het eigen bedrijf met de benchmarkingpartners te vergelijken wordt de prestatiekloof bepaald. In figuur 3 staan de soorten prestatiekloof en wat daar de consequentie van is.
Stap 6. Bepaal de toekomstige prestatieniveaus
Benchmarking is een continu en gestructureerd verbeteringsproces waarbij de prestaties en processen van de best presterende organisatie als referentiepunt worden gebruikt om uitdagende doelen te stellen en processen te verbeteren.
Planconstructie
Voordat veranderingen kunnen worden doorgevoerd, zullen eerst alle bevindingen uit het onderzoek moeten worden gecommuniceerd. De communicatie moet overtuigend en duidelijk zijn, zodat de hele organisatie de implementatie ondersteunt.
Stap 7. Maak de benchmarkbevindingen bekend en zorg voor acceptatie ervan
De resultaten van het benchmarking-onderzoek kunnen bijvoorbeeld worden gecommuniceerd:
- via workshops;
- door de resultaten aan iedereen in de organisatie te communiceren;
- naar het managementteam en interne afnemers van de onderzochte dienst;
- door het presenteren van de resultaten door een extern adviesbureau aan de relevante medewerkers en het verspreiden van een persoonlijk rapport met het verbeteringspotentieel.
Stap 8. Stel functionele doelen op
Met inzicht in de organisatieverschillen tussen partners is nuancering van prestatieverschillen mogelijk, zodat prestaties op hun waarde geschat kunnen worden. In een veilige omgeving worden zo verbeterpunten én verbeterrichtingen duidelijk. Het gevaar van oude benchmarkingmodellen is dat pas in de analysefase blijkt dat appels met peren zijn vergeleken.
Actie
Elke benchmarking draait uiteindelijk om het doorvoeren van verbeteringen in de eigen organisatie. Dit stappenplan voor benchmarking is erop gericht de partners zo doelgericht mogelijk en zonder overbodige herhalingen van stappen voor te bereiden op deze laatste stap. De uitkomsten van de analyse van prestatieverschillen maken het mogelijk direct aan de slag te gaan met het opstellen van verbeterplannen. Het continueren van de benchmarking wordt mogelijk door in goede samenwerking het stappenplan opnieuw te doorlopen.
Volgroeidheid
Er is sprake van volgroeidheid als benchmarking voortdurend zowel op strategisch als op tactisch en operationeel niveau, systematisch wordt toegepast. Met één keer benchmarking is een onderneming niet klaar, omdat de concurrentie niet stilzit. Ook dient de onderneming de benchmarkingactiviteiten naar andere processen en andere niveaus in de organisatie uit te breiden. Volgroeidheid zal worden bereikt als de beste industriële methoden in alle bedrijfsprocessen zijn geïntegreerd, dus als superioriteit in alle opzichten is gegarandeerd.
In de praktijk blijkt dit in de meeste gevallen niet te gebeuren.
Adviezen om benchmarking duurzaam in een onderneming te integreren zijn:
- het periodiek, bijvoorbeeld ieder kwartaal per regio, bekijken welk element ten opzichte van ‘best-in-class’ kan worden verbeterd;
- ieder proces heeft een proceseigenaar, die samen met zijn team verantwoordelijk is voor het meten, analyseren en continu verbeteren van het proces. Daarbij speelt benchmarking een belangrijke rol;
- het naar aanleiding van de benchmarkstudie creëren van een nieuwe functie die zorgt voor continue benchmarking en externe oriëntatie;
- periodiek hetzelfde onderwerp opnieuw benchmarken.
Andere manieren om benchmarking duurzaam in een organisatie te beleggen zijn:
- benchmarking deel laten uitmaken van het strategisch ondernemingsplan;
- benchmarking functioneel beleggen;
- benchmarking onder kwaliteitsmanagement onderbrengen.
Op die manier wordt continue benchmarking verzekerd en blijft het niet beperkt tot een eenmalige exercitie.
Auteur: Drs. R.M. Kieft RA is zelfstandig gevestigd onder de naam Bureau voor Administratie en Controle Kieft (BACK) bv te Hoofddorp.
Dit artikel is gepubliceerd in cm: 2022, afl. 10
Finance Academy E-learning
Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. U kunt ter kennismaking geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen.
