Hoe kom je na een fraudegeval van de emotie naar de ratio? Het is een vraag waar Frank Cederhout RA, Senior Manager Forensic & Financial Crime bij Deloitte, elke dag mee van doen heeft. ‘Belangrijk is in dergelijke gevallen om zo snel mogelijk de schade te beperken.’
Frank Cederhout is gespecialiseerd in het onderzoeken van fraude, omkoping en corruptie en helpt organisaties tevens bij het beheersen van frauderisico’s. ‘Organisaties staan onder grote druk na het identificeren van een fraudegeval. Ze willen dan honderd dingen tegelijk doen. Het is voor de persoon aan de andere kant van de lijn een once in a lifetime-gebeurtenis. Met veel emotie omgeven. Voor mij is het dagelijkse kost. Belangrijk is om na de emotie, die begrijpelijk is, snel door te schakelen naar de ratio. Welke stappen zijn nodig om te onderzoeken? Wat is de aard en omvang van de fraude? En, vooral belangrijk, hoe kom je weer naar business as usual? Vragen die je onder hoge tijdsdruk zorgvuldig moet zien te beantwoorden.’
E-learning Frauderen kun je leren
In deze videocursus van Finance Academy E-learning leert Frank Cederhout u te frauderen. Uiteraard niet om zelf te kunnen frauderen, maar om fraude te voorkomen of om het in een vroeg stadium te kunnen detecteren om zo de schade te beperken. Ook krijgt u in deze e-learning handvatten om de drijfveren van fraudeurs te identificeren en inzichten in fraudedetectietechnieken en de toepasbaarheid hiervan.
>> Bekijk de cursus hier op uw dashboard
>> Nog geen abonnee? Lees hier meer in de openbare catalogus
Emoties lopen hoog op
Onder andere bij familiebedrijven kunnen de emoties hoog oplopen. ‘Een medewerker werkt daar vaak al jarenlang. En dan opééns blijkt deze medewerker te frauderen. Het vertrouwen is geschaad. Voor multinationals met bijvoorbeeld een fraudegeval bij een dochteronderneming in een ver land, ligt het wat anders. Daar is meer afstand en is de benadering doorgaans zakelijker.’ Of Cederhout vanwege zijn werkzaamheden het vertrouwen in de mensheid heeft verloren? ‘Nou, zo erg is het niet. Maar ik ben wel realistisch over wat er allemaal kan gebeuren. En net als veel collega’s in het vakgebied van fraudeonderzoek heb ik een groot rechtvaardigheidsgevoel en een voorliefde voor ingewikkeld puzzelwerk. Waarom gaan normale mensen zoals u en ik in de fout? Hoe heeft iemand gefraudeerd? Op welke wijze heeft de fraudeur de interne controles omzeild? Je moet nieuwsgierig zijn om dit werk te doen. Een fraude is namelijk per definitie bedoeld om niet ontdekt te worden.’
Wekenlang facturen doorakkeren
Fraude opsporen kan soms saai werk zijn. ‘Dan akker je weken financiële administraties, facturen of e-mails door. De laatste één procent van het vinden van de fraude maakt het dan weer goed.’ Cederhout heeft veelal frauderende controllers, medewerkers van de financiële administratie of cfo’s tegenover zich. ‘Op de finance-afdeling zitten de mensen die het beste fraude kunnen opsporen, maar het zijn ook diegenen die het makkelijkste over de schreef gaan. Omdat ze kennis hebben van de interne beheersing en financiële stromen. Tevens zijn de medewerkers uit de financiële kolom van de organisatie veelal verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording.’ De financiële impact van fraude op ondernemingen wordt door onderzoek ongeveer ingeschat op 5 procent van de jaarlijkse omzetten. ‘Daarnaast zien we een steeds sterkere toename van wet- en regelgeving, strengere handhaving en hogere boetes bij het overtreden ervan’, aldus Cederhout. ‘Al met al terecht reden om meer aandacht te besteden aan het bestrijden van fraude.’
Ken de frauderisico’s
Financials die fraude willen voorkomen (in feite dus collega’s van fraudeurs) doen er goed aan voelsprieten voor frauderisico’s te ontwikkelen. ‘Veel mensen komen niet dagelijks in aanraking met fraude. Daarnaast zijn er ook veel verschillende vormen van fraude, hierdoor is de kans groot dat je niet snel herkent waar alle mogelijkheden om te frauderen zitten. Het is goed die risico’s in kaart te brengen, zodat je weet waar de zwakke plekken van de organisatie zitten. Ik noem dat waakzaamheid. Je moet bij het in kaart brengen denken als een fraudeur. Hoe beter je dat spel speelt, hoe scherper je de frauderisicofactoren in kaart brengt.’
