Organisaties krijgen steeds vaker te maken met groeiende betalingsachterstanden en klanten die uitstel van betaling aanvragen. De belangrijkste oorzaak daarvan is de economische onzekerheid. Dat zorgt voor een uitdagende tijd voor creditmanagementmedewerkers. Het enkel controleren en betalen van binnengekomen facturen is immers niet meer genoeg. Bij één op de vijf (18 procent) organisaties zorgen de onzekere economische omstandigheden voor uitdagingen bij het verbeteren van creditmanagement.
Een gezonde DSO
Bij een goede aanpak van credit management is het hebben van een gezonde DSO cruciaal. In het huidige economische milieu kan dit een uitdaging zijn. Dat is precies de reden waarom organisaties hier extra aandacht aan moeten besteden: een te hoge DSO heeft immers grote invloed op de organisatie. Aanhoudende liquiditeitsproblemen kunnen uiteindelijk zelfs groei tegenhouden. Zo kan het er bijvoorbeeld toe leiden dat een organisatie investeringen moet uitstellen. Maar hoe kan je creditmanagement dan structureel verbeteren?
Persoonlijke aanpak
Allereerst is persoonlijke communicatie met de klant belangrijk. Communicatie is immers de sleutel tot het verbeteren van onder andere de DSO. Een geïndividualiseerde klantbenadering optimaliseert het incassoproces terwijl de klantrelatie ook goed blijft. Met deze benadering onderzoek je wie de klant is, wat hij nodig heeft en wat de risico’s zijn. Daarbij kan je data gebruiken om de communicatie te personaliseren.
Drie op de tien finance-professionals (28 procent) hecht veel waarde aan persoonlijk contact, maar in de praktijk blijkt dit niet altijd gemakkelijk. Zorg er altijd voor dat klanten zo makkelijk mogelijk contact met jou op kunnen nemen. Maar verplaats je ook in hun situatie. Weet aan welk communicatiemiddel klanten de voorkeur geven. Dit kan bellen of e-mailen zijn, maar misschien willen zij liever whatsappen of waarderen zij een persoonlijk bezoek.
Automatisering en optimalisering
Ten tweede kunnen organisaties grote stappen zetten als het gaat om automatisering. Op dit moment gebruikt slechts een kwart van de finance-professionals (24 procent) gespecialiseerde software voor incasso’s en aanmaningen. Een groot deel van de organisaties heeft dus nog vaak te maken met handmatige, inefficiënte en tijdrovende processen voor bijvoorbeeld creditchecks, factuurverwerking of het opstellen van betalingsherinneringen. Terwijl zij gemakkelijk software in kunnen zetten die dergelijke processen stroomlijnen. Dit vraagt wel om een investering in technologie en trainingen. Medewerkers moeten immers leren hoe ze deze tools het beste kunnen inzetten. Dit leidt er uiteindelijk toe dat finance-professionals meer ruimte hebben om zich te richten op hun kerntaken, zoals het ontwikkelen van strategieën om financiële risico’s te identificeren.
Vergeet daarnaast ook niet om duidelijke procedures te ontwikkelen, het datamanagement te optimaliseren en de communicatie en samenwerking tussen de verschillende afdelingen te stimuleren.
Een financieel gezonde organisatie
Het verbeteren van creditmanagement is essentieel om een financieel gezonde organisatie te zijn én te blijven. Finance-professionals zullen nog meer inzet moeten tonen om ervoor te zorgen dat klanten op tijd betalen. Het doet een beroep op de flexibiliteit, innovatiekracht en vooruitstrevendheid van de finance-professional. Daarbij vraagt het om snelle acties, gedetailleerde data-analyse en een optimale combinatie van digitale tools en het menselijk oordeel.
Auteur: Martin van den Ham, Team Lead Finance bij Onguard
