Goed debiteurenbeheer staat of valt met een aantal aspecten. Denk hierbij aan het gebruiken van een geschikt debiteurensysteem dat volledige controle en transparantie geeft over de debiteurenprocessen en het kennen van je klant. Maar ook een juiste workflow is onmisbaar. In deze workflow bepaal je de betalingstermijn en wanneer je herinneringen stuurt, neem je contact op met de klant en stuur je aanmaningen. Vaak is het laatste redmiddel in dit proces het inschakelen van een incassobureau of gerechtsdeurwaarder.
Maar deze workflow moet men niet op de automatische piloot uitvoeren. Het is namelijk geen routinematige procedure die je bij elke klant op dezelfde manier kunt inzetten. Een persoonlijke aanpak is dan ook een vereiste om debiteurenbeheer adequaat te kunnen afhandelen. In deze blog gaan we dieper in op hoe persoonlijk contact en maatwerk bijdragen aan een professionele aanpak van debiteurenbeheer.
Persoonlijk contact
Persoonlijk contact is dus een cruciaal aspect van effectief debiteurenbeheer. Hiermee kan je immers een band opbouwen met je klant. Door goed op de hoogte te zijn van de situatie waarin de klant zich bevindt, creëer je een gevoel van vertrouwen en betrokkenheid. Dit verhoogt uiteindelijk de kans om tot een oplossing te komen om de openstaande betaling te voldoen.
Een eerste stap in het persoonlijk contact is het afstemmen van de communicatiekanalen op de voorkeuren van de klant. Wil hij of zij bijvoorbeeld liever een brief, e-mail of een WhatsAppje? Met deze informatie kan je de klant te woord staan op de manier die het beste bij hem of haar past.
Empathisch debiteurenbeheer en maatwerk
Bij een persoonlijke aanpak hoort ook een proactieve houding. Neem dan ook persoonlijk contact op wanneer klanten hun rekeningen niet voldoen. Tijdens deze gesprekken is het belangrijk om een menselijke benadering te hanteren. Wees geduldig, empathisch en toon begrip voor de situatie van de klant.
Soms kan maatwerk nodig zijn, omdat klanten te maken hebben met onvoorziene financiële moeilijkheden of andere uitdagingen. Als je op de hoogte bent van deze situatie, kun je gezamenlijk op zoek naar haalbare oplossingen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je een flexibele betalingsregeling aanbiedt, de betalingstermijn verlengt of andere alternatieve oplossingen voorstelt.
Voorkomen is beter dan genezen
Een proactieve en persoonlijke aanpak kunnen een groot verschil maken en ervoor zorgen dat facturen betaald worden. Maar uiteindelijk is het natuurlijk nog beter om te voorkomen dat klanten met betalingsachterstanden kampen. Vroegsignalering, preventie en automatisering spelen daarin een belangrijke rol. Als bedrijf kun je bijvoorbeeld een financiële check uitvoeren voordat een klant een contract tekent. Maar je kunt ook de risico’s van betalingsachterstanden in bijvoorbeeld een nieuwsbrief aanstippen.
Op zoek naar de menselijke kant
Een professioneel debiteurenbeleid is essentieel voor het financiële succes van je bedrijf. Het zorgt er immers voor dat openstaande facturen snel en effectief worden afgehandeld, waardoor het risico op betalingsachterstanden kleiner wordt. De juiste workflow is hierin belangrijk, maar vaak niet doorslaggevend. Daarvoor is persoonlijk contact en maatwerk belangrijker.
