Voor veel organisaties is het uitgavenbeheer een arbeidsintensief en ondoorzichtig proces. Werknemers doen zakelijke uitgaven met traditionele bankkaarten en dienen eind van de maand stapels ongesorteerde bonnetjes in bij de finance-medewerker. Die moet dan in korte tijd een enorme hoeveelheid administratie afhandelen. Er is daardoor onvoldoende overzicht op de uitgaven, constateert Jordi de Fockert, spend-managementspecialist bij Payhawk.
‘Aan het einde van de maand zie je dat er een x-bedrag is uitgegeven. Alle transacties worden ontvangen in één statement, waardoor op dat moment pas de bonnen daaraan gematcht kunnen worden. Soms moet een medewerker ze handmatig invoeren. Uiteindelijk moet het allemaal verwerkt worden richting het ERP of boekhoudsysteem, en dan weer worden overlegd aan de accountant. Al dat extra werk kan de maandafsluiting flink vertragen.’
Nieuwe golf
Idealiter zijn transacties direct beschikbaar op het moment dat ze plaatsvinden. De financiële afdeling kan dan direct iedere uitgave verwerken en zien wat medewerkers uitgeven, aldus De Fockert. ‘Je hebt realtime inzage in alle onkosten die bedrijfsbreed gemaakt worden. En je kunt gelijk handelen als er iets gebeurt wat misschien niet helemaal de bedoeling is.’ De nieuwe golf van digitalisering brengt tools mee die een efficiënter uitgavenbeheer faciliteren.
Als aanbieder van zulke oplossingen levert Payhawk een meer geïntegreerde, gegevensgestuurde werkwijze, zoals AI-gebaseerde ontvangstbevestiging en gegevensextractie. Belangrijk daarin is de naadloze integratie met ERP (Exact Online, Exact Globe, NetSuite, Dynamics 365 Business Central, en meer), boekhoudsoftware, HRIS en beveiligingstools.
Deze geautomatiseerde processen helpen finance-professionals aan tijdbesparingen van soms 50 procent. Zo kunnen zij focussen op de taken die ze écht zouden moeten uitvoeren. Tijd die ze hard nodig hebben, weet De Fockert. ‘Je ziet vaak dat een finance afdeling in fte’s niet zo snel meegroeit met de rest van het bedrijf. Maar geef je hetzelfde aantal finance-mensen de handvaten om efficiënter te werken, dan groeit hun afdeling feitelijk dus wel mee.’
Kaartcontrole
Essentieel voor een beter uitgavenoverzicht is het gebruik van slimme betaalkaarten. Vaak wordt nog met traditionele bankkaarten gewerkt. Organisaties zijn volgens De Fockert terughoudend bij het uitgeven daarvan, omdat ze vrezen de controle te verliezen. ‘Ze willen bijvoorbeeld voorkomen dat medewerkers uitgaven doen bij bepaalde winkelketens, of in andere regio’s. In een gecontroleerde omgeving zouden ze wél zakelijke betaalkaarten kunnen uitgeven aan medewerkers.’ Dat heeft voor de medewerkers zelf ook een voordeel, voegt hij toe. ‘Als jij géén kaart krijgt vanuit je werkgever, moet je zelf soms forse bedragen voorschieten. Best vervelend, want je hebt tenslotte ook je eigen vaste lasten.’
Om organisaties veilig virtuele en fysieke kaarten te laten distribueren, ontwikkelde Payhawk de nieuwe Advanced Card Control-release. ‘Je neemt het hele proces daarmee in eigen beheer,’ zegt De Fockert. ‘Als beheerder ben je in staat om zelf direct betaalkaarten uit te geven, limieten te wijzigen, en controles te bepalen. Tot voor kort waren dit alleen debitcards. Echter kun je nu ook creditcards in de EU, UK en US uitgeven. Je bent niet meer afhankelijk van een supportmedewerker bij de bank.’ Daarnaast zijn er ook andere functionaliteiten bijgekomen in deze release, zoals het simpel blokkeren van bepaalde landen, regio's, dagen, tijdstippen, tijdzones of merchants.
Strijd om talent
Geoptimaliseerd uitgavenbeheer heeft een bijkomend voordeel op de arbeidsmarkt. Goede mensen zijn duur én schaars, en in de strijd om talent hebben organisaties met goede systemen een streepje voor, weet De Fockert. ‘Mensen vinden het frustrerend om alles handmatig te moeten doen. Een CFO zei laatst tegen mij: ‘Ik heb een zeer getalenteerde jongen van begin twintig die mijn bedrijf gaat verlaten omdat wij onze processen niet op orde hebben.’ Tja, zo raak je toch een gemotiveerde en goede werknemer kwijt.’
Mensen vinden het frustrerend om alles handmatig te moeten doen.”
Naast verbeterde processen en tevