De letters CSRD staan voor Corporate Sustainability Reporting Directive. Die verlangt van bedrijven dat ze gaan rapporteren over doelstellingen en prestaties op het gebied van duurzaam ondernemen in brede zin. De verwachting is dat de rapportage van zulke niet-financiële informatie op termijn net zo belangrijk wordt als de traditionele financiële verslaggeving.
Meer inzicht in CSRD
'Vastlegging van de herkomst van producten en diensten wordt steeds belangrijker', zegt Dik van Leeuwerden, portfolio product owner wet- & regelgeving bij ADP, specialist in HR- en payrollsoftware. 'Dat geldt op sociaal gebied, voor je governance en voor de impact van je activiteiten op de omgeving. De "rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit" is specifiek gericht op de uitstoot van CO2. Maar ik denk dat deze rapportage controllers ook meer inzichten zal verschaffen in andere CSRD-kwesties.'
Bewustzijn en gedragsverandering
De plicht om te rapporteren over werkgebonden mobiliteit vloeit overigens niet voort uit de Europese CSR-richtlijn, maar uit de nieuwe Nederlandse Omgevingswet. Die wet wordt op 1 januari aanstaande van kracht. Het besluit komt voort uit de vaststelling dat bijna de helft van de CO2-uitstoot door personenmobiliteit is toe te schrijven aan woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit. Meer inzicht in die vervoersbewegingen moet tot meer bewustzijn leiden en vervolgens tot gedragsverandering, zo is de redenatie van de wetgever.
Die beperkt de rapportageverplichting vooralsnog tot organisaties met 100 of meer werknemers. Niet uitgesloten is dat kleinere werkgevers in een later stadium met een vergelijkbare wettelijke verplichting te maken krijgen.
Opgaveformulier beschikbaar
De rapportageverplichting houdt in dat een werkgever elk jaar bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een opgave doet van de gereisde kilometers door alle werknemers samen. Het gaat om kilometers voor zakelijk verkeer en kilometers voor woon-werkverkeer; die moeten apart worden opgegeven. En dan is er nog een verdere uitsplitsing nodig naar het soort vervoermiddel en het gebruikte type brandstof. Voor auto’s betekent dit bijvoorbeeld een uitsplitsing naar kilometers op benzine, diesel, (plug-in) hybride, 100% elektrisch of andere brandstoffen.
Het eerste rapportagejaar is 2024. Uiterlijk 30 juni 2025 moet een digitaal formulier zijn ingediend bij RVO. Die berekent op basis van de gegevens de CO2-uitstoot van de organisatie en koppelt de resultaten in een rapport terug aan de werkgever. 'Dit formulier is nu al beschikbaar op de website van RVO', tipt Van Leeuwerden. 'Je zou er al voor 2023 – op vrijwillige basis – gebruik van kunnen maken. Dat helpt om te kijken hoe alles verloopt én om nu al meer inzicht te krijgen in de CO2-uitstoot van je organisatie.' Op de RVO-site staat een uitgebreide toelichting ('handreiking') voor werkgevers.
Het verzamelen van de data begint op 1 januari; er resteert nog één kwartaal.”
Wees voorbereid
Van Leeuwerden roept werkgevers op serieus aan de slag te gaan met de voorbereidingen op de rapportage. 'Wees voorbereid! De eerste rapportage moet weliswaar pas medio 2025 worden ingediend, maar het verzamelen van de data begint op 1 januari 2024. Er resteert nog maar één kwartaal.'
Hij zegt in de praktijk de nodige weerstand te proeven tegen deze verplichting. Bovendien ziet hij finance-mensen naar HR kijken en andersom. 'Maar dan gebeurt er per saldo nog weinig natuurlijk. Binnen organisaties moeten mensen met elkaar in gesprek gaan en uitvinden hoe ze hier het beste aan kunnen voldoen. Je kunt bijvoorbeeld al beginnen bij de leasemaatschappij en informeren wat zij aan gegevens kunnen aanleveren.'
Aanpassing software
Van Leeuwerden benadrukt dat het niet nodig is om een compleet nieuwe administratie op te zetten. 'De gevraagde gegevens sluiten aan bij de meeste bestaande administraties. Er zijn alleen meer details nodig. Die zitten niet standaard in HR- of salarisadministratiesoftware.'
ADP heeft in haar software de module Declaraties inmiddels op de nieuwe eisen aangepast. 'Maar niet elke klant gebruikt die module', weet hij. 'En declaraties zijn niet overal onderdeel van HR-software. Ga dus bij de leverancier van je declaratiesysteem na of deze voorbereid is.'
Grove benadering
Wanneer een werknemer in een auto van de zaak rijdt – al dan niet geleased – is het vaak praktisch onmogelijk onderscheid te maken tussen reiskilometers zakelijk, woon-werk en privé. Het besluit laat de mogelijkheid open om woon-werk-kilometers via een enquête onder medewerkers te achterhalen. Voor privékilometers mag er een speciale rekenmethode (de zogeheten ‘forfaitaire methode’) worden toegepast.
Van Leeuwerden: 'Stel iemand reist met de auto van de zaak per jaar 30.000 kilometer. Dan mag je daarvan 8.900 kilometer beschouwen als privé. Vervolgens kun je via een enquête vaststellen dat het woon-werkverkeer 5.000 kilometer was. Dan blijven er 16.100 zakelijke kilometers over.'
Groen mobiliteitsbeleid
Voor organisaties die openstaan voor duurzamer ondernemen is de rapportageverplichting een kans, vindt Van Leeuwerden. 'De opgedane inzichten kunnen aanleiding zijn voor groener mobiliteitsbeleid. Je kunt als werkgever het gebruik van de fiets of het openbaar vervoer gaan stimuleren, of meer thuiswerken toestaan. Uiteindelijk is mobiliteit onderdeel een breder beleid rond duurzaam ondernemen.'
Dit artikel is gesponsord door ADP.
