De duurzaamheidsregels die met CSRD op ons afkomen worden steeds concreter. Grote ondernemingen moeten er per 1 januari 2024 aan voldoen. Middelgrote zijn een jaar later aan de beurt. Een stappenplan is altijd handig om een begin te maken.

De visie op de rol van de onderneming in de maatschappij verandert. De mondiale en sociale uitdagingen zijn te groot om alleen door overheden te worden opgelost. Er is gezamenlijke actie van overheden en bedrijfsleven nodig om resultaten op het gebied van duurzame ontwikkeling te kunnen bereiken. Ook staat de legitimiteit van ondernemingen met een behoorlijke milieu- en sociale impact steeds meer ter discussie. Denk aan het Urgenda-proces tegen Shell en de discussie over de impact van Tata Steel.

De ontwikkelingen in Europa, in het bijzonder de regels van de Europese Unie, laten zien dat niet-financiële informatie in het jaarverslag een belangrijk instrument is om ondernemingen verantwoording te laten afleggen over hun beleid en acties op sociaal en milieugebied. Daarnaast is niet-financiële informatie een instrument om ondernemingen via duurzame financiering en investering meer richting duurzame economische activiteiten te dirigeren.

Duurzaamheidsverslaggeving verwijst naar het meten en analyseren van de financiële en niet-financiële resultaten van een onderneming en de rapportage daarover. Daarbij geldt: ‘What gets measured, gets managed’. Daarmee krijgen stakeholders, zoals investeerders, klanten, leveranciers, medewerkers en de maatschappij als geheel, inzicht in de werkelijke waarde en impact van een onderneming. Om de weg voor duurzaam ondernemen vrij te maken, zal de bestaande manier van bedrijfsvoering moeten worden omgegooid, zonder daarbij de sleutelrol van verslaggeving uit het oog te verliezen.

Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)

Vanaf 1 januari 2023 wordt de de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) geleidelijk aan verplicht ingevoerd. Daardoor moeten veel grote ondernemingen verplicht gaan rapporteren over duurzaamheidsinformatie waarop assurance moet worden verleend. Dat heeft voor veel ondernemingen direct gevolgen. Ook voor beursgenoteerde mkb-ondernemingen. Daarnaast heeft de CSRD indirect gevolgen voor het bedrijfsleven. Ook in het mkb, want rapportageplichtige ondernemingen zullen de vereiste duurzaamheidsinformatie deels in de toeleveringsketen opvragen en daarnaast de druk om te verduurzamen flink opvoeren. Ook stellen banken bij financiering steeds meer duurzaamheidseisen aan ondernemingen. De CSRD en de hogere duurzaamheidseisen van banken zijn onderdeel van de plannen van de Europese Unie om de klimaatdoelstellingen te halen.

De benodigde tijd om aan de verplichtingen uit de CSRD te voldoen is afhankelijk van het huidige niveau van duurzaamheidsrapportage van een onderneming en de snelheid van de transitie die een onderneming richting ESG-transparantie kan maken. De CSRD vraagt namelijk om een heel andere set aan indicatoren, waarbij ook nog eens dieper in de toeleveringsketen moet worden gemeten dan ondernemingen tot nu toe gewend zijn. Vandaar dat urgentie is geboden om ESG-transparantie op korte termijn bespreekbaar te maken en het proces te starten.

Om compliant te zijn aan de CSRD en aanverwante verplichtingen op duurzaamheidsgebied is het aan te bevelen om te starten met voorbereidende stappen. Zeker voor ondernemingen die  momenteel nog helemaal niet over duurzaamheid rapporteren. Het opstellen van duurzaamheidsbeleid kost tijd. En de ervaring leert dat er één of twee verslaggevingsjaren nodig zijn om informatie goed en volledig uit de systemen van een organisatie te krijgen.

