De meeste organisaties zullen wel eens bezoek van ambtenaren van de Belastingdienst, die een ‘boekenonderzoek’ kwamen instellen, hebben gekregen. Deze wijze van controleren wordt ook wel als verticaal toezicht aangeduid. Verticaal toezicht kan worden omschreven als het toezicht dat door de toezichthouder op de ‘onder toezicht gestelde’ wordt uitgeoefend. Andere vormen van verticaal toezicht zijn bijvoorbeeld het verwerken van aanslagen, houden van vooroverleg en het uitvoeren van invorderingsactiviteiten. Sinds 2005 maakt de Belastingdienst daarnaast afspraken met zeer grote ondernemingen (zgo’s), die kunnen aantonen fiscaal en administratief ‘in control’ te zijn. Afspraken over onder meer de wijze en het tijdstip van aanleveren van gegevens en de kwaliteit van die gegevens. Dat leidt tot minder verticaal toezicht. Deze nieuwe vorm van toezicht wordt daarom Horizontaal toezicht genoemd.

Bij Horizontaal toezicht gaat het om wederzijds vertrouwen tussen belastingplichtige en Belastingdienst, het scherper naar elkaar aangeven wat ieders verantwoordelijkheden en mogelijkheden zijn om het recht te handhaven en het vastleggen en naleven van wederzijdse afspraken. De onderliggende verhoudingen en de communicatie tussen burger en overheid verschuiven daarmee naar een meer gelijkwaardige situatie. Horizontaal toezicht sluit aan bij de ontwikkelingen in de samenleving waar eigen verantwoordelijkheid van de burger gepaard gaat met het gevoel dat handhaving van het recht ook een groot goed is. In het concept van Horizontaal toezicht schuilt ook de erkenning dat handhaving in een complexe en snel veranderende samenleving niet zonder het gebruik van de kennis in de samenleving kan.

Tax control framework

De Belastingdienst stelt als voorwaarde voor Horizontaal toezicht, dat belastingplichtige organisaties en fiscaal diensteverleners kunnen aantonen fiscaal en administratief ‘in control’ te zijn. Het ‘in control’ zijn stelt organisaties in staat om een aantal beheersingsdoelstellingen te realiseren, te weten:

• het verwezenlijken van de strategische doelstellingen;
• het bevorderen van een effectieve en doelmatige bedrijfsvoering;
• het bevorderen van de kwaliteit van de interne en externe verslaggeving;
• het bevorderen van het naleven van de relevante wet- en regelgeving.

Om tot de gewenste reikwijdte en kwaliteit van de interne beheersing te komen dient een organisatie over een beheersingssysteem, ook wel business control framework of internal control framework genoemd, te beschikken. Het beheersingssysteem, de feitelijke inrichting van de beheersing, is enerzijds afhankelijk van organisatorische factoren, zoals de omvang, organisatorische volwassenheid en complexiteit van de organisatie en anderzijds van de gemaakte keuzes in de gewenste reikwijdte en kwaliteit van de beheersing. Daarnaast kan de ontwikkeling van de beheersing zich in verschillende stadia van ontwikkeling bevinden. Dit maakt een business- of internal control framework voor iedere organisatie uniek.

Van het business control framework maakt een aantal systemen, zoals een systeem van fiscale beheersing, in het Engels Tax Control Framework, afgekort TCF, deel uit. Een TCF is een instrument van interne beheersing, specifiek gericht op de fiscale functie in een organisatie.

et doel van het TCF is het tijdig, juist en volledig kunnen opleveren van fiscale informatie voor het indienen van een aanvaardbare aangifte en grip houden op het tijdig betalen of terugontvangen van belastingbedragen. De Belastingdienst spreekt bij het vormgeven van haar handhaving over aanvaardbare aangiften en niet over juiste aangiften. De insteek daarbij is bijvoorbeeld dat bij steekproeven tientjeswerk niet achteraf alsnog wordt gecorrigeerd. Horizontaal toezicht is gericht op goede werkprocessen en het snel vaststellen van de relevante feiten.

Het TCF van een organisatie omvat beleid, procedures, hard controls en soft controls, onderworpen aan een continu verbeteringsproces die:

– een organisatie in staat stellen om de strategische doelstellingen en de fiscale strategie te bereiken;
– naadloos passen binnen (de cultuur van) de organisatie;
– relevante fiscale kansen en risico’s tijdig identificeren;
– in een efficiënte werkwijze van omgaan met relevante fiscale zaken voorzien;
– het gedrag van medewerkers in de juiste richting (“tone at the top”) stuurt; en
– helpen bij het communiceren naar de stakeholders dat de organisatie ‘in control’ is over fiscale zaken.

