In het vorige deel van deze serie legde Henk Vlootman uit wat de belangrijkste verschillen zijn tussen Excel en Power BI. Daarbij draait het volgens hem vooral om de verschillen in het beheer van het model. In Power BI is het resultaat veiliger deelbaar. Maar waarom zou een financial dan nog gebruik maken van Excel?
Excel is misschien wel een van de meest gebruikte, meest geliefde u00e9n meest gehate producten ter wereld. Zo, dat is eruit. Het is gemakkelijk en heeft veel mogelijkheden, maar is niet bedoeld voor complexe zaken. Toch is het in veel organisaties Excel de basis voor rapportages. Ook bij een organisatie waar ik 'over de vloer' kom en waar continu nieuwe producten worden ontwikkeld en geproduceerd. Om een goede riskmatrix te kunnen maken is het essentieel op voorhand snel te kunnen zien hoeveel spelers er in de markt zijn, hoe groot de markt is, of er interesse is en hoeveel procent markt je realistisch gezien kunt bemachtigen. Die gegevens werden tot voor kort uit meerdere databronnen 'geplukt' en verzameld in Excel. Omslachtig, tijdrovend, met een grote kans op fouten en dus onbetrouwbare informatie.
Een onderdeel van het maken van prognoses is het berekenen van toekomstige rente en aflossing van een annuu00efteitenlening. Daartoe zal een volledig aflossingsschema opgesteld moeten worden welke desgewenst afgedrukt moeten worden voor de betreffende maanden. Het model zal dynamisch van aard zijn, zodat alleen die regels getoond mogen worden voor de gekozen looptijd.
Als u regelmatig met draaitabellen (pivot tables) werkt, kent u de kracht van deze optie binnen Excel. Inmiddels bestaan draaitabellen al sinds 1994. Ondanks dat ze al meerdere jaren bestaan zijn bepaalde features niet zo bekend. Hoe kunt u productiever werken met draaitabellen?
Meelproducent Meneba wil meer structuur aanbrengen in haar budgetterings- enu00a0consolidatieprocessen. Cfo Eric Taal: 'We hebben een mooi ERP-pakket, maar rondom reporting was dat niet optimaal. Noodgedwongen waren we veel Excel gaan gebruiken. Maar nu werd het tijd om op zoek te gaan naar een oplossing die meer structuur biedt.'
Is jouw MI-rapportage ook een pagina's dik rapport? Met management commentaar in de kantlijn in een veel te klein lettertype? 'Met Excel kun je tekst op een dynamische manier in je rapportages zetten,' betoogt Excel-expert David Hoppe. 'En als je daar een dashboard van maakt, heb je alles overzichtelijk bij elkaar.'
In deze bijdrage beantwoord Tony De Jonker een aantal interessante vragen uit de praktijk. Door de bestudering daarvan kunt ook u uw voordeel hiermee doen.u00a0
'Voorwaardelijke opmaak is goed te gebruiken voor minder ervaren Excel-gebruikers,' zegt de Vlaamse Excel-goeroe Tom Ysewyn. 'Het verbaast mij dan ook telkens weer dat ook zeer ervaren Excel-gebruikers het eigenlijk niet (goed) kennen. Het is echt een quick win. Je hebt niet veel tijd nodig om het onder de knie te krijgen en de output biedt heel wat perspectieven wat analyse van je data betreft.'
Een minder bekende functie in Excel is de functie SOMPRODUCT. In de Engelse versie heet deze functie SUMPRODUCT. De kracht van deze functie komt tot uiting wanneer u hem gebruikt in combinatie met Excel-tabellen, gegevensvalidatie en de functie INDIRECT. U bent dan in staat om met u00e9u00e9n formule berekeningen uit te voeren die betrekking hebben op meerdere bereiken waarvoor u normaliter hulpkolommen zou inzetten. U bespaart dan geheugen en het model wordt overzichtelijker. In deze bijdrage zal ik dat demonstreren aan de hand van een drietal praktische voorbeelden.
Als business consultant en Excel /Power BI trainer kom ik in nogal wat bedrijven binnen. Daarmee kijk ik direct in de keuken van de business. En omdat ieder bedrijf een eigen business cultuur heeft, ziet iedere keuken er net iets anders uit. Voor mij is de steeds kortere business cycli opvallend. Waar het 25 jaar geleden nog gewoon was om een week op het antwoord per brief te wachten, zijn managers al verbaasd als het antwoord op hun business vragen niet gisteren zijn beantwoord. Snelheid bij het nemen van beslissingen is uitermate belangrijk geworden.