Stappenplan CSRD

Ondernemingen kunnen in acht stappen aan de slag met duurzaamheidsrapportage om deze in lijn met de CSRD te brengen, te weten:

1. stel een multidisciplinair team samen;
2. maak in dialoog met stakeholders een dubbele materialiteitsanalyse;
3. maak een gap-analyse en een roadmap;
4. stel aanvullend beleid op en implementeer dit;
5. zet een rapportageframework op;
6. zorg voor een strategie voor dataverzameling;
7. laat de informatie toetsen;
8. rapporteer en verduurzaam verder.

Stap 1. Stel een multidisciplinair team samen

Ondernemingen moeten over een breed aantal duurzaamheidsthema’s rapporteren. Die duurzaamheidsthema’s raken aan een groot aantal bedrijfsonderdelen, zoals HR, inkoop, huisvesting, logistiek, bedrijfsvoering, productie, financiën, communicatie en strategie. Het advies is daarom een team samen te stellen met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen van de organisatie. Hoe groot zo’n team is, hangt af van de grootte van de onderneming. Het multidisciplinaire team kan niet alleen aan de slag met het verzamelen van data voor de verslaggeving, maar ook met het vormen van een duurzaamheidsbeleid. Het is wel van belang dat het duurzaamheidsbeleid door het hoogste management wordt gedragen. Alleen dan is er kans op slagen van het implementeren van het duurzaamheidsbeleid in de hele organisatie. Daarnaast kan het raadzaam zijn om bijvoorbeeld een businesscontroller als duurzaamheidsmanager te benoemen om de verantwoordelijkheid eenduidig in de organisatie te beleggen.

Stap 2. Maak in dialoog met stakeholders een dubbele materialiteitsanalyse

Het fundament van een goed duurzaamheidsbeleid en -verslag en daarmee ook het basisprincipe van de CSRD is de dubbele materialiteitsanalyse. De materialiteitsanalyse is ervoor bedoeld om onderwerpen te identificeren die een significante impact op de organisatie hebben of waarmee de organisatie een significante impact op de maatschappij heeft. Logischerwijs zijn het daarmee ook de thema’s die onderdeel zijn van het duurzaamheidsbeleid en het duurzaamheidsverslag van een organisatie.

Om deze materiële onderwerpen te bepalen kan een materialiteitsanalyse worden uitgevoerd. Een materialiteitsanalyse kijkt naar stakeholderrelevantie en naar organisatierelevantie. Een goede start is om eerst onderzoek te doen naar de meest relevante:

• mondiale onderwerpen, zoals CO2 en diversiteit;
• regionale onderwerpen, zoals thema’s vallend onder Europese regelgeving;
• sectorspecifieke onderwerpen, zoals onderwerpen die de sector raken waarin de onderneming opereert;
• bedrijfsspecifieke onderwerpen.

Stap 3. Maak een gap-analyse en een roadmap

Een gap-analyse is een methode om de bestaande situatie te vergelijken met wat wordt verwacht of gewenst. Het analyseproces identificeert suboptimale of ontbrekende strategieën, structuren, capaciteiten, processen, technologieën of vaardigheden en beveelt vervolgens stappen aan om die doelen te bereiken.

Bij een gap-analyse voor de CSRD wordt grondig geïnventariseerd wat er binnen een organisatie beschikbaar is aan beleid over materiële thema’s, systemen, doelstellingen, kritische prestatie-indicatoren en data in vergelijking met de verplichtingen uit de CSRD. En belangrijk ook: wat nog niet. Op basis daarvan kunnen ondernemingen zien wat er nog aan informatie en strategie mist. En wat er dus nog nodig is en moet gebeuren om CSRD-compliant te worden. Voor deze onderwerpen kan een roadmap worden gemaakt. Simpel gezegd is een roadmap een strategische planningstechniek, die de doelen van een project en belangrijke ‘deliverables’ op een tijdlijn plaatst en in een visuele weergave of een afbeelding groepeert.

