Bij de implementatie van een purchase-to-pay systeem, wordt gedefinieerd onder welke condities een factuur mag worden 'gematched' tegen een order. Deze condities worden meestal vastgesteld met 'common sense' en zijn vaak gebaseerd op jaren van ervaring in het crediteurenproces. Soms is er zelfs een duidelijke policy aanwezig dat het verschil nooit groter mag zijn dan een bepaald bedrag.