Washant van Dam en Erwin Remijn, UWV, over datagedreven werken: ‘Je ziet dat er een nieuwe interactie op gang komt’

UWV heeft misschien wel een van de grootste dataverzamelingen van Nederland. Er wordt dan ook hard aan gewerkt. Binnen het aandachtsgebied van de controller is er een omslag naar datagedreven werken. Een nieuwe performancemanagementtool, Power BI dashboards en process mining spelen daar een grote rol in. Washant van Dam, hoofd FEZ BI & Advanced Analytics, en Erwin Remijn, senior business controller, vertellen enthousiast over de ontwikkelingen. ‘Doordat je weet hoe het werkt word je een veel betere businesspartner.’

De controllers bij UWV keken voorheen vooral terug, zoals in de controllerswereld nog veel gebeurt. ‘Nauwgezet rapporteren, zorgen dat de cijfers aansluiten. Maar niet echt weten wat er naar voren toe gebeurt,’ vertelt Erwin Remijn, senior business controller bij UWV. ‘Terwijl het management steeds meer aangaf juist daar hulp bij nodig te hebben: ‘Help me met de doelstellingen. Waar kan ik op ingrijpen?’ Dus meer en tijdig stuurinformatie leveren, zodat je ook het management de gelegenheid geeft om bij te sturen.’

Binnen het aandachtsgebied van de controller zijn er bij UWV nu dan ook drie ontwikkelingen:

• de uitrol van de performancemanagementtool (ter vervanging van de huidige Excel-templates);
• het verdere gebruik van Power BI dashboards voor analyses en bevindingen richting onder andere management; en
• het verdere gebruik van process mining.

Betere stuurinformatie

‘De algemene ambitie is dus betere stuurinformatie, en daar hebben al die tools hun eigen plek in,’ vervolgt Remijn. ‘Met Power BI maak je het visueel en sla je een brug. De inzichten zijn op zich niet per definitie nieuw, maar wel de manier waarop je het toont. Een grafiek zien is vaak treffender dan cijfers. Als controller moet je begrip hebben van de business waarin je opereert en je moet de taal van het management spreken. De cijfers moet je dan ook op een dusdanige manier kunnen tonen dat het management er ook echt wat mee kan. Die brug slaan doe je met behulp van tools als process mining en Power BI, die zijn veel visueler. Daarmee kun je ook veel makkelijker samen optrekken. Ieder heeft hierin zijn rol, waarbij je als controller kan laten zien wat de scenario’s zijn waarop je kunt acteren en wat de te verwachten consequenties zullen zijn.’

Datagedreven werken

‘De kern is eigenlijk dat we meer datagedreven gaan werken,’ zegt Washant van Dam, hoofd FEZ BI bij UWV. ‘Deze drie producten zijn niet gebaseerd op een mooi verhaal, een onderbuikgevoel of 20 jaar ervaring, maar ze zijn alle drie op feitelijkheden gebaseerd. Een van de grote taken waar we mee bezig zijn – en dat brengt alle drie ook samen – is dat wij onze financiële datahuishouding op orde brengen. We zijn nu bezig het datamodel in te richten. Op het moment dat je je data op orde hebt, kun je nieuwe inzichten verkrijgen. Maar alles begint ermee je datahuishouding op een dusdanig niveau te krijgen dat je die voorspellende dingen kunt doen. Anders heeft het geen nut om aan die techniek te beginnen. Dat verbindt die drie ook echt aan elkaar. De datagedrevenheid en dat we nu bezig zijn om die datakwaliteit en datavolwassenheid omhoog te brengen, zodat we dat ook echt kunnen waarmaken naar de business.’

Laaghangend fruit

‘Je begint altijd met laaghangend fruit,’ vervolgt Van Dam. ‘En dan kom ik gelukkig altijd bij financials uit. Ons boekhoudkundig systeem is heerlijk gestructureerd, dus goed te ontsluiten. Grootboeken, kostenplaatsen, alles is helder, je weet wat je mag verwachten, je kan snel schonen als het nodig is, en er zijn accounting manuals. Dus daar begin je mee. Als je dat in een datamodel bouwt, merk je al heel snel met dashboarding wat er gebeurt. Je kan al heel snel met een druk op de knop in een dashboard iets laten zien. Daar ga je mensen mee verrassen. Dat is de eerste stap. Gewoon beginnen met wat er is en wat je direct nodig hebt.’

Verleid de business

Door met het laaghangend fruit te beginnen ontstaat een tweede kans, betoogt Van Dam. ‘Want daarmee ga je de business verleiden. De business krijgt het inzicht en ziet het gemak. Mijn afdeling is bijvoorbeeld de eerste afdeling die niet meer rapporteert. Geen 40 pagina’s tellende rapportage, maar een dashboard. Dat heeft mijn controllers bevrijd van heel veel tijd besteden aan dataverzameling. Die tijd kunnen ze nu stoppen in analyse. Waar kijk ik nu naar? Wat betekent dit getal? Dat proces begint op gang te komen. Dat is eigenlijk de tweede stap die we zetten. Dus je zet wat neer, de business – inclusief de business controllers – gaat ermee aan de slag, en je ziet dat er een nieuwe interactie op gang komt.’