Om de eerste stappen richting duurzame bedrijfsvoering te zetten helpt het om in drie stappen de duurzaamheid van de bedrijfsvoering van een organisatie te beoordelen. Deze stappen zijn in figuur 2 opgenomen.

Stap 4. Stel aanvullend beleid op en implementeer dit

Strategie gaat over de manier waarop een organisatie haar missie en visie wil realiseren gegeven de onzekerheden uit de externe omgeving. In beginsel is het de verantwoordelijkheid van bestuurders om ontwikkelingen te identificeren die de potentie hebben om de prestaties van de organisatie te beïnvloeden. Strategische doelstellingen zijn daarom gericht op het ondersteunen en vergroten van het vermogen van een organisatie om:

1. haar missie uit te voeren en de visie te realiseren;
2. producten en diensten voort te brengen die op de korte, middellange en lange termijn waarde creëren, in lijn met de purpose en de kernwaarden;
3. waardecreatieprocessen efficiënt uit te voeren en waardevermindering op de korte, middellange en lange termijn te minimaliseren.

Het formuleren van strategische doelstellingen kan worden gedefinieerd als het bepalen van de doelen van een onderneming en het geheel van samenhangende keuzes over de inzet van middelen en activiteiten om die doelen te realiseren. Het strategische proces bestaat dus uit twee onderdelen:

1. het formuleren van strategische doelstellingen;
2. het implementeren van strategische doelstellingen.

Stap 5. Zet een rapportageframework op

De integratie van financiële informatie en niet-financiële informatie zorgt voor een breder perspectief op de waarde van een onderneming voor haar stakeholders. Dat geeft de controller de mogelijkheid om weg te bewegen van het sterke compliance karakter, dat zowel de financiële als niet-financiële normen kenmerkt. Door het integreren van financiële informatie en niet-financiële informatie ontstaat waardevol en inspirerend inzicht in de waarde van de onderneming. Dat is relevante informatie voor het management en sluit aan bij de informatiebehoefte van stakeholders, die niet langer alleen willen weten wat een onderneming heeft verdiend, maar ook hoe de onderneming dat geld heeft verdiend. Daarmee plaveit de controller de weg naar geïntegreerde beheersing (integrated thinking) en integrated reporting en kan de controller door het verenigen van shareholder- en stakeholderbelangen echt zicht op waarde creëren.

Een knelpunt bij het implementeren van de voorschriften uit de CSRD is het gebrek aan goede en betrouwbare ESG-data. Dat wordt ook wel het ‘datagat’ genoemd. Duurzaamheidsverslaggeving is uiteraard een stuk makkelijker als een organisatie over de benodigde informatie beschikt. Om de juiste informatie te verzamelen om aan de verplichtingen in de CSRD te voldoen moet een organisatie vaststellen:

1. wat de bijdrage van een bepaalde activiteit op het gebied van duurzaamheid oplevert;
2. hoe groot die bijdrage is;
3. of het mogelijk is om de afbreuk aan een of meerdere andere duurzaamheidsfactoren te verminderen (‘do no significant harm’).

Stap 6. Zorg voor een strategie voor dataverzameling

Gegevensverzameling en impactmeting zijn noodzakelijke randvoorwaarden om over de niet-financiële prestaties van een onderneming te kunnen rapporteren. Bij het meten moet worden geprobeerd om te kwantificeren welk effect een onderneming op verschillende stakeholders heeft. Daarbij moet ook aandacht worden besteed aan de wederzijdse relatie van een onderneming en de natuurlijke en menselijke omgeving. Het is daarbij belangrijk dat wordt geprobeerd niet alleen de korte-termijneffecten, maar ook de lange-termijneffecten, van een onderneming te kwantificeren, zodat ook de langdurige en verwachte impact van een onderneming tegen het licht kan worden gehouden. Dat meten zal niet in alle gevallen even complex zijn. Grondstofstromen zijn bijvoorbeeld makkelijker te kwantificeren dan de impact van goederen. De door de CSRD voorgeschreven duurzaamheidsstandaarden, ESRS, helpen ondernemingen de juiste gegevens te verzamelen en ervoor te zorgen dat die gegevens betrouwbaar zijn. Daarnaast kunnen hulpmiddelen en databanken, zoals de Global Impact Database, een leidraad bieden voor de wijze waarop gegevens kunnen worden verzameld en benut. Meten bevordert transparantie en benchmarking en zal de vraag naar en het gebruik van impactmeting verder doen toenemen.

