'Finance moet stap naar modernisering maken'

Thomas Sutter van Oracle NetSuite adviseert financeteams op weg naar modernisering. Hij merkt een aarzeling bij financeteams om de digitale weg van te bewandelen. 'Het werkt toch zo… Waarom iets veranderen dat werkt? Dat soort reacties krijgen we vaak.' 'Maar in feite onthoud je als cfo dan jouw organisatie de volgende stap in digitalisering, waarbij finance een cruciale rol speelt. Ik zeg bewust cruciaal. Zonder finance kan de organisatie niet de ladder van digitalisering beklimmen. Het is het combineren van financiële en operationele data en de kpi’s daarvan. Zonder dat finance deel staat het operationele deel op zichzelf.'

Realtime rapportages

Sutter implementeerde de cloud-ERP van Oracle NetSuite, voordat hij bij de multinational ging werken. Tegenwoordig legt hij de verbinding tussen financedirectors en de technici van zijn bedrijf. 'Ik sta dus nog dagelijks in contact met cfo’s en finance-afdelingen. Ik zie in de praktijk financedepartments vastlopen. Op oude technologie, op legacy-systemen. Daarmee valt niet meer de flexibiliteit op te brengen om realtime rapportages te verzorgen voor de business en de board.' 'Met de coronacrisis merken we dat nog meer. Daarbij komt dat, voor de meest simpele rapportages, financials dagenlang zoeken naar data voor rapportages. Of weken of maanden bezig zijn met de maand-, kwartaal- of jaarafsluiting. Dat kan niet de bedoeling zijn van het in dienst nemen van hooggeschoolde professionals.'

Professionals, processen en technologie

Wie aan de modernisering van de finance-organisatie of - breder nog – de organisatie zelf wil beginnen, moet zich focussen op de driehoek: professionals, processen en technologie. 'Als je de juiste, tech-minded professionals niet hebt, kun je niet tot standaardisatie van processen overgaan en loont het niet om nieuwe technologie te implementeren.' Een groot misverstand is dat de overstap naar nieuwe technologie een grote sprong ineens moet zijn. 'De technologie, zeker in de cloud, kun je steeds aanpassen. Als het een true cloud-systeem is zoals bij Oracle NetSuite moet je het zien als een platform als een appstore. Op ons ERP-platform sluiten continu partners aan die deeloplossingen oppakken. En omdat het cloud is, betaal je alleen voor hetgeen je gebruikt. Je kunt eerst als fundament een cloud-ERP-systeem nemen met de basisfunctionaliteit om vervolgens uit te breiden met modules. Ook modules die de business nodig heeft en die op jouw ERP-platform aansluiten.' Lees ook: ERP in de cloud: het best bewaarde geheim

Geen big bang

Met cloud geen big bang, maar stapjes. 'Voordeel daarbij is dat je met de cloud één plaats voor al je data hebt. Daar pluggen verschillende onderdelen dan in, al dan niet met hun eigen module. Deze zijn gekoppeld via API’s. Een Application Programming Interface is software die het mogelijk maakt dat meerdere applicaties met elkaar kunnen communiceren.' Voor de eerste stap in digitalisering raadt Sutter aan eerst de standaardfunctionaliteit te implementeren om vervolgens als financeteam te brainstormen. 'Waar zijn we het meeste tijd aan kwijt? Maar ook: waar liggen de grootste risico’s op fouten? Op die plaatsen loont het het meest om te automatiseren.'

Meer tijd voor business partnering

Gaandeweg wordt er zo meer tijd vrijgemaakt voor businesspartnering. 'Je ziet zo – en dat is ook mijn ervaring in de praktijk – vier soorten financefuncties ontstaan. De eerste is de operator. Die zorgt dat het licht blijft branden, om het zo te zeggen. Die zorgt ervoor dat de systemen goed lopen en de transacties soepel door het systeem gaan. Deze persoon past ook continu het systeem aan en moet dus zowel IT- als financekennis hebben. Deze professional zit dicht tegen IT-auditing aan. Ik zou hier geen pure accountant voor nemen, want die missen de IT-component.' Functie twee is die van de compliance officer. 'Deze trekt rapportages voor de boardroom en de toezichthouders uit de systemen. Van financials statements tot aan tax. Deze persoon zorgt er, bij wijze van spreken, voor dat boardmembers niet in de problemen komen.'