Waarom gewone mensen frauderen
Frauderisicofactoren versterken de elementen van de – als het goed is – welbekende fraudedriehoek: druk (omgeving, financieel, emotioneel), rationalisatie (iedereen doet het, ik heb er recht op) of gelegenheid (bijvoorbeeld: een cfo heeft/creëert de mogelijkheid om fraude te plegen). ‘We zien veel van dit soort gevallen. Laatst nog zat ik tegenover een medewerker op de finance-afdeling waarvan het privéleven in het water was gevallen. Door een gokverslaving en een scheiding was een dusdanig druk ontstaan waardoor deze persoon zich genoodzaakt voelde te frauderen.’
Openheid goed wapen tegen fraude
Doe een frauderisicoanalyse alleen, waarschuwt Cederhout. ‘Doe dat met mensen uit de hele organisatie. Dit zorgt voor een brede analyse van mogelijke frauderisico’s. Waar ervaren medewerkers druk? Waar is sprake van gelegenheid? Hebben we de neiging tot rechtvaardiging? Bespreek dat openlijk. Geef ook de ruimte aan mensen die op dat vlak wel eens voor een dilemma hebben gestaan. Vraag hoe je collega’s ermee om zijn gegaan. Openlijk je zorgen kunnen uiten, is op zich al een goed wapen tegen fraude. Daarnaast is ook een focus op detectie essentieel. Door het inzetten van technologie kunnen organisaties waakzaam zijn voor situaties waarin fraude ontstaat.’
De oplossing: Don’t become a control freak, maar wees waakzaam
Wees waakzaam
Na een geval van fraude zijn organisaties geneigd om meer interne beheersmaatregelen te implementeren om herhaling te voorkomen. ‘Ook wet- en regelgeving dwingen organisaties om het aantal controles uit te breiden. Maar die extra controles zorgen op een gegeven moment zelfs voor een tegengesteld effect en niet voor reductie van frauderisico’s. Je kunt niet zoveel controles inbouwen dat fraude volledig wordt voorkomen. De bureaucratie neem toe, de organisatie wordt rigide en er ontstaat schijnzekerheid. Medewerkers zoeken manieren om er mee om te gaan en dat leidt juist tot een toename van de risico’s. Bovendien vinden fraudeurs altijd een manier om controles te omzeilen. Bij samenwerking tussen meerdere fraudeurs zijn veel controles per definitie ineffectief. De wereld is simpelweg te complex om fraude voor de volle honderd procent te voorkomen. De oplossing: Don’t become a control freak, maar wees waakzaam.’
Afwijkende patronen in data
Nieuwe technologieën bieden fraudeurs nieuwe kansen. Echter, bedrijven zijn nog niet zo voortvarend om nieuwe technologieën in te zetten om zich te beschermen tegen fraude en ongewenst gedrag. Terwijl daar volgens Cederhout wel kansen liggen. ‘Bekende fraude en gedragspatronen die mogelijk van toepassing zijn op een organisatie kun je in een datamodel voegen. Het model gebruikt diverse technieken om frauderisico’s te identificeren. Een voorbeeld is het gebruik van een test waarbij declaraties worden geïdentificeerd die niet voldoen aan richtlijnen. Een andere vorm is het signaleren van afwijkende patronen in de financiële data die indicatief zijn voor omkoping en corruptie. Verder kun je kijken naar het netwerk waarin een organisatie zich in begeeft: met welke partijen doe je zaken? Zijn zij betrouwbaar?’
Frauderen kun je leren
It takes one to catch one. In die zin is een mede-financial dé aangewezen persoon om fraude te detecteren en fraudeurs in de kraag te vatten. ‘Frauderen kun je leren, hypothetisch dan. Je kunt zo inzicht vergaren in waarom mensen frauderen en daar concreet acties op zetten.’ Fraudeurs worden echter steeds creatiever. ‘Ook ik verwonder me nog wel eens, ondanks dat ik al zeer veel fraudes heb mogen onderzoeken.’
Tweede boekhouding
De voorbeelden zijn talrijk. Zoals van die controller waarmee Cederhout eigenlijk een verkennend gesprek had om een begrip te krijgen van de interne beheersing en IT-systemen bij de start van onderzoek. ‘De controller barstte in tranen uit. ‘Ik houd al vijf jaar een tweede boekhouding bij.’ Hij was opgelucht dat hij de schijn niet verder meer hoefde op te houden. Er zullen altijd mensen in situaties belanden waardoor ze zich geroepen voelen te frauderen. Ze frauderen dan op de creatiefste manieren. Zaak is om te denken als een fraudeur. Zodat je voelsprieten kweekt en je frauderisicofactoren veel eerder identificeert.’
Finance Academy E-learning
Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.
