Is jouw MI-rapportage ook een pagina’s dik rapport? Met management commentaar in de kantlijn in een veel te klein lettertype? ‘Met Excel kun je tekst op een dynamische manier in je rapportages zetten,’ betoogt Excel-expert David Hoppe. ‘En als je daar een dashboard van maakt, heb je alles overzichtelijk bij elkaar.’
‘Financials kunnen doorgaans prima met cijfers en Excel-formules overweg’ zegt David Hoppe, eigenaar van Excelusive. ‘Maar dan hebben we het over de cijfers. Dat ligt heel anders als de commentaren toegevoegd moeten worden. Omdat de cijfers vaak te laat binnen komen, moet het management commentaar op heel korte termijn toegevoegd worden. Dat moet zorgvuldig gebeuren. Voor de analyses blijft dan weinig tijd over. Terwijl dat juist is waar je je als controller mee kunt onderscheiden. Aangeven wat belangrijk is en waar je naar toe moet. Daar ligt de impact van de controller. Excel kan daar een tool bij zijn, maar het gebeurt in het hoofd van de controller.’
Datagedreven
‘Management commentaar is heel belangrijk,’ zegt Hoppe. ‘Dus hoe kunnen we die tekst op een datagedreven manier in het model verwerken? Zodat er meer tijd over blijft voor analyse? Het begint bij het vastleggen van je management commentaar. Doe alsof het een echte databron is. Dan kun je met behulp van Excel-formules de cijfers en de teksten aan elkaar knopen. Dat ga ik je laten zien op de Excel Experience Day.’
Lees ook: Tom Ysewyn: ‘Voorwaardelijke opmaak wordt erg onderschat in Excel’
Dashboard
‘Zo kun je een dashboard opstellen waarin je door de rapportagemaanden kunt bladeren’ aldus de Excel-expert. ‘Meestal wordt per periode een workbook geüpdatet en dan heb je aan het einde van het jaar 12 afzonderlijke rapportages, het management commentaar gescheiden. Maar als je je management commentaar als databron bijhoudt, dan heb je alles overzichtelijk bij elkaar. Dat kun je dan presenteren in een dashboard waarin alles dynamisch aan elkaar gekoppeld is.’
cm: Excel Experience Day
Bent u nieuwsgierig geworden? Kom dan ook naar de cm: Excel Experience Day op 6 december in Burgers’ Zoo in Arnhem. David Hoppe verzorgt sessies over storytelling met Excel en over het gebruik van Excel in combinatie met Power BI. Kijk hier voor het complete aanbod.
