Maar het kan soms best een uitdaging zijn om budgetten effectief te beheren. Bedrijven kunnen immers te maken krijgen met een veranderende markt, onverwachte kosten of veranderende doelen. Om hier efficiënt mee om te gaan is zorgvuldigheid en strategisch inzicht belangrijk. De keuze voor een bepaalde manier van budgetbeheer kan hierin een helpende hand bieden. In deze blog bespreek ik vijf strategieën die financieel verantwoordelijken hiervoor kunnen hanteren. Elke methode benadert de bedrijfsuitgaven op een iets andere manier en elk heeft zo zijn eigen voor- en nadelen.
1. Hiërarchische budgettering
Hiërarchische budgettering is de meest traditionele manier van budgetbeheer. Bij deze methode is er sprake van een duidelijke structurele relatie tussen alle budgetten. Het budgetteringsproces, waarbij bepaalt wordt hoeveel geld elk niveau krijgt, vindt plaats op drie verschillende niveaus: op bedrijfsniveau, afdelingsniveau en projectniveau. Er is een groot hoofdbudget en deze wordt onderverdeeld in gespecifieerde budgetten voor elke afdeling of bedrijfsactiviteit. Daarbij wordt elk budget gepland en gecontroleerd door de desbetreffende afdeling, waarna het goedkeuring krijgt van het afdelingsniveau daarboven.
2. Incrementele budgettering
Met de incrementele budgetteermethode gebruiken financieel verantwoordelijken het budget van de vorige periode of het afgelopen jaar als basis. Vervolgens maken ze aanpassingen en wijzigingen op basis van nieuwe informatie, veranderende omstandigheden en doelstellingen voor de komende periode. Afhankelijk van het bedrijf en de aard van de budgettering is dit het volgende boekjaar, het volgende kwartaal of de komende maand. De veranderingen kunnen het aannemen van nieuwe medewerkers of het vinden extra potentie in de markt zijn. Uiteindelijk bepalen alle veranderingen of budgetten juist verhoogd of verlaagd moeten worden. Het is een handige methode voor een stabiele bedrijfsomgeving en doordat je oude budgetten gebruikt als bouwstenen voor nieuwe budgetten bespaart het veel tijd. Het is een wat minder geschikte methode wanneer er veel veranderingen in het verschiet liggen of voor bedrijven in een markt die veel fluctueert.
3. Flexibele budgettering
Flexibele budgettering lijkt op incrementele budgettering alleen zijn de periodes veel korter. Financieel verantwoordelijken hebben namelijk de mogelijkheid om ieder moment de begroting aan te passen. Om deze manier van budgetbeheer succesvol te laten zijn, moeten bedrijven alert zijn op veranderingen. Daarvoor is het essentieel dat financieel verantwoordelijken weten wat er in de markt gebeurt en welk effect dat op het bedrijf heeft. Bovendien moeten bedrijven bereid zijn om hun bestedingspatroon snel aan te passen. Met deze methode zijn bedrijven flexibeler en kunnen zij zich aanpassen aan veranderende markomstandigheden die van invloed zijn op de inkomsten en uitgaven. Deze manier van budgettering is vooral geschikt voor, startups, snelgroeiende bedrijven of bedrijven die werken in onvoorspelbare markten.
4. Zero-based budgettering
Zero-based budgettering is het tegenovergestelde van hiërarchisch budgetbeheer. Deze manier van budgetteren begint bij een blanco begroting en elke kostenpost binnen het bedrijf moeten de managers rechtvaardigen voor het hoger management, voordat een budget wordt goedgekeurd. Meestal gebruiken bedrijven hiervoor een kosten-baten analyse. Dit zorgt ervoor dat bedrijven kritisch moeten kijken naar alle uitgaven en prioriteiten moeten stellen. Hiermee kunnen bedrijven kosten besparen, omdat alle uitgaven scherp zijn afgestemd op de inkomsten. Deze manier van budgettering kost wel veel meer tijd, omdat je uitgebreide, diepgaande analyses van de behoeften van elke afdeling moet uitvoeren.
5. Bottom-up budgettering
Met bottom-up budgettering stelt men de eisen van het budget vast vanaf de werkvloer. Elke afdeling bepaalt zelf welke kosten zij het aankomende jaar verwacht te maken, met eventuele ondersteuning van de finance-afdeling. Vervolgens gebruiken financieel verantwoordelijken deze verwachtingen om het totale budget te schetsen. Deze methode heeft als voordeel dat het een stuk nauwkeuriger is dan andere methodes, omdat het budget ingeschat wordt door de mensen die er daadwerkelijk mee moeten werken. Daarmee benadert het de werkelijkheid zo dicht mogelijk.
De keuze is reuze
In een onzekere economie kan het effectief beheren van budgetten lastig zijn. Zeker in tijden als deze is het dan ook essentieel dat bedrijven de juiste methode voor budgetbeheer kiezen. Dat hangt af van verschillende factoren, zoals de bedrijfsstructuur en het doel van het specifieke budget. Welke manier van budgettering financieel verantwoordelijken ook kiezen, het is belangrijk dat zij dit goed communiceren met de rest van de organisatie. Op deze manier kan men niet alleen adequaat de budgetten beheren, maar voorkomen bedrijven ook dat budgetten worden overschreden.
