Online samenwerken met het administratiekantoor

Steeds meer accountants- en administratiekantoren bieden klanten internetboekhouden aan. Sommige kantoren zien internetboekhouden zelfs als een marketinginstrument om nieuwe klanten voor zich te winnen. Internetboekhouden kan in elk geval een middel zijn om klanten te binden. Dat laatste is natuurlijk een aspect om vooraf goed in de gaten te houden.

Voordelen om met een accountant online samen te werken zijn de volgende:

• Er hoeven geen gegevens meer uitgewisseld te worden tussen het boekhoudsysteem van de accountant en de cliënt. In de praktijk kon dit situaties opleveren waarbij de cliënt niet altijd kon doorwerken. Ook het uitwisselen van gegevens tussen verschillende versies van een pakket is verleden tijd en levert geen problemen (meer) op;
• Zowel ondernemer als accountant hebben tegelijkertijd toegang tot de administratie. Zo hebben beiden altijd inzicht in de laatste stand van de administratie.

Voor accountantskantoren heeft online boekhouden wel consequenties voor de dienstverlening. Menig ondernemer doet zijn boekhouding in de avonduren of het weekend. De vraag is dan of de accountant ook ondersteuning biedt buiten de reguliere kantooruren als de klant vragen heeft. Verder zal de ondernemer verwachten dat de accountant de administratie tijdig bijwerkt of controleert. De administratie eens per kwartaal bijwerken op een moment dat het de accountant uitkomt, is er dan niet meer bij. De ondernemer zal namelijk frequent inzicht willen hebben in de actuele stand van zijn administratie.

Twee modellen
Als u besluit met uw accountant online samen te werken op het gebied van internetadministratie, zijn er twee modellen:

1. U sluit zelf een contract af met een aanbieder van internetboekhouden en verleent zelf uw accountant toegang tot het systeem. Vrijheid, blijheid, want als uw accountant niet meer bevalt, ontzegt u hem gewoon de toegang tot het systeem en verleent u een andere accountant toegang. U heeft het als ondernemer dan allemaal zelf in de hand;
2. U sluit een contract af met uw accountant die u vervolgens toegang geeft tot bepaalde gegevens en toepassingen. Als u de boekhouding of bijvoorbeeld de salarisadministratie volledig heeft uitbesteed aan een accountant of administratiekantoor en deze u online toegang geeft om bepaalde informatie te raadplegen, stukken goed te keuren of bijvoorbeeld salarismutaties door te geven, is deze wijze van online samenwerken aan te bevelen.

Anders wordt het als u zelf de boekhouding doet en de accountant doet bijvoorbeeld alleen de kwartaalafsluiting en controle van de boekhouding. Waarom zou u in dit laatste geval het pakket gebruiken dat de accountant beschikbaar stelt en niet zelf een contract afsluiten met een aanbieder van internetboekhouden, zoals hiervoor genoemd? Natuurlijk is het voor uw accountant prettiger als u zijn pakket gebruikt. Niet alleen omdat hij toevallig goed kan werken met dit pakket en daarop adequate ondersteuning kan geven, maar met name omdat het meer klantenbinding geeft. Want overstappen naar een andere accountant is plotseling niet zo eenvoudig meer.

Online dienstverlening
In de praktijk is inmiddels duidelijk dat internetboekhouden niet zo massaal is aangeslagen bij klanten van accountants- en administratiekantoren als werd verwacht (in 2005). De praktijk leert dat minder dan tien procent van MKB-ondernemers gebruikmaakt van de mogelijkheid om online de administratie te voeren via de accountant. Dat is op zich niet vreemd, want boekhouden blijft een vak apart met de daarvoor benodigde kennis. Een boekhoudpakket online zetten verandert daar niets aan.

Accountantskantoren hebben inmiddels ingezet op ‘online dienstverlening’ in het algemeen. Bij online dienstverlening door de accountant gaat het niet alleen om het registreren en raadplegen van financiële boekingen door cliënten (zeg maar internetboekhouden). Het gaat bij online dienstverlening meer om het ondersteunen van processen en contacten. Enkele voorbeelden van online diensten die accountants- en administratiekantoren (kunnen) aanbieden aan hun cliënten:

Eerstedagsmelding
Sinds juli 2006 moeten nieuwe werknemers via een eerstedagsmelding online worden aangemeld bij de Belastingdienst, voor aanvang van de werkzaamheden.<

Volg CMWeb op LinkedIn!