Het stof van de eerste jaarverslaglegging volgens ESEF trekt op. Tijd om terug te blikken en vooruit te kijken. Want waar veel organisaties ESEF nog zagen als een add-on, is ESG van een heel andere orde. Volgens de sprekers van het Workiva-seminar ‘Reframing the Annual Report’ is afwachten géén optie.
ESEF is vooral een aanvullende handeling voor volgens IFRS opgestelde rapportage. 'Toch laat ESEF zien dat digitaal rapporteren nog niet zo makkelijk is', zegt Willem Geijtenbeek, Digital Reporting Leader van PwC. 'ESEF-tagging legde bloot welke bedrijven hun rapportageprocessen wel of niet op orde hebben.' Senior Manager Capital Markets and Accounting Advisory Services van PwC, Ayan Patel, vult aan: 'Bij bedrijven waar dat niet het geval was, zag je vaak last-minute haastwerk.'
Marktonderzoek van Workiva laat overigens zien dat maar liefst 84% van de respondenten tevreden was over hun ESEF-output. Uit dit onderzoek blijkt ook dat gemiddeld vijftig mensen werken aan ruim tweehonderd documenten. Andromeda Wood, Vice President of Regulatory Strategy van Workiva merkt op: 'Dat aantal documenten is overigens niet het probleem. Wél de hoeveelheid e-mails en pdf-commentaren om data te verifiëren. En ESG vergroot die hoeveelheid content nog verder. We moeten dat proces beheersen.' En technologie moet dat proces helpen.
Lees ook: ESEF biedt compliance-teams de kans om rapportageprocessen te verbeteren
Uitdagingen ESG
Voor de per 2023 verplichte duurzaamheidsrapportage moet het jaarverslag op de schop. Wat niet helpt is dat de regelgeving nog altijd niet definitief is. Hoe bereid je je als organisatie dan voor? Marisa Oosthuizen, external financial reporting manager van TomTom, zegt: 'Data moeten vanuit de hele organisatie komen. Daarom hebben we een taskforce in het leven geroepen met mensen uit verschillende tribes, zoals legal, HR en natuurlijk finance. En effectief samenwerken gaat hand in hand met processen en controls, die we hiervoor aanpassen.'
Dat kost tijd. Daarom is op tijd beginnen cruciaal. Net als weten met welk doel je welke data gaat verzamelen en welke databronnen geschikt zijn. Mark Tesselaar, senior director ESG & IT van PwC, geeft als voorbeeld: 'Hoe bepaal je de CO2-uitstoot van je bedrijf? Dit kun je nu al in processen embedden en in kpi’s vangen. Vraag ook aan stakeholders welke topics zij belangrijk vinden, want dat verschilt per bedrijfstak.'
Het grootste probleem voor de implementatie van ESG is misschien wel personeelscapaciteit. Nu al ervaart 69 procent van de respondenten de werkdruk als een groot probleem.
'Duurzaamheid vergroot de waarde van je bedrijf'
Overigens rapporteren bedrijven al over duurzaamheidsrisico’s en zaken als arbeidsomstandigheden en diversiteit. 'Wat blijft is dat het verhaal en de data consistent moeten zijn', vindt Geijtenbeek. Tesselaar vult aan: 'Wij helpen klanten al jaren met duurzaamheid, want daarmee creëer je waarde voor de organisatie én help je de maatschappij.'
Het jaarverslag staat dan ook niet op zichzelf. Het verhaal vertaalt zich bijvoorbeeld ook in beleid, procedures en uitingen op de website. Toch blijkt regelgeving voor bedrijven de grootste driver te zijn om met ESG aan de slag te gaan. Ook investeerders voeren de druk op. 'Zij kijken naar bedrijven die het verschil maken', zegt Tesselaar.
IT voor toekomstbestendige rapportage
Technologie biedt uitkomst voor de meeste uitdagingen. Maar eerst moet de basis van de rapportage op orde zijn, vindt Memy Wong, Regional Sales Director van Workiva: 'Het gaat niet alleen om het jaarverslag. Door de basis te stroomlijnen binnen één platform, kun je data hergebruiken en aan alle informatieverzoeken en rapportagestandaards voldoen. GAAP, IFRS en straks ESG.'
Wong vervolgt: 'Veel bedrijven verzamelen nog data in Excel en controleren die handmatig. Je wint veel tijd als je zulke repetitieve handelingen kan schrappen.' Stroomlijnen verkleint bovendien het risico van de kennisdrain door personeelsverloop. En om van de accountant ‘reasonable assurance’ voor ESG te verkrijgen, is betrouwbaarheid van de data én de verzamelprocessen zelfs noodzaak.
'Je wint veel tijd als je repetitieve handelingen kan schrappen'
Patel: 'Bedenk ook dat verschillende bedrijfsonderdelen gaan rapporteren over ESG. Dat betekent dat er veel meer mensen bij betrokken zijn. Je moet dus digitaal kunnen samenwerken.' TomTom werkt daarom met Wdesk van Workiva, dat een oplossing biedt voor al deze behoeftes. 'En omdat het platform schaalbaar is, groeit het met de klant mee', aldus Wong.
Begin nú met future-proofing
Met de juiste technologie en betrouwbare data kun je elke gewenste output genereren. De implementatie van ESEF was een teststraat voor digitale rapportage. De principes blijven gelijk, maar de scope van ESG is veel groter. Een zorg van het panel is het gebrek aan urgentie in het bedrijfsleven. In het Workiva-onderzoek noemt maar 22% van de respondenten ESG een prioriteit. TomTom lijkt met de vroege start dan ook een uitzondering.
Het advies van het panel is daarom: begin met wat je nu hebt en weet. Dat is al veel en een prima uitgangspunt voor ESG. Als de rapportage-organisatie én eindverantwoordelijkheid, dataverzameling, processen en systemen op orde zijn, dan ben je als organisatie wendbaar en klaar voor de toekomst!
Dit artikel is gesponsord door Workiva.
