E-factureren laat op dit moment een wisselend beeld zien in Nederland. De een maakt er volop gebruik van, de ander voelt de noodzaak nog niet. Wel is het e-facturatienetwerk Peppol aan een opmars bezig. Bedrijven als PostNL, KPN en Rabobank kiezen hier nu voor, net als de Rijksoverheid, veel provincies, gemeenten en waterschappen hebben gedaan. Eind 2020 is bovendien de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) opgericht. Deze bewaakt de veiligheid en kwaliteit van de Peppol-infrastructuur. Geven deze ontwikkelingen e-factureren het beslissende duwtje?
E-factureren heeft vele voordelen: het is veiliger, levert minder fouten op, het gaat sneller en is goedkoper en duurzamer. Daarnaast is het een opstap naar vergaande automatisering van bedrijfsprocessen, bijvoorbeeld op het gebied van inkoop. Ondanks die voordelen is e-factureren nog niet de gewoonste zaak van de wereld bij Nederlandse bedrijven, organisaties en overheden. Peppol zou daar als veilige en betrouwbare standaardoplossing verandering in kunnen brengen.
Wat is Peppol?
Peppol is een internationaal afsprakenstelsel voor het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten, zoals e-facturen. Via Peppol kunnen ook e-orders, e-catalogi, statusberichten en andere gegevens worden verstuurd. Peppol is gebaseerd op open standaarden, waardoor gebruikers niet afhankelijk zijn van één leverancier. Het stelsel is in beheer bij de internationale non-profitorganisatie OpenPeppol. Deze delegeert het beheer per land aan een nationale Peppolautoriteit. In Nederland is hiervoor op 1 oktober 2020 de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) opgericht door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
E-factureren en de overheid
Als u facturen stuurt aan de Rijksoverheid, kunt u niet meer om e-factureren via Peppol heen. De Rijksoverheid treedt op als ‘launching customer’ en vraagt leveranciers hun facturen via Peppol elektronisch aan te leveren. Dat kan op verschillende manieren: rechtstreeks vanuit uw boekhoudsoftware, mits die op Peppol is aangesloten, of via een e-factuurportaal. Wat voor u de beste manier is, bepaalt u met de e-Factuurwijzer. Ook gemeenten, provincies en semi-overheden vragen steeds vaker om e-facturen via Peppol.
E-factureren en het bedrijfsleven
KPN, PostNL en de Rabobank behoren tot de grote Nederlandse bedrijven die overtuigd zijn van de waarde van Peppol en richten hun factuurproces daarop in. Daarbij kiest bijvoorbeeld KPN heel bewust voor de open standaarden van Peppol, tegenover die van besloten factuurnetwerken die in handen zijn van één aanbieder. ’Peppol is een open netwerk met verschillende aanbieders waarmee je de hele wereld kan bereiken, net als via e-mail of telefoon’, zegt Hans Hodes, product-owner billing zakelijke markt bij KPN hierover. ‘Dat heeft onze voorkeur.’
Wat een e-factuur is
Een e-factuur of elektronische factuur is een computerbestand (maar geen pdf) waarin factuurgegevens op een eenduidige manier volgens een standaard zijn gelabeld. Daardoor kan een e-factuur razendsnel en foutloos tussen boekhoud- of ERP-pakketten worden uitgewisseld.
Veiligheid Peppol
De beveiliging van de Peppol-infrastructuur voldoet aan de hoogste standaarden, niet onbelangrijk in een tijd waarin hacks en ransomware-aanvallen regelmatig het nieuws halen. Factuurinformatie wordt versleuteld verstuurd, waardoor ongewenste pottenkijkers – anders dan bij een pdf-factuur per e-mail – geen kans maken. Daarnaast hebben Peppol-gebruikers zich geïdentificeerd en heeft elke gebruiker een uniek Peppol-adres, bij bedrijven is dit meestal het KVK-nummer en voor overheden gewoonlijk het Overheidsidentificatienummer (OIN). Dit geeft de verzender en ontvanger zekerheid over elkaars identiteit. Kwaadwillenden kunnen hierdoor bijvoorbeeld niet relatief eenvoudig valse facturen versturen.
E-factureren in cijfers
De meest recente CBS-cijfers over e-factureren in Nederland zijn uit 2020. Het CBS kijkt naar bedrijven met 10 medewerkers of meer en splitst de percentages verstuurde e-facturen op naar bedrijfsgrootte. Daarom staan hierna geen exacte percentages, maar steeds ‘van-tot’-percentages. In 2020 was 13-28 procent van de verzonden facturen een e-factuur. Zo’n 54-71 procent van de verzonden facturen was weliswaar digitaal, maar geen e-factuur (bijvoorbeeld een pdf). Het percentage op papier verzonden facturen was in 2020 nog altijd 15-19 procent.
Automatische statusberichten
E-factureren via Peppol biedt nog een bijzonder efficiënte extra optie ten opzichte van gescande of handmatig verwerkte facturen: automatische statusberichten. Hiermee kan de ontvanger van een factuur de verzender automatisch op de hoogte brengen van stappen in de factuurverwerking. Niet alleen door een automatische ontvangstbevestiging, maar ook bij een fout in de factuur of op het moment dat deze betaalbaar is gesteld. Een kopgroep van serviceproviders en softwareleveranciers heeft al laten zien hoe dit in de praktijk werkt met Peppol.
