Op de extra middag van de digitale Nationale Administrateursdag gaan WKR-specialist Jan-Bertram Rietveld en arbeidsrechtdeskundige Eline Beekhuis samen in op de flinke taken die (salaris) administratieprofessionals in 2021 staan te wachten op het gebied thuiswerkvergoedingen en reiskosten. Ook besteedt Beekhuis nog enige tijd aan de regels van de WKR, die dit jaar menig administrateur in verwarring brachten.
Jan-Bertram Rietveld bijt na een korte geschiedenis van de totstandkoming van de WKR de spits af met zijn eigen unieke visie op de WKR en thuiswerkvergoedingen. ‘Deze definitie zult u in geen enkele wettekst terugvinden, maar ik spreek graag van vergoedingen voor zaken mét of zonder stekker en zaken waarvoor een eigen bijdrage geldt.’ Daarmee doelt Rietveld op materieel voor thuiswerken zoals de computer, het beeldscherm en een telefoon van de zaak (het noodzakelijkheidscriterium) versus koffie, het internet en toiletpapier (de vrije ruimte).
De terugblik van dag één: Nationale Administrateursdag: Facturen, administraties en eindafrekeningen
De terugblik van dag twee: Nationale Administrateursdag: Loonheffingen 2021 en het nieuwe pensioenstelsel
De terugblik van dag drie: Nationale Administrateursdag: Financiële stress en quarantaines
Rietveld heeft een waarschuwing: de thuiswerkvergoedingen ‘met stekker’ voor een dga worden iets strenger bekeken dan die voor een reguliere werknemer. De vergoeding moet namelijk gebruikelijk zijn. Bovendien geldt dat een tweede verstrekking, bijvoorbeeld voor een tweede beeldscherm, streng moet worden gekeken of het wel echt noodzakelijk is. Ook waarschuwt hij dat eigen bijdrages alleen mogen voor upgrades en dat er niet gecafetariseerd mag worden met het noodzakelijkheidscriterium.
Arbo thuis
De Arbowet was niet goed voorbereid op de coronacrisis. Nu we massaal thuiswerken blijkt pas dat de Arbowet erg ingewikkeld is als het om de thuiswerkplek gaat. Want een werkplek is voor de WKR op nihil gewaardeerd, maar dat geldt niet voor de thuiswerkplek. De thuiswerkplek is een gerichte vrijstelling. Maar dan moet het wel een onderdeel zijn van het arbeidsomstandighedenbeleid. En vooral dat beleid is er vaak (nog) niet. Bovendien mag er voor zaken die noodzakelijk zijn volgens de Arbowet geen eigen bijdrage van de werknemer worden gevraagd. Een werkgever mag op basis van eigen onderzoek (waarschijnlijk) best stellen dat een werknemer voor 400 euro een stoel, laptopverhoger en toetsenbord kan kopen en vervolgens 400 euro uitbetalen met de opdracht deze zaken aan te schaffen. Maar hoe zit het dan met upgrades? Daar is de wet eigenlijk nog wat onduidelijk over. Bovendien moet er voor de eenmalige vergoeding ook een bonnetjesadministratie worden aangelegd, terwijl dat voor vaste vergoedingen vaak niet hoeft.
‘Ik durf niet te zeggen dat dit zo is, maar het is wel verdedigbaar om die 400 euro op deze manier aan de werknemer uit te betalen.’ Dan is de vraag dus of een werkgever een werknemer een algemeen budget kan geven. ‘Nee, dat gaat niet goed’, aldus Rietveld. ‘Maar, en dit is iets dat verdedigbaar is maar niet zonder meer waar, ik neem u even terug mee naar de internetvergoeding. Ik denk dat als u nu een vergoeding bedenkt en onderbouwt waarbij u in elk geval benoemt welke zaken de werknemer moet hebben en aan welke eisen die moeten voldoen én u ook benoemt wat die zaken kosten op basis van onderzoek, dan denk ik dat u goed verdedigbaar dit bedrag hebt uitgekeerd.’
Lees ook: Hoe zit het precies met de vergoeding van thuiswerkplekken?
Hoe zat het ook al weer met de WAB?