Rol van de controller verandert

‘Voor de controller was het financiële zijn speelveld,’ vult Remijn aan. ‘Het aardige is dat je, mede door het dashboard, nu ook met andere data gaat werken. HR-data, of misschien IT-data. Je bent continu aan het verrijken. Dat betekent ook dat je van je controllers iets anders verwacht. Dus niet meer alleen financieel onderlegd zijn, maar bijvoorbeeld ook nieuwsgierigheid. De zogenaamde soft skills. Wanneer ga je de boodschap brengen? Hoe ga je de boodschap brengen? Hoe ga je informatie ophalen? En dan niet alleen financiële informatie, maar informatie over eigenlijk alles wat er gebeurt binnen zo’n divisie. Hoe zorg je dat je op de hoogte blijft? Hoe organiseer je je netwerk en de communicatie? Al die data helpen jou een nog beter dashboard te maken en nog beter de vertaalslag te maken naar je management.’

Volwassenheidsproces

In 2019 is UWV-breed gestart met een informatievoorzienings-(IV-)dashboard. Van Dam: ‘Dat heeft zich de afgelopen 2 jaar ontwikkeld naar een volwaardig Power BI hotel. Waarbij we met een publicerende reporting server werken van Power BI. We sturen dus geen Power BI-bestandjes meer naar elkaar, maar controllers gaan naar een interne website en daar staat de data. Alles is met rechten en rollen ingericht en daar kunnen ze hun data vandaan halen. Dat is echt begonnen met een paar Excelletjes aan elkaar knopen en daar een model op bouwen met de programmeertaal R. En dat hebben we uitgerold. We zijn daar echt een volwassenheidsproces ingegaan.’

Andere gesprekken

‘Het BI-team zet centraal de gegevens klaar,’ zegt Van Dam. ‘Wij zetten die geautomatiseerd in de dashboards. En daarmee kunnen de controllers aan de gang. Ze kunnen toelichtingen schrijven en we hebben gezorgd dat controllers een bepaalde mate van aanpassingsvermogen hebben. Zij kunnen, zonder dat ze de data muteren, andere visies bouwen. Bijvoorbeeld een medewerker die op een project gewerkt heeft op een andere kostenplaats zetten.

Opgeleide, getrainde controllers kunnen dit soort kleine aanpassingen doen in het model, zodat het goed past en ze niet te maken krijgen met een MT dat zegt ‘ik herken de getallen niet’. Er is dus een datamodelleringslaag en een quality-gatekeeperslaag die ervoor zorgen dat de werkelijkheid van de data aansluit bij het MT. En daardoor zie je dat er andere gesprekken zijn ontstaan binnen directieteams.’

Remijn vult aan: ‘Je hebt ook veel meer tijd om je analyses te doen. En meer aandacht te besteden aan je presentatie. Aan de manier waarop je dingen brengt. Woordkeuze kan bijvoorbeeld ook heel belangrijk zijn. Je weet dat met een verkeerd woord bij de verkeerde manager de boodschap die jij wilt brengen niet overkomt. Dat kun je nu veel beter voorbereiden, zodat je spot-on je informatie brengt.’

Je moet snappen hoe het werkt

FEZ BI verzorgt de training van de controllers van de divisie die aan de beurt is voor de uitrol. Die gaan door de ‘wasstraat’ heen, zodat ze zelf modellen kunnen bouwen, het zelf kunnen beheersen, en een goede ambassadeur kunnen zijn. ‘En dan zie je dat er enthousiasme ontstaat en dat het gaat vliegen. En dat ze het ook niet meer zien als een bedreiging, maar ook echt als een aanvulling op hun werk,’ vertelt Van Dam bevlogen. ‘We geven iedereen de opleiding, maar niet iedereen hoeft straks zelf modellen te bouwen. Het feit dat je eraan geproefd hebt en snapt hoe het werkt, maakt jou een veel betere business partner. Doordat je het snapt, kun je het gesprek met de techneuten ook veel beter aan. Want je snapt hoe data werkt, je snapt hoe een back-end en een front-end werken.  We hebben afgelopen zomer 70 mensen getraind. Daarvan gaan er misschien 20 zelf proberen een dashboard te bouwen. Maar het overgrote deel zegt: ik snap nu hoe complex het is, maar ik snap ook hoe belangrijk het is om goed gevoed te worden. Dus als een developer vraagt om een keer een middagje te zitten, dan maak ik er tijd voor vrij. Ik snap waar zijn pijn zit, maar ook welke waarde erin zit. Dus eigenlijk hebben we die verbinding tot stand gebracht tussen de controllers en de technische mensen.