E-procurement via Peppol
Peppol geeft op een relatief laagdrempelige manier ook nieuwe kansen aan e-procurement, de vergaande automatisering van inkoopprocessen. Vanuit e-procurementperspectief zijn e-facturen en statusberichten eigenlijk onderdelen van een volledig elektronisch inkoopproces. Via Peppol is het heel goed mogelijk om bijvoorbeeld elektronische inkooporders op basis van een inkoopreferentie of PO-nummer te matchen met binnenkomende e-facturen. Na goedkeuring van een factuur kunnen de boeking en betaling automatisch plaatsvinden, waarbij bijvoorbeeld ook budgetten in de gaten kunnen worden gehouden.
Open standaarden
Peppol is gebaseerd op open standaarden. De Peppol-infrastructuur is niet het exclusieve eigendom van een bedrijf of groep bedrijven. Dit stimuleert niet alleen snelle innovatie, maar geeft ook keuzevrijheid aan bedrijven en organisaties die Peppol willen gebruiken. Die kunnen kiezen uit meerdere serviceproviders en softwareleveranciers. Voor het gebruik van Peppol zijn zij niet afhankelijk van één aanbieder.
Wat is voor u belangrijk?
E-factureren en e-procurement zijn duidelijk in opkomst. Als u verantwoordelijk bent voor de efficiency van het factuurproces in uw organisatie, is het de moeite waard te onderzoeken of e-factureren een positieve impuls aan de bedrijfsvoering geeft. Organisaties die grote aantallen facturen ontvangen, halen uit e-factureren zonder meer efficiency-voordelen. Dit vereist natuurlijk wel dat uw leveranciers e-facturen aan u gaan sturen, een samenwerkingsproces waarbij leveranciers-‘onboarding’ via goed overleg noodzakelijk is. Dit is dan ook een van de aandachtspunten in het Stappenplan elektronisch factureren, net als draagvlak scheppen in uw eigen organisatie.
Bij kleinere hoeveelheden inkomende facturen, lijkt e-factureren misschien niet direct interessant. Toch kan in dat geval het versturen van e-facturen ook voor voordeel zorgen, bijvoorbeeld in de vorm van kortere betaaltermijnen, in elk geval bij e-facturen aan overheden. Ook de eerdergenoemde automatische statusberichten – wanneer deze eenmaal ingeburgerd raken – leveren een unieke toegevoegde waarde, zelfs bij kleinere aantallen verzonden facturen: de goedkeuring en betaalstatus van een uitstaande factuur zijn eenvoudig en zonder vertraging te monitoren.
E-factureren aanzetten
In veel boekhoudpakketten is e-factureren een kwestie van een extra module in de software aanzetten. E-factureren is dan met weinig of geen externe ondersteuning relatief gemakkelijk te realiseren. Sommige software kijkt of een ontvanger e-facturen via Peppol kan verwerken en kiest in dat geval automatisch voor een e-factuur. Als dat niet kan, maakt de software een pdf-factuur aan. Dat is het meest gunstige scenario. Soms is er wel een omvangrijker implementatie nodig, bijvoorbeeld bij gespecialiseerde bedrijfs- of leveringsprocessen of maatwerksoftware. Daarom is het de moeite waard bij nieuwe software of updates in de gaten te houden wat de mogelijkheden voor e-factureren zijn bij het pakket dat u gebruikt. Vraag hier ook uw softwareleverancier naar.
E-factureren is een Europees project
Het initiatief voor e-factureren komt van de Europese Commissie, die er in 2014 een richtlijn voor heeft opgesteld. Het doel van deze richtlijn is digitaal zakendoen in Europa een impuls te geven en zo efficiënter, veiliger, duurzamer en concurrerender te zijn. E-factureren is dus een eerste concrete stap op weg naar verdere digitalisering van de financiële processen van Europese bedrijven en overheden.
E-factureren in 2022
ICT- en accountingspecialist Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED verwacht de volgende ontwikkelingen voor e-factureren in 2022: ‘De techniek voor e-factureren op basis van onder andere Peppol is operationeel en heeft zich in meerdere landen, waaronder Nederland, bewezen. Nu ook met de automatische statusberichten. Alleen nog niet in die omvang als mogelijk en verwacht. Voor dit laatste hebben met name ERP-softwareleveranciers, financieel directeuren en controllers een belangrijke verantwoordelijkheid. Ik hoop dat betrokkenen e-factureren in gebruik nemen en dat daar alle inspanning op gericht kan worden in 2022. Als het woord ‘verplicht stellen’ valt, is er een hoop kritiek. Laten we met z’n allen bewijzen dat e-factureren verplicht stellen niet nodig is voor een massale adoptie ervan.’
Vragen over Peppol?
Als u concrete vragen heeft over het gebruik of de mogelijkheden van Peppol, neem dan contact op met uw softwareleverancier of serviceprovider. Op de website van de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) vindt u een overzicht van softwareleveranciers en serviceproviders die Peppol-oplossingen bieden. Heeft u suggesties, bijvoorbeeld voor het Peppol-netwerk of de communicatie hierover? Wilt u als brancheorganisatie meedenken? Neem dan contact op met de NPa via operations@peppolautoriteit.nl.
Gratis Helpdesk e-factureren
Grote en kleine bedrijven, van zzp’ers tot multinationals, zijn voor het leveren van goederen of diensten aan de Rijksoverheid verplicht een elektronische factuur of e-factuur te sturen. De Helpdesk e-factureren is op verzoek van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) door RVO opgericht om ondernemers daarbij te helpen. Elke ondernemer kan gratis bij de helpdesk terecht met grote of kleine vragen over hoe je het beste een e-factuur aan de Rijksoverheid stuurt of een probleem daarmee oplost.
Auteur: Remon Scheinhardt is contentadviseur NMBF
Dit artikel is verschenen in cm: 2021, afl. 9.
