Kenners vergelijken de impact van het ViDA-wetsvoorstel met de invoering van de euro in 2002. Wie niet op tijd voorbereid is op deze mijlpaal, doet eigenlijk niet meer mee. In de zin dat je facturen niet meer worden betaald. Welke veranderingen zet deze wet in gang? Hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden op deze digitale aardverschuiving in het btw-stelsel?
De belangrijkste reden van deze maatregel, zoals uitgebreider toegelicht in dit artikel, is vooralsnog het bestrijden van btw-fraude. ‘En in de hele wereld is e-facturatie het instrument om dat doel te bereiken’, vertelt Arjan Sloot, Country Manager Benelux bij TIE Kinetix, een leider in 100 procent digitalisering van de supply chain. ‘Het enige, wettelijke instrument. Naast alle evidente voordelen van e-facturatie is het dus ook een verplichting, voor alle Europese bedrijven.’
Uitwisseling facturen via de fiscus
De EU wil het ViDA btw-stelsel in 2028 invoeren. Na die einddatum worden rekeningen die niet volgens de nieuwe richtlijnen zijn verstuurd niet meer betaald. De belangrijkste verandering die deze wet in gang zet, is dat de uitwisseling van facturen voortaan via de fiscus zal plaatsvinden. ‘Alleen de manier waarop is per land verschillend’, legt Sloot uit. ‘Maar in essentie verloopt elke factuur met een btw-component via de fiscus, zodat die op factuurbasis kan traceren of iedereen aan zijn btw-plicht voldoet.’
België is al voortvarend van start gegaan, met als streven dat alle B2B-bedrijven per juli 2024 volgens deze richtlijn hun facturen verwerken. Een ambitie die ook relevant is voor ondernemers uit andere landen die zakendoen met Belgische ondernemers. ‘Mede daarom is het zo belangrijk om ook als Nederlands bedrijf nu al werk te maken van die voorbereiding op dit wetsvoorstel. Elk land is op zijn eigen tempo hiermee aan de slag. Dus als je zakendoet in een land dat de regels sneller toepast, moet je daarin mee en je processen daarop inrichten.’
Impact op processen en systemen
Voldoen aan de toekomstige wet- en regelgeving die met het ViDA-wetsvoorstel te maken heeft, vraagt van veel bedrijven een digitaliseringsslag. ‘Het implementeren van het zogeheten “4 cornermodel” – de wisselwerking tussen leverancier, afnemer en de betrokken provider(s) – is noodzakelijk om überhaupt aan de nieuwe richtlijn te kunnen voldoen. Een hele belangrijke uitdaging daarbij is dat de wet- en regelgeving grote impact heeft op de financiële processen die ertoe leiden dat facturen correct, compleet en tijdig worden verstuurd, én worden ontvangen. De impact zal aan beide kanten voelbaar zijn; organisatorisch aan de financiële kant en technisch aan de systeemkant.’
De mate van impact verschilt vanzelfsprekend per bedrijf, en vooral in hoeverre dat bedrijf internationaal zakendoet. ‘Zo zijn er veel bedrijven die bijvoorbeeld alleen maar verkopen in België of Nederland, maar wel over de hele wereld inkopen. En andersom: bedrijven die vooral veel zakendoen in allerlei landen en, bijvoorbeeld, kostenfacturen ontvangen vanuit hun vestigingen over de hele wereld. In al die gevallen is de impact van het nieuwe digitale btw-stelsel groot.’
‘Ik juich het van harte toe dat zeker grotere bedrijven hun klanten zoveel mogelijk informeren en op weg helpen’
Sloot plaatst daarbij een belangrijke kanttekening: ‘We hebben het nu weliswaar over een EU-richtlijn, maar de gekozen richting wijkt niet af van wat we zien in andere werelddelen, zoals Amerika en Azië, waar vergelijkbare ontwikkeling al plaatsvinden. Alhoewel ook daar geldt, net als in de EU, dat elk land het weer net iets anders aanpakt, en in een iets ander tempo.’
Tijdig voorbereiden op invoering
Hoewel je zou mogen verwachten dat elk bedrijf zich terdege voorbereidt op deze vorm van digitalisering, raadt Sloot ondernemers aan daar niet zonder meer vanuit te gaan. ‘Veel kleinere ondernemers die ik hierover spreek, hebben totaal geen weet van het onderwerp, laat staan dat ze een idee hebben van de impact. Ik juich het dan ook van harte toe dat zeker grotere bedrijven, maar ook overheden, hun leveranciers en klanten zo veel mogelijk hierover informeren en verder op weg te helpen. Dat is wel echt essentieel, want niemand is erbij gebaat dat bedrijven op het laatste moment nog allerlei zaken hiervoor moeten gaan organiseren.’
Sloot meent niet vaak genoeg te kunnen benadrukken waarom het zo belangrijk is dat bedrijven zich nu al voorbereiden op de implementatie van het wetsvoorstel. ‘Kijk aan alleen al naar de noodzakelijke aanpassingen in je financiële huishouding, dat lukt niet in een paar maanden. Bovendien kan niemand voorzien wat tussen nu en 2028 allemaal binnen een bedrijf kan gebeuren; denk aan overnames, reorganisaties, schaalvergroting, ERP-migraties. Dat zijn voorbeelden van grote veranderingen met een enorme impact. Bereid je dus nu al op deze wetgeving voor, zodat je de fiscus niet op je dak krijgt én zodat je rekeningen ook in de toekomst betaald worden. Een toekomst die veel dichterbij is dan je denkt, zeker als je zakendoet in het buitenland!’
Dit artikel is mede tot stand gekomen in samenwerking met TIE Kinetix.