Eline Beekhuis, arbeidsrechtspecialiste bij Marxman, heeft veel te vertellen dit jaar. Zo werken salarisprofessionals inmiddels een klein jaar met de WAB, maar gebeurde er ook veel rond de compensatie van transitievergoedingen, is er de nodige rechtspraak geweest rond de coronacrisis en dan hebben we het nog niet eens gehad over de 3 NOW-regelingen. Beekhuis begint met de WAB in vogelvlucht. Kort gaat ze in op de nieuwe ontslaggrond: de cumulatiegrond en de rechtspraak die daar tot op heden op is geweest. In de eerste 2 kwartalen van 2020 werd géén van de ontslagverzoeken op basis van de i-grond toegewezen. Inmiddels is dat anders, maar er is wel duidelijk geworden dat rechters er bijzonder streng op zijn. De overige ontslaggronden moeten bijna helemaal voldragen zijn én de ontslaggrond moet individueel worden toegelicht. Verder legt Beekhuis de nieuwe ketenregeling uit en gaat ze in op de eisen die worden gesteld aan een oproep onder de oproepovereenkomst. Daarbij ontkomen we er niet aan om nog een keer in te gaan op de regels rond de hoge en lage ww-premies. Een deel van de regels veranderende namelijk als gevolg van de coronacrisis.
Coronarechtspraak
Beekhuis heeft speciaal voor het evenement wat actuele rechtspraak uitgelicht. ‘De eerste is er eentje die wij de laatste tijd in onze praktijk vrij veel voorbij zien komen. De vraag is namelijk of er een loondoorbetalingsplicht geldt als een werknemer verplicht in quarantaine moet, maar zelf niet ziek is. In juni deed de rechter uitspraak in een zaak waarbij een werknemer niet thuis kon werken, maar als gevolg van een gebrek aan testcapaciteit 10 dagen thuis in quarantaine ging terwijl hij niet ziek was. De werkgever vond dat hij in dit geval het loon niet door hoefde te betalen. Maar de rechter ging daar niet in mee. Dit ligt in de risicosfeer van de werkgever. De werknemer moet de RIVM-richtlijnen opvolgen en dat komt niet voor zijn eigen rekening. Later deden andere rechters vergelijkbare uitspraken.
Een tweede interessante zaak is die van een werknemer die meende dat hij het recht had om thuis te werken. Het kabinet roept op om thuis te werken en in dit geval was het best mogelijk om thuis te werken, maar wilde de werkgever dit niet. De vraag voor de rechter was: bestaat er recht op thuiswerken? Nee, zegt de rechter. Thuiswerken is geen recht.
In een laatste uitspraak wilde een werkgever het loon voor 50% niet uitbetalen. De werkgever was verplicht gesloten en had weliswaar recht op een tegemoetkoming onder de NOW, maar door het wegvallen van de inkomsten was er geen geld meer voor loonbetalingen. Het is dan mogelijk om vrijwillige afspraken te maken met de werknemers over het inleveren van vakantiegeld of -dagen. Maar de rechter was onverbiddelijk. Beekhuis: ‘de rechter zegt dan dat, hoe vervelend de situatie ook is, het is niet toegestaan om geen of minder loon uit te betalen.’ Er zijn andere regelingen om de loonsom naar beneden te brengen. Werkgevers zullen dan werknemers moeten ontslaan of een aanvraag moeten doen voor NOW en andere corona-regelingen.
Benoem de bouwstenen
Beekhuis en Rietveld sluiten de Administrateursdag gezamenlijk af. Want waar een arbeidsrechtspecialist mogelijkheden ziet om loonsommen te beperken door onkostenvergoedingen stop te zetten, waarschuwen fiscalisten om nog een andere reden. Rietveld: ‘zeker als je het over bezuinigen en intrekken hebt, moet je kijken naar de bouwstenen van een onkostenvergoeding. Neem nou het element vakliteratuur. Dat zijn kosten die doorlopen. Maar representatiekosten voor zakenlunches en cadeautjes voor klanten zullen nu veel minder gemaakt worden. Dus als u nadenkt over het intrekken van een kostenvergoeding, moet u kijken naar de bouwstenen van die vergoeding. Welke kosten blijven doorlopen en welke worden inderdaad niet meer gemaakt? Want trekt u die kosten niet in, zult u er fiscaal iets mee moeten doen.’ Onbelast vergoeden van kosten die niet (meer) worden gemaakt na de coulanceperiode namelijk niet meer toegestaan.
Geef een antwoord