Met vertrouwen adviseren

Functie drie is de businesscontroller die, gewapend met de data uit het cloud-ERP-systeem, in managementteams met vertrouwen zijn advies geeft. 'Dat moet ook iemand zijn die affiniteit heeft met het businessonderdeel waarin hij zit. Als hij de businesscontroller voor marketing is, moet hij of zij daar ook gevoel bij hebben. Hij moet ook vertrouwen kunnen hebben in het systeem dat voor hem niet alleen maand-, kwartaal- en jaarafsluitingen uitspuwt, maar ook specifieke data-analyses. Deze professional is niet meer een maand bezig met data te zoeken, maar kan met een druk op de knop over rapportages beschikken. Hij of zij kan ook de link zijn tussen de business, finance en IT in het opbouwen van het systeem, met de eerdergenoemde modules. Maar dan moet hij of zij wel soft skills, adviesvaardigheden, hebben om impact te kunnen maken.'

Geef het de tijd

Hebben financials die jarenlang met journaalposten bezig zijn geweest die skills? 'Ja, mijn ervaring is dat je versteld staat hoe ver mensen daarin kunnen komen. Geef het tijd. Bereid managementteams in de business erop voor. ‘Er schuift iemand van finance aan die moet zijn draai nog vinden’. Na drie à vier maanden is duidelijk wat de toegevoegde waarde is en wordt het meer en meer een wisselwerking. Dat gaat het van reactief naar proactief.' Als vierde functie noemt Sutter de chief strategist. 'Als je de systemen, de compliance en de business partnering hebt draaien, is het zaak de volgende stap te nemen. De chief strategist is eigenlijk een controller die de link vanuit de data legt met de business en de boardroom. Welke kant moeten we op? De cfo neemt hem af en toe mee de boardmeetings in, maar de chief strategist steekt zijn voelsprieten ook uit in de business. De functie is geknipt voor businesscontrollers met ambitie.'

Continu aanpassen

Waar vroeger op het mainframe het aanpassen van een systeem duur was, is continu aanpassen in de cloud nu de manier van werken. 'Natuurlijk, ook ons productteam gaat bij de ontwikkeling van het cloud-ERP-systeem uit van generieke oplossingen die werken voor het merendeel van de ondernemingen die we bedienen. Dat doen we overigens altijd vanuit een feedbackloop met onze klanten. Maar die generieke oplossing kun je tweaken. Door modules te koppelen, maar ook door scripts te maken, triggers in te stellen en standaardrapportages automatisch op te maken. Alles om processen zoveel mogelijk te automatiseren. Zo krijg je als finance een seintje als de omzet van een businessunit onder een bepaald minimum zakt. Of helpt het systeem je met betalingsherinneringen. Of worden rapporten automatisch verstuurd.'

Werk wordt interessanter

Daarbij hoeven financials niet bang zijn dat hun baan verdwijnt. 'Nee, integendeel. Het werk wordt interessanter. Communicatie met de business wordt belangrijker. Maar het vergt van jou als financial wel dat je loskomt van wat ik de productie van cijfers noem. Ook kunstmatige intelligentie is nog niet in staat de financefunctie overbodig te maken. AI kan deze je wel suggesties doen. In plaats van tien keer klikken, hoef je, als je het eens bent met deze wijziging, nog maar vijf keer te klikken.' 'Een ander voorbeeld: op basis van deze elementen van een factuur, denk ik dat deze factuur juist is. Software kan dan een beoordeling overnemen als jij er akkoord mee bent. Maar de echte beslissingsbevoegdheid zit nog altijd bij de mens. Bij de validatie van transacties zie ik kunstmatige intelligentie en ook blockchain in de toekomst wel een grotere rol spelen. Maar besluitvorming en het gevoel krijgen bij kansen voor de business van de toekomst, blijft voorbehouden voor de mens. Finance wordt anders, maar niet overbodig. Allerminst. Zeker niet als finance de stap naar modernisering daadwerkelijk weet te maken.' Dit artikel is gesponsord door Oracle NetSuite.