Het verbergen van een burgerservicenummer is soms een noodzakelijke stap om per ongeluk blootleggen van gevoelige informatie te voorkomen. Bijvoorbeeld omdat anders BSN’s per ongeluk worden weergegeven in openbare presentaties. Cm: legt in dit artikel onder meer uit hoe u de laatste drie cijfers van het nummer weergeeft, maar de rest verbergt.
Vooral het weergeven van achter sterretjes verborgen BSN’s heeft een zorgvuldige uitstraling. Maar besef daarbij wel dat gebruikers van de spreadsheet deze gegevens weer kunnen achterhalen en dat dit vooral een visuele oplossing is.
Lees ook: Excel: Vergrendelen of beveiligen met een wachtwoord
BSN verbergen voor presentatie
Een burgerservicenummer verbergen zonder te verwijderen, kan heel eenvoudig door in de Celeigenschappen drie puntkomma’s in te voeren. Selecteer het bereik met daarin de BSN’s, kies met de rechtermuisknop voor Cellen opmaken (Format Cells) > Aangepast (Custom) en tik onder Type drie keer een puntkomma (;;;). De kolom wordt nu als leeg weergegeven, maar de informatie staat er nog wel.
BSN-blad vergrendelen
De inhoud is met de methode hierboven nog wel te zien in de formulebalk. Om de inhoud onzichtbaar te maken voor andere gebruikers, activeert u na de vorige stap ook de bladbeveiliging. Ga naar Controleren > Blad beveiligen (Review > Protect Sheet) in het onderdeel Beveiligen (Changes). Zet een vinkje bij Het werkblad en de inhoud van vergrendelde cellen beveiligen. Druk op OK en voer een wachtwoord in. Het blad is nu alleen-lezen geworden voor gebruikers zonder wachtwoord.
Laatste drie cijfers BSN tonen
Maar dat is voor veel toepassingen ook geen werkbare oplossing. Een elegantere manier is om een gecensureerde versie van het BSN weer te geven, terwijl originele data verborgen is. Eerst zet u de kolom op een nieuw blad BSN:
Lees ook: Excel-tutorial: Leeftijd berekenen
Om de gegevens op het andere blad aan te roepen, verwijst u naar de naam van het blad, gevolgd door een uitroepteken en het bereik dat u benadert. In dit geval gaat het om het BSN van Sigrid in A2 op het nieuwe blad. Dat wordt: BSN!A2. De functie RECHTS() wordt dan gevuld met RECHTS(BSN!A2;3) (RIGHT(BSN!A2,3)). Dat levert op dat in de nieuwe cel hier op B2 de laatste drie cijfers uit het BSN van Sigrid op het andere blad wordt weergegeven.
De laatste stap is een string tekens toe te voegen tussen dubbele aanhalingstekens die aangeven dat er ontbrekende cijfers zijn. Dat is heel simpel “***-***-” om deze serie te plaatsen. Daarna concateneert u de verwijzing die de laatste drie BSN-cijfers ophaalt achter een ampersand. De formule voor de cel wordt dan: =”***-***-” & RECHTS(BSN!A2;3) (=”***-***-” & RIGHT(BSN!A2,3)).
De laatste stap is dan het verbergen van de gegevens in het nieuwe tabblad BSN en het vergrendelen ervan uit de vorige stappen. Voer hiervoor drie puntkomma’s in bij de optie Cellen opmaken (Format Cells). Beveilig dit blad, zoals in ‘BSN-blad vergrendelen’, zodat het alleen-lezen wordt en het BSN ook niet meer zichtbaar is in de formulebalk. In het tabblad Weergave blijven de laatste drie cijfers wel zichtbaar, maar de brongegevens zijn verborgen.
