Digitaliseringskansen zijn groot binnen finance: RPA automatiseert simpele taken en cloudgebaseerde applicaties geven meer overzicht. Dit zijn drie terreinen waar digitalisering kansen biedt.
Momenteel concurreren bedrijven in een dynamische, snel veranderende en internationale omgeving. Finance komt daarbij steeds meer onder druk te staan. Er wordt niet alleen verwacht dat ze de financiële administratie beheren. De verantwoordelijkheden gaan verder; van accounting, cash, activa en projecten, tot processen als consolidate-to-close, contract-to-cash, procure-to-pay en planning. En dit terwijl finance ook internationale groei ondersteunt, strategisch adviseert, winst wil realiseren én moet voldoen aan complexe eisen op het gebied van compliance en toezicht. Slimme digitale tools zijn daarbij onmisbaar.
Finance moet kunnen fungeren als de kern van het bedrijf die de business de goede kant op leidt in economisch onzekere tijden. In mijn optiek vergroten de volgende drie elementen de efficiëntie en wendbaarheid van de organisatie, en bieden financiële teams waardevolle strategische inzichten om het bedrijf vooruit te helpen.
Realtime toegang tot data
Als financiële functies afhankelijk zijn van geïsoleerde data kunnen zij geen holistisch beeld van de organisatie bieden. Het ontbreken van de benodigde data leidt tot vertraagde productlanceringen en gemiste financiële prognoses, zo geeft 52 procent van de respondenten in de CFO Indicator Survey aan. Data bevinden zich vaak in silo’s en het vereist aanzienlijke inspanningen om ze geschikt te maken voor hun doel.
Uit het onderzoek blijkt ook dat slechts 5 procent van de tijd van een financieel team wordt besteed aan het genereren van bruikbare inzichten voor het bedrijf. Ter vergelijking: bijna 75 procent van de tijd wordt besteed aan het voorbereiden van achtergrondgegevens, zoals het samenvatten of filteren van datasets.
Dat terwijl realtime toegang tot data van grote meerwaarde is voor finance. Technisch onderlegde financiële functies die de beschikking hebben over het juiste intelligente dataplatform, hebben een overvloed aan realtime datapunten binnen handbereik, variërend van human capital management, customer relationship management, supply chain en betalingssystemen en nog veel meer. Zij kunnen direct inzoomen op gedetailleerde transacties voor verdere analyse of relevante actie ondernemen. Deze data kunnen zij inzetten voor continue planning en geven meer inzicht in de cijfers en de redenen voor de verschuivingen hierin, of het nu gaat om problemen in de supply chain, afnemende vraag of een groot aantal andere factoren.
Pas met dit soort inzichten uit één bron van waarheid hebben financiële teams een accuraat financieel beeld waardoor ze kunnen fungeren als centrale hub die snel en effectief kan reageren om de rest van het bedrijf te versterken.
Automatiseren routine
Een aantal routinematige financiële taken leent zich uitstekend voor automatisering. Denk aan de crediteuren- en debiteurenadministratie, maar ook op het gebied van compliance. Zo kan een business process framework (BPF) interne bedrijfsprocessen configureren en transactie beheren, alle vereiste informatie vastleggen, de geconfigureerde goedkeuringen volgen en garanderen dat de boekhoudkundige impact van elke transactie direct na goedkeuring kan worden geauditeerd. Ook generatieve AI zorgt voor voordeel: met behulp van generative adversarial networks (GAN) en natural language generation (NLG) kunnen finance professionals fraude detecteren, synthetische gegevens genereren en risicofactoren modelleren. Door ontwikkelingen op het gebied van AI en machine learning zullen steeds meer zich herhalende backoffice-processen worden gestroomlijnd.
Het voor de hand liggende voordeel van automatisering is de tijdsbesparing en de verbetering van het bedrijfsresultaat, waardoor de kosten laag kunnen blijven. Een enorme USP in tijden van economische onzekerheid. Het grootste voordeel van de automatisering van bedrijfsprocessen is echter dat financiële teams (en andere functies) meer van hun beperkte tijd kunnen besteden aan taken met een hogere waarde en zich zo ontwikkelen tot ‘waarde-architect’. Met slimme geautomatiseerde financiële processen en diepere inzichten zijn ze minder tijd kwijt aan transactieverwerking en houden ze meer tijd over voor analyse en actie.
In het licht van aanhoudende volatiliteit en onzekerheid in de macro-economische omgeving is automatisering voor financiële teams de kans om proactiever te zijn in het gebruik van nieuwe, verbeterde datasets – zodat ze op elk moment aan de juiste financiële touwtjes kunnen trekken.
Meer overzicht en controle met cloud-gebaseerde applicaties
Traditionele IT-oplossingen handelen taken als accounting, cash, activa en compliance meestal in meerdere afzonderlijke systemen af. Dit maakt het ingewikkeld om frontline managers de juiste inzichten te geven, laat staan dat het mogelijk is om prestaties in realtime te beoordelen om zo te kunnen plannen voor de toekomst. In veel gevallen biedt de cloud een geconsolideerd overzicht van belangrijke data en betere controles voor kritieke en gecontroleerde financiële processen.
Bovendien kunnen cloudgebaseerde applicaties een moderne omgeving voor financieel beheer creëren, terwijl de operationele ERP-systemen voor specifieke processen, zoals logistieke merchandising, supply chain, productie en inkomstenbeheer behouden blijven.
Ten slotte maken cloudgebaseerde applicaties realtime beheer van een robuuste dataset mogelijk, waardoor deze worden omgezet in bruikbare inzichten die duidelijk zijn georganiseerd, gemakkelijk te begrijpen en te delen met de juiste belanghebbenden. Eén systeem met een consistente, gebruikersvriendelijke interface, toegankelijk via elk gewenst device, zorgt ervoor dat finance altijd een stap voor blijft.
Het is nog nooit zo duidelijk geweest dat digitalisering naar het hart van financiële processen moet worden gebracht, zodat professionals flexibeler en efficiënter kunnen reageren op aanhoudende volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit. Ik zie echter nog steeds een zorgwekkende traagheid in een groot deel van de branche. De komende maanden en jaren zal de kloof tussen financiële functies die technologie en digitale tools omarmen en degenen die dat niet doen groter worden. De keuze die ieder bedrijf zal moeten maken is aan welke kant het straks wil staan.
Auteur: Hette Mollema is VP Benelux bij Workday