Het TCF geeft dus weer wie waar voor verantwoordelijk is en verantwoording over aflegt.

De Belastingdienst kan bij controles op een inzichtelijk TCF steunen. Feitelijk kan de Belastingdienst dan meer systeemgericht in plaats van gegevensgericht controleren. Om tot een optimaal werkend TCF te komen, vindt bij grote organisaties veelal overleg met de Belastingdienst over de inrichting van het TCF plaats. Op die manier kan worden bereikt dat het TCF mede op de informatiebehoefte van de Belastingdienst is toegesneden en in het signaleren van fiscale risico’s voorziet. Grote organisaties kunnen hiervoor na een door de Belastingdienst uitgevoerd verkennend traject en het verstrekken van mondelinge en schriftelijk informatie over de fiscale beheersing met de Belastingdienst een convenant voor horizontaal toezicht afsluiten. Kleine en middelgrote organisaties kunnen middels hun fiscaal dienstverlener aan Horizontaal toezicht meedoen.

Voor de Belastingdienst is het van belang dat belastingplichtige organisaties en fiscaal dienstverleners voor hun klanten in staat zijn om aanvaardbare aangiften te verzorgen. De Belastingdienst neemt daarom kennis van het kwaliteitssysteem van belastingplichtige organisaties en fiscaal dienstverleners. Belastingplichtige organisaties en fiscaal dienstverleners moeten over adequate kennis en ervaring beschikken. Daarnaast moet de organisatie zodanig zijn ingericht dat de kwaliteit van de uitvoering in continuïteit van een voldoende hoog niveau is. Dat vormt het kwaliteitssysteem. Het kwaliteitssysteem is geen garantie maar vormt wel een randvoorwaarde voor een aanvaardbare aangifte. De Belastingdienst sluit alleen convenanten met belastingplichtige organisaties en fiscaal dienstverleners die een adequaat kwaliteitssysteem hebben geïmplementeerd.

Belangrijke ijkpunten voor de Belastingdienst bij de verkenning van een kwaliteitssysteem zijn niet limitatief gesteld:

1. fiscale strategie;
2. fiscale organisatie;
3. risicoanalyse;
4. fiscale beheersing
5. interne monitoring;
6. interne rapportage.

1. Fiscale strategie

Tot de fiscale strategie rekent de Belastingdienst:

– interne normen inzake beroepsethiek; de richtlijnen en procedures die zich richten op het waarborgen dat in de dagelijkse praktijk aan eisen van beroepsethiek, zoals onder meer integriteit, eerlijkheid, objectiviteit, onafhankelijkheid en zorgvuldigheid wordt voldaan. Hiermee zorgt de leiding mede voor een juiste ’toon aan de top’;
– criteria voor klantacceptatie, opdrachtaanvaarding en opdrachtcontinuering; belangrijke aspecten Daarbij zijn de integriteit van de opdrachtgever, de beschikbare deskundigheid, de capaciteit van het kantoor en waarborgen dat de opdrachten in overeenstemming zijn met de eisen van wet en regelgeving en vaktechnische richtlijnen. Ook voor het geven van adviezen wordt geborgd dat deze binnen kaders van wet en regelgeving en relevante jurisprudentie blijven.

Afhankelijk van de fiscale strategie kan het nodig zijn om de fiscale beheersing aan te passen. Als een organisatie bijvoorbeeld een Horizontaal toezicht-convenant wil behouden of in aanmerking wil komen voor aangepast toezicht, dan zal haar TCF aan de criteria die in het kader zijn geschetst moeten voldoen.

2. Fiscale organisatie

Tot de fiscale organisatie rekent de Belastingdienst procedures en richtlijnen om de deskundigheid en vakbekwaamheid voor de fiscale werkzaamheden die door de belastingplichtige organisatie of de fiscaal dienstverlener worden uitgevoerd te borgen.

3. Risicoanalyse

Een belangrijk onderdeel is ook aandacht voor risico’s die het behalen van de doelstellingen van Horizontaal toezicht bedreigen of veroorzaken dat afspraken met de Belastingdienst niet kunnen worden nagekomen, zoals risico’s bij klantacceptatie of signalen van  belastingontduiking, witwassen of terrorisme.