Stap 7. Laat de informatie toetsen

De duurzaamheidsrapportage moet een evenwichtige en redelijke weergave zijn van de prestaties op het gebied van duurzaam ondernemen van een onderneming en zowel positieve als

negatieve resultaten omvatten. Het door een onafhankelijke deskundige laten toetsen van de informatie kan bijdragen aan de geloofwaardigheid van de rapportage en stakeholders meer vertrouwen in de gepresenteerde informatie bieden. Het doel van een assurance-opdracht is dat een onafhankelijke deskundige de duurzaamheidsrapportage toetst en evalueert aan de hand van de van de toepassing zijnde criteria, de ESRS-standaarden, en daarover een conclusie formuleert die stakeholders een bepaalde mate van zekerheid over de juistheid en volledigheid van de gepresenteerde informatie verschaft.

Stap 8. Rapporteer en verduurzaam verder

De CSRD schrijft voor dat de informatie verplicht in het bestuursverslag wordt gerapporteerd. Om de verzamelde informatie optimaal te kunnen benutten, moeten de gegevens in de financiële verantwoording van een organisatie worden geïntegreerd. Door het integreren van financiële en niet-financiële informatie treden duurzaamheidskwesties op de voorgrond en worden investeerders en bestuurders gestimuleerd om duurzamere kapitaalallocatiebeslissingen te nemen. Rapportage is een uitstekende manier om aan te tonen dat er vooruitgang in het realiseren van een duurzame economie wordt geboekt. Tegelijkertijd wordt daardoor aan stakeholders zekerheid geboden. Wat misschien nog belangrijker is, is dat daarmee bovendien intern momentum en een focus op duurzaamheid worden gecreëerd, doordat managers en medewerkers in een organisatie worden gedwongen duurzaamheid in de strategievorming, bedrijfsvoering, rapportage en verslaggeving mee te nemen.

Deze stappen geven een goede basis om een organisatie voor te bereiden om aan de CSRD te voldoen. Om een stap voorbij het verslag te zetten kan een onderneming zich afvragen hoe inzichten uit de data en verslaglegging kunnen worden gebruikt om de strategie bij te sturen en  hoe de organisatie uiteindelijk de verdere transitie naar een meer duurzame, toekomstbestendige onderneming en economie kan ondersteunen.

De ontwikkelingen gaan snel

Het is positief dat er inmiddels al zoveel ondernemingen actief over duurzaamheid rapporteren. Tegelijkertijd zullen ondernemingen meer moeten kwantificeren en toelichten om zich op de CSRD en andere Europese wetgeving over het rapporteren van duurzaamheidsinformatie voor te bereiden. Een eerstvolgende stap is om naast operationele informatie ook relevante strategische informatie te geven die dieper gaat dan de huidige beschrijvingen en deze ook te kwantificeren.

Duurzaamheidsverslaggeving is nog in ontwikkeling. Steeds opnieuw ontstaan nieuwe inzichten op het gebied van dataverzameling, impact en het meten daarvan, de wensen ten aanzien van transparantie, de inhoud van Europese en nationale wetgeving en de mondiale verschillende wijzen van rapporteren. Blijf de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheidsverslaggeving volgen.

Auteur: Drs. R.M. Kieft RA is zelfstandig gevestigd onder de naam Bureau voor Administratie en  Controle Kieft bv

Dit artikel is verschenen in cm: 2023, afl. 3.

Finance Academy E-learning

Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. U kunt geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.

Volg CMWeb op LinkedIn!