Uitbesteding
Het klinkt logisch: routinematig werk op financieel gebied uitbesteden, gecentraliseerd op één plek. Denk aan debiteuren- en crediteurenwerkzaamheden, klanten aanmaken, recht-toe-recht-aanfacturering, gegevenswijzigingen van klanten of leveranciers, enzovoorts. En dan ook nog eens goedkoper omdat de kosten in lagelonenlanden lager zijn. Medewerkers hier kunnen vervolgens uitdagender werk doen en zich verder ontwikkelen. Maar er zijn natuurlijk ook valkuilen. Hoe zorg je ervoor dat de overgang van werkzaamheden naar een SSC in het buitenland goed verloopt?
Aandachtspunten
- Realiseer je op voorhand dat een SSC mede goedkoper is omdat deze processen uniformeert. Standaardisatie dus in plaats van maatwerk. Wees dan ook realistisch in wat er kan worden uitbesteed.
- Betrek medewerkers bij de transitie. Niet iedereen laat gemakkelijk los wat hij of zij, misschien al jaren, op een bepaalde manier doet. Communiceer de stappen, het tijdspad en wie het aanspreekpunt in het buitenland is. Zo is het voor iedereen helder wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor wat in de nieuwe situatie.
- Houd rekening met cultuurverschillen. Een andere cultuur vraagt een andere manier van converseren. De Nederlandse manier, direct en bondig, is wellicht niet altijd de beste aanpak. Doe ook aan small talk. Zo creëer je een band en bouw je vertrouwen op in elkaar.
- Digitale meetings zijn altijd mét beeld. Zo kun je de non-verbale communicatie van de ander zien en daarop inspelen om een boodschap duidelijk over te brengen, te zien of mensen begrijpen wat je vertelt en de betrokkenheid stimuleren.
- Weet wat de organisatiestructuur van de andere partij is. Dat is soms lastig te doorgronden. Vaak steekt dit anders in elkaar dan hier. Houd de lijnen kort en weet wie bij het SSC verantwoordelijk is voor de resultaten en wie je daarop kunt aanspreken.
Monitor, monitor en monitor
Monitoren is altijd een must, maar zeker in het begin. Tijdens een transitie gaan zaken mis. Dat hoort er nu eenmaal bij. Plan minimaal een keer per week een meeting en bespreek de knelpunten. Dat draagt bij aan een snellere transitie. En vergeet niet dat het de nodige tijd kost voor alles goed loopt!
Dit artikel is verschenen in cm: 2023, afl. 7