4. Fiscale beheersing

Onder fiscale beheersing vallen de maatregelen om de risico’s af te dekken.

5. Interne monitoring

Interne monitoring betreft een vorm van continue monitoring, ofwel controlemaatregelen die onderdeel uitmaken van het reguliere proces, zoals collegiaal overleg bij wisseling van adviseur en het vierogenprincipe. Met het vierogenprincipe wordt bijvoorbeeld de beoordeling van de verrichte werkzaamheden door de leidinggevende of screening advies en aangifte door een fiscalist bedoeld.

6. Interne rapportage

Met interne rapportage bedoelt de Belastingdienst rapportages over de effectiviteit van de eigen processen van de fiscaal dienstverlener. Zoals interne melding van de uitkomsten van kwaliteitsbewaking, interne meldingen over effectiviteit en meldingen WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).

De relatiebeheerder van de Belastingdienst op bestuurlijk niveau is verantwoordelijk voor het opstellen en ondertekenen van het convenant. Het fiscaaldienstverlenersconvenant heeft een looptijd van vijf jaar. Als het gebruik van het standaardconvenant in een specifieke situatie niet toereikend lijkt te zijn, neemt de beoogde relatiebeheerder contact op met de verantwoordelijke directie.

Horizontaal toezicht is een ingrijpende verandering in de relatie tussen de Belastingdienst, onder toezicht gestelde organisaties en externe deskundigen. Wie onder een convenant valt, heeft het vertrouwen van de Belastingdienst en krijgt eerder zekerheid over de fiscale positie. De bedoeling is dat degenen die met het convenant werken minder vaak worden gecontroleerd en de Belastingdienst alleen steekproefsgewijs het adequaat naleven van het convenant beoordeeld. Door middel van het convenant wordt het makkelijker om over bepaalde zaken vooraf afspraken met de Belastingdienst te maken voor een individueel geval of voor een groot aantal relaties. Daardoor worden discussies achteraf en eventuele procedures zo veel mogelijk vermeden. Dat werkt efficiënt en leidt aan beide kanten tot kwalitatief beter werk. Door binnen de convenanten te werken kunnen externe deskundigen hun kwaliteit transparant maken, de reactie van de Belastingdienst voorspellen en controles bij hun relaties verminderen.

Uitgangspunt bij Horizontaal toezicht in het MKB is dat het toezicht kan verminderen door te vertrouwen op de professionaliteit van de fiscaal dienstverlener, het voeren van vooroverleg en het uitvoeren van metatoezicht.

Het belang van fiscale beheersing neemt toe. Digitalisering kan helpen om op een effectieve en efficiënte manier een hoge(re) mate van fiscale beheersing te realiseren. De mogelijkheden van digitalisering kunnen ook op fiscaal gebied tot de verbeelding spreken. Hoewel het belangrijk is om die mogelijkheden vast te houden, zijn er vaak veel kleine stapjes nodig om hier te komen. Die kleine stapjes zijn de route naar succes.

Iedere organisatie kan werken aan een dergelijke moderne fiscale beheersing. Organisaties die hun fiscale beheersing willen moderniseren, kunnen beginnen met het vaststellen van een ambitie die past bij de organisatie en het vermogen te veranderen.

Vervolgens is inzicht nodig in de huidige bouwblokken van de fiscale beheersing. Op basis van dit inzicht en de fiscale ambitie, kunnen organisaties vaststellen welke elementen nog ontbreken om de ambitie te realiseren. Gebruik daarbij de onderdelen van het TCF die de Belastingdienst in zijn nieuwe toezichtkader zal gebruiken.

Voor een moderne fiscale beheersing moet de organisatie de mogelijkheden in beeld hebben die digitalisering biedt. Dit kan het beste langs de lijnen van mensen, processen en systemen worden uitgewerkt. Met die inzichten kan vervolgens een realistisch plan worden gemaakt, gericht op kleine stappen. Dit biedt houvast om gestructureerd te werken naar de gewenste mate van moderne fiscale beheersing.

Auteur: Drs. Ron Kieft RA, zelfstandig consultant op het gebied van administratieve organisatie, interne controle en financieel management.

Finance Academy E-learning

Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.

Volg CMWeb op LinkedIn!