Meetings hebben een notoir slechte naam. Dat is vooral te wijten aan lage impact die de meeste meetings hebben. Te vaak zijn er te weinig mensen te lang aan het woord. Daarom wordt er vaak naar de rol van de voorzitter tijdens de meeting gewezen. Dat is een misverstand. Om tot betere meetings te komen moeten we onze energie richten op een stap voor de meeting, namelijk het ‘meeting-ontwerp’.
In het werkveld van marketing & communicatie is ‘expectations management’ erg belangrijk. Immers, u heeft niets aan het binnenhalen van klanten en bezoekers met ronkende beloftes als u deze niet waar kunt maken. Andersom geldt natuurlijk ook, als u een campagne heeft met een nietszeggende boodschap dan komt er sowieso niemand. De uitnodigingen van meetings vallen in de meeste gevallen in die laatste categorie. De enige reden dat mensen komen opdagen is omdat ze hiertoe contractueel en sociaal zijn verplicht.
Dat is zonde, want als de verwachtingen van een meeting helder zijn dan stelt dit de deelnemers om een veel meer waardevolle rol te spelen. Bovendien wordt het werk van de voorzitter veel makkelijker. De neuzen staan al grotendeels dezelfde richting op.
Om deze verwachtingen helder neer te zetten is hier een korte checklist voor de uitnodiging van uw volgende meeting!
1. Een uitnodigende en betekenisvolle titel
2. Een helder doel (een langer termijn doel)
3. Het gewenste resultaat en follow-up van de meeting zelf
4. De rol van elke deelnemer
5. Wat er gaat gebeuren met het resultaat.
6. Topics / Tijdschema.
7. Locatie/URL en de tools die gebruikt worden (Denk aan tools als Miro, digitale whiteboards, flowcharts, etc)
Dit klinkt als veel extra werk. Maar anders bekeken, zijn meetings een relatief duur coördinatie-instrument. De kosten van een slechte meeting wegen op tegen deze tien a twintig minuten bewuste voorbereiding.
Blijkt het daarentegen lastig te zijn om de eerste paar stappen in te vullen dan is dit ook een helder signaal. Dat is namelijk het moment dat u zichzelf moet afvragen of een meeting wel het beste middel is. Immers, een meeting is slecht één van de vele coördinatie-tools die u tot uw beschikking heeft. Zo kunnen veel issues vaak prima a-synchroon via MS Teams worden opgepakt.
Nu hoor ik vaker dat ‘de agenda’ mist in het bovenstaande lijstje. In het kader van ‘niets willen missen’ wordt er voor en zelfs na de meeting een rondje gemaakt waarin iedereen zijn ei kwijt kan. Niet dat deze topics onbelangrijk zouden zijn. Integendeel zelf, maar het probleem van zulke rondjes is dat de aangedragen topics vaak niet passen bij het doel – en dus eigenlijk een eigen meeting vergen. Vaak betreft het onderwerpen waarvoor vaak niet de juiste expertise, autoriteit en/of informatie aan tafel is. Bovendien is er vaak geen tijd om deze onderwerpen de aandacht te geven die ze verdienen.
Met een heldere uitnodiging voor uw meeting zorgt u ervoor dat uw collega’s met de juiste verwachtingen en voorbereiding met elkaar het gesprek aangaan. Wie weet bezorgt u hiermee meetings weer een goede naam.
Auteur: Job ten Bosch, managing director van Debatrix
Dit artikel is verschenen in cm: 2023, afl. 3
Lees hier meer artikelen uit de rubriek Persoonlijke effectiviteit