Analyseren en adviseren

‘Een deel van de controllers vraagt zich af: wat is nu nog mijn waarde?,’ zegt Van Dam. ‘Dat is zoals Erwin zegt: analyse en adviseren. Maar een deel van de controllers heeft misschien nog nooit een analyse hoeven doen, want die was allang blij dat hij de getallen had. Dus dat is toch even weer opfrissen, hoe ga ik dat doen? En bovendien is het speelveld veranderd. Het gaat nu een stuk sneller. Het datamonopolie van de controller is verdwenen. Vroeger stuurde je een rapport en dan kwam de directeur met een vraag om uitleg. Nu kijkt die directeur op het dashboard en zegt: ik heb dit gezien, kun je me uitleggen hoe dat zit. Dus je krijgt een andere vraagontwikkeling. Dat vraagt ook iets van mensen. We hebben binnen ons domein dan ook een nieuwe soft skills training opgezet. Heel specifiek ook om deze vragen te gaan beantwoorden. Want performance management, dat hebben we nu wel te pakken. Maar management control, dus dat beïnvloeden, dat is nu vol in de spotlights.’

Budget 2024

‘Het streven is dat we de budgettering voor 2024 via deze nieuwe tool gaan doen,’ zegt Remijn. ‘Nu gaat dat via Excel, weliswaar met templates, maar toch. Daarom wordt er nu keihard aan gewerkt om op tijd klaar te zijn om in juni/juli met de budgetronde voor 2024 mee te kunnen doen. Iedere divisie heeft een of meer ambassadeurs toegewezen gekregen om samen met de implementatieteams de uitrol te kunnen doen. Te beginnen met de basis, de nadere detaillering volgt later. Dat is nu het belangrijkste doel. We gaan verder met Power BI, voorspellende modellen en process mining. Die tooling wordt meer en meer gebruikt. Dus er wordt ook steeds meer gevraagd. Daar zal een wisselwerking gaan ontstaan met het team van Washant. In het begin was dat heel veel zenden en mensen aanhaken. Nu zie je dat de controllers zodanig ervaren raken, dat er ook gerichte vragen gaan komen. Ik heb ontwikkelvragen, ik wil dat en dat graag zien. Bepaalde kwaliteitsaspecten.

Begin dit jaar zijn er weer de nieuwe prestatiecontracten, met de doelstellingen van het management. En in ons geval gaan we dan kijken welke cijfers, analyses en methodieken daarop aansluiten om het goede verhaal te kunnen vertellen. Dat is toch elk jaar weer wat anders. Dat moet je finetunen.’

Vervolgstappen

‘De basis staat heel stevig,’ vervolgt Remijn. ‘Het heeft ook de toegevoegde waarde al laten zien. Nu is het zaak om de hele financiële kolom aan te haken. Nog niet alle divisies en regiokantoren zijn over. Enerzijds gaat dat om het uitrollen van de techniek en anderzijds om het goed opleiden van je mensen. Zodat ze met de tooling kunnen omgaan, maar dat ze ook – los van de tooling – weten hoe ze een boodschap moeten brengen. Storytelling.

Daarnaast zijn we bezig met een nieuwe visie, waarin ook risicomanagement een belangrijke rol heeft. We willen de second-line-rol versterken. Niet alleen met tooling, maar ook door dichter op de business te zitten. Weten wat de business vraagt. En weten wat er in de business speelt. Het zijn vaak grote afdelingen of grote divisies waar mensen werken. En als je wilt kun je je hele dagen vullen met overleg. Maar dat wil niet zeggen dat je de goede informatie ophaalt. Op al die facetten wordt iets gevraagd van de controller. Goede cijfers, naar voren kunnen kijken, mensen meenemen, weten wat er speelt, goede adviezen geven, een goede feedbackloop inrichten, dat ze op je kunnen vertrouwen.

Dat zijn allemaal zaken die versterkt moeten worden.

Daarnaast zijn er relatief veel oudere medewerkers. Ik denk dat binnen 3 jaar zo’n 10 procent met pensioen gaat. Je moet nu ook gaan nadenken of je die mensen allemaal 1-op-1 wilt vervangen. Misschien kun je straks met minder mensen toe omdat je slimmer gaat werken. Daar moet je nu over na gaan denken. Er zal ook een strategisch personeelsplan moeten komen. Dat zijn allemaal zaken die nu in gang gezet worden. Zodat we van toegevoegde waarde blijven, maar ook nóg beter kunnen adviseren.’

Kennis delen

Van Dam besluit met een oproep: ‘De datascience community is gebaseerd op samenwerken. Alles kun je gratis krijgen. Maar de grootste beweging die een controller moet maken is die van kennis-maakt-macht naar kennis delen. En dat is ook mijn belangrijkste oproep aan iedereen die dit leest. Wij willen met alles en iedereen samenwerken. We leren van elkaar door met elkaar samen te werken. Dus als controllers geïnteresseerd zijn, maar niet weten waar ze moeten beginnen: meld je en we nemen je mee in een volgende sessie. Haak aan. De datascience community is gebaseerd op samenwerken. Want door samenwerken word je beter. Bij elkaar in de keuken kijken. Snappen wat wel en niet werkt. En voorkomen dat we allemaal dezelfde fouten maken.’

Auteur: Anja Jalink

Fotograaf: Cor Salverius

Volg CMWeb op LinkedIn!