Naarmate spreadsheets langer meedraaien in een organisatie, complexer worden en meer gebruikers formules toevoegen, worden ze in de regel slechter leesbaarder. Vooral voor een nieuwkomer in een bedrijf kan zo’n spreadsheet voor frustratie zorgen. Hoe pakt u het interpreteren van zo’n complexe spreadsheet aan? Cm: zet enkele handvatten op een rij.

Niet elke spreadsheet vereist gelukkig dat u veel tijd besteedt aan het begrijpen van het document. In de meeste gevallen is vrij snel te zien welke informatie erin besloten zit. Bij complexe sheets is het vooral zaak om afstand te nemen van het document. Verlies u niet meteen in details over de logica van bepaalde formules, maar bepaal eerst wat de spreadsheet probeert te bereiken, welke informatie daarvoor nodig is en welke gegevens worden aangemaakt. De spreadsheet in vogelvlucht bekijken is een goed begin.

Lees ook: Financieel model opzetten in Excel: hoe werkt dat?

Handmatig overzicht krijgen

Op dit moment komt er wat meer handwerk kijken bij dergelijke oriëntatie. Hier schelen enkele trucs een slok op een borrel. Belangrijk is daarbij om in het begin niet verloren te raken in details als complexe formules. Het is belangrijk om overzicht verkrijgen. Dat betekent dat in de eerste plaats helder moet zijn welke informatie besloten zit in de spreadsheet: wat is het doel van de sheet, welke tabellen worden gebruikt, welke grafieken zijn aangemaakt op basis van de data en welke informatie wordt door de interne logica gegenereerd?

Zet het op papier

Een techniek die bij het beoordelen van een spreadsheet zinvol kan zijn, is het op papier zetten van de grote lijnen, als een kaart van de Excel-sheet. Maak een overzicht van de werkbladen en schrijf op wat de bedoeling is van het blad. Geef daarbij aan welke gegevens worden gebruikt en welke formules daarbij van toepassing zijn. Leg relaties tussen de sheets, eventueel zelfs met verwijzingen naar formules – als dat tenminste geen kluwen aan informatie wordt. Informatie-overload is een reëel gevaar bij grote spreadsheets en het doel van deze oefening is om juist orde en overzicht aan te brengen voor uzelf.

Lees ook: Zo maakt u grafieken in Excel inzichtelijk

Overzicht op cellen en formules

Met het overzicht van de werkmap, de bladen en de tabellen is het tijd om wat dieper te gaan. Ook hierbij is het van belang om een taxonomie te gebruiken om in takken naar beneden te werken. Begin bij het totaalplaatje, dan naar specifieke (draai)tabellen of (draai)grafieken, het bekijken van de brondata en uiteindelijk het evalueren van formules.

Formules zijn beter te begrijpen zodra u onderscheid aanbrengt in twee verschillende soorten cellen in de spreadsheet: de invoercellen en de uitvoercellen. Formules gebruiken de informatie uit de invoercellen, bijvoorbeeld een kostprijs, om een uitvoer te berekenen. Dat is een broncel voor een formule. Deze resultaten van formules worden geretourneerd naar de uitvoercellen. Deze laatste categorie is snel terug te vinden door Formules > Doelcellen aanwijzen (Formulas > Trace Dependents) te gebruiken. Als er geen doelcellen gekoppeld zijn, geeft Excel aan dat er geen formules verwijzen naar deze cel. Door bronnen en doelen visueel weer te laten geven, is sneller inzichtelijk wat er eigenlijk gebeurt in een sheet.

Formules evalueren

Vervolgens kunt u individuele formules bekijken. Met de evaluatiefeature ziet u welke waardes worden aangesproken in delen van een formule. Deze functie staat onder het tabblad Formules (Formulas)met de knop Formule evalueren (Evaluate Formula) boven Formules controleren (Audit Formulas). Daarmee bekijkt u stapsgewijs de formule en diens resultanten. In een geneste formule klikt u door de diverse elementen met de knop Evalueren en aan het einde kunt u de evaluatie opnieuw starten of sluiten. Met de feature Overstappen (Step Out), kijkt de evaluatiefunctie een geneste formule om die formule te evalueren en daar de waarde van weer te geven. Zo kunt u stapsgewijs door de formule klikken.

Volg CMWeb op LinkedIn!