Binnen organisaties gaat datagedreven werken steeds meer leven. Gelukkig maar, want datagedreven werken levert het nodige op in de zin van efficiency. Het maakt namelijk prestaties zichtbaar, geeft inzicht in complexe vraagstukken en laat goed zien waar in de organisatie en in welke processen verbetering nodig is. Maar ja, met de conclusie dat je datagedreven wilt werken ben je er nog niet, dan begint het pas. Hoe maak je het concreet?
Wat wil je weten?
In veel organisaties wordt een enorme berg data verzameld waar je van alles mee kunt analyseren. En dat is meteen het probleem, want op wélke vraag wil je antwoord hebben?
- Ieder bos begint met de eerste boom, dat geldt ook voor datagedreven werken. Start met een kleine, concrete vraag en ga na waarom die vraag belangrijk is. Bijvoorbeeld: hoe hoog is het ziekteverzuim? Wat zijn de voorraden? Worden de facturen op tijd voldaan? Is de tijdelijke inhuur van medewerkers nodig? En vraag je altijd af wáárom je iets wil weten.
- Bepaal welke data- informatie je voor die specifieke vraag nodig hebt en verzamel en analyseer deze.
- Zorg voor draagvlak organisatiebreed. Medewerkers zien het soms als een bedreiging, ze vragen zich af wat datagedreven werken betekent voor hun functie en manier van werken. Moeten ze alles anders gaan doen, verdwijnt hun baan? Of ze zijn sceptisch omdat het al eerder is geprobeerd en niet is gelukt. Probeer ze zoveel mogelijk mee te nemen hierin.
- Laat medewerkers zien wat het oplevert: efficiënter werken, meer ruimte voor andere taken die aandacht vereisen maar bleven liggen of ‘afgeraffeld’ werden, et cetera.
- Werk vanuit ‘learning on the job’. Gewoon doen dus. Datagedreven werken vraagt geduld om de juiste vraag te formuleren, de juiste mensen bij elkaar te brengen, evenals de juiste datagegevens. Nuances die je in eerste instantie niet meteen ziet of tegenkomt in de analyse maar pas tijdens het transitieproces naar datagedreven werken, kunnen je dwingen om ad hoc je aanpak te veranderen.
Samen optrekken
De controller trekt samen met de medewerkers op om datagedreven werken te concretiseren. Uiteraard weet hij wat urgent is en waar hij op wil sturen, en welke informatie hij in de toekomst nodig heeft om dat beter te kunnen doen. Maar hij haalt ook informatie op bij de medewerkers: waarin willen zij meer inzicht krijgen en hoe kan datagedreven werken daarbij helpen? Daarnaast is het zijn taak om medewerkers te enthousiasmeren, te blijven vertellen dat datagedreven werken de hele organisatie vooruithelpt, wendbaarder en flexibeler maakt.
Auteur: Mustafa Kaya, Finance Manager bij Hofmeier
Dit artikel is verschenen in cm: 2023, afl. 3.
