Draaitabellen maken het mogelijk om diverse samenvattingen te maken vanuit verschillende gezichtspunten waarbij er nauwelijks formules aan te pas komen. Ofschoon draaitabellen al meer dan 30 jaar bestaan zijn sommige features niet zo bekend, terwijl ze veel tijd besparen of meer mogelijkheden bieden.

Filters toepassen

Stel u heeft de volgende draaitabel en u wenst filters te plaatsen over de kolommen Sales, Cost en Margin.

Standaard is het niet mogelijk om filters te plaatsen. Met de volgende truc is het wel mogelijk. Daartoe plaatst u de cursor direct rechts van de draaitabel, bijvoorbeeld in cel F3. Daarna kiest u uit het Lint: Gegevens > Sorteren en filteren > Filter, waarna u de filters in de betreffende kolommen ziet verschijnen.

Records rangschikken

Neem de volgende draaitabel:

Misschien wenst u een andere volgorde van de records te zien. Daartoe kunt u eenvoudig over de eerste naam een andere naam intypen, waarna de sales wordt aangepast. Dit doet u eveneens voor de daaropvolgende records. U zult zien dat de overige records ook automatisch opnieuw worden gerangschikt.

Records weergeven zonder beschikbare data

Soms kan het handig zijn om toekomstige maanden in het lopende jaar te laten zien ofschoon er daarvan geen onderliggende data beschikbaar zijn. Stel u heeft de volgende draaitabel en u wenst nu de overige maanden van 2019 weer te geven.

Klik daartoe met u muis op een van de maanden in Purchase Date. Klik daarna met de rechtermuisknop. Uit het verkorte menu selecteert u: Veldinstellingen. Uit het dialoogvenster kiest u: Indeling & afdrukken > Items zonder gegevens weergeven > OK.

De tabel ziet er dan als volgt uit:

Cumulatieve maandtotalen

Een veelvoorkomende vraag gaat over het weergeven van cumulatieve maandtotalen. We gaan uit van de volgende draaitabel:

U dient het veld Sales nogmaals te slepen naar de Waarden, waarna de Sales nogmaals wordt weergegeven. U plaatst de celaanwijzer in de tweede Saleskolom en klikt daarop met de rechtermuisknop. Uit het verkorte menu kiest u: Waarden weergeven als > Voorlopig totaal in > Purchase Date > OK.

De tabel ziet er na celopmaak als volgt uit:

Veranderingen per jaar en maand (year-over-year growth)

U wenst de verandering van de omzet van 2 jaren met elkaar te vergelijken. We gaan uit van de volgende draaitabel:

U sleept de Sales wederom naar de waarden. Deze kolom herbenoemt u als YoY Growth.

In de derde saleskolom klikt u met de rechtermuisknop en uit het verkorte menu kiest u: Waarden weergeven als > Verschil van. In het daarop verschijnende dialoogvenster selecteert u:

Daarna klikt u op OK. De draaitabel ziet er dan als volgt:

U ziet nu in het boekjaar 2018 in de kolom YoY Growth de mutatie ten opzichte van 2017.

Auteur: Tony De Jonker

Dit artikel is verschenen in cm: 2023, afl. 3.

Hier leest u meer Excel tips en trucs door Tony De Jonker

Volg CMWeb op LinkedIn!