E-facturatie is de toekomst, voor elk bedrijf. Niet alleen vanwege de onmiskenbare voordelen in termen van tijd, geld en veiligheid, maar ook gezien de nieuwe wetgeving in heel Europa. Wat staat ons te wachten? Hoe belangrijk wordt deze technologie in de toekomst?
'E-facturatie kan het inzicht in financiële transacties verbeteren', zegt Arjan Sloot, country manager Benelux bij TIE Kinetix. 'Eén van de belangrijkste kenmerken van e-facturatie is uiteraard de veel snellere verwerking ten opzichte van handmatige verwerking. Met als bijkomend voordeel dat het inzicht actueel is. Dat is belangrijk voor het managen van de kasstroom en voor snellere betaaltermijnen, mits de klant natuurlijk ook de facturen snel kan verwerken.'
Snellere verwerking, snellere betalingen
E-facturatie kan leiden tot een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie van financiële processen. Sloot heeft direct een voorbeeld paraat waar dit uit blijkt: 'Veel Nederlandse gemeenten zijn gestart met e-facturatie, ook wel e-invoicing genoemd. Een belangrijke aanleiding daarvoor was het gegeven dat ze niet in staat waren alle facturen binnen 30 dagen te betalen. Met e-invoicing kunnen overheden, zoals gemeenten, veel sneller betalen, soms al binnen 5 dagen.'
Ook heel concreet is de kostenbesparing die bedrijven en instellingen kunnen realiseren per verwerkte factuur. 'E-facturatie kan resulteren in kostenbesparing voor bedrijven, omdat het minder tijd en middelen vereist om facturen te verwerken. Zonder e-facturatie kost dat werk al snel tussen de 7 en 30 euro per factuur, uiteraard afhankelijk van de situatie. Een e-factuur kost uiteindelijk slechts 30 cent per factuur. Dat is de bespaarde tijd uitgedrukt in geld. Daar komt bij dat e-facturatie ervoor zorgt dat de organisatie mensen op een andere manier kan inzetten.'
Veiliger
Vóórdat het e-facturatieplatform de facturen automatisch verwerkt en betaalt, worden ze gevalideerd en gecheckt op compleetheid en correctheid. 'Ook om te controleren of het wel om een echte leverancier gaat, dat er dus geen sprake is van een spookfactuur', legt Sloot uit. 'Leveranciers kunnen pas een factuur sturen als ze aangesloten zijn op het netwerk. Dat kan alleen maar door je als bedrijf te identificeren en daarvoor zijn bepaalde know your customer-procedures van toepassing.'
Het is evident dat het versturen van een e-factuur via een netwerk veiliger is dan via een e-mail. Sloot: 'Iedereen kan per mail een factuur sturen en nepfacturen zijn soms met het blote oog bijna niet meer van echt te onderscheiden, zeker bij het verwerken van grote volumes. Aan de andere kant is het zelf versturen van facturen ook heel foutgevoelig, bijvoorbeeld doordat je per ongeluk een factuur naar een verkeerd e-mailadres stuurt. Zulke fouten zijn makkelijk gemaakt en komen élke dag voor. Dankzij e-facturatie behoren die fouten tot het verleden.'
Ook interessant: ‘Controllers zijn essentieel om digitalisering voor elkaar te krijgen’
E-facturatie ter bestrijding van btw-fraude
E-facturatie is ook een kwestie van moeten, voor iedereen. 'In december 2022 is een EU-richtlijn gepubliceerd, dat tussen 2024 en 2028 van kracht is, die eist dat elke factuur – linksom of rechtsom - via de fiscus loopt. En dat is alleen maar mogelijk via e-facturatiestandaarden. Een pdf sturen, kan niet meer. En dat geldt voor elk bedrijf. In hoofdlijnen komt het erop neer dat je van elke factuur een kopie aan de fiscus moet sturen, óf dat je - zoals in Italië al het geval is - een code voor de factuur moet opvragen bij een fiscusplatform. Daarna mag je die factuur pas sturen. Ook mogen bedrijven geen verzamelfacturen meer sturen.'
De belangrijkste reden van deze maatregel is vooralsnog het bestrijden van btw-fraude. 'De inschatting is dat de 27 EU-landen bij elkaar opgeteld in 2020 ongeveer 90 miljard btw-inkomsten hebben misgelopen', vertelt Sloot. 'De overheden willen dus beter handhaven op het betalen van deze belastingen. In elk land op een net iets andere manier, maar de essentie is hetzelfde. En overal is e-facturatie het instrument om dat doel te bereiken. Het enige, wettelijke instrument.'
Met oog op onder meer die nieuwe wetgeving geeft Sloot aan bedrijven en instellingen het dringende advies mee alle digitale processen op het gebied van facturatie zo snel mogelijk op orde te brengen. 'Of het nou gaat om binnenkomende of uitgaande facturen. Wees daarbij scherp op de naderende fiscale en wettelijke regels. En zorg ervoor dat je daar de juiste ondersteuning bij selecteert. Zo kan elke organisatie profiteren van de snelle ontwikkeling van e-facturatie.'
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met TIE Kinetix.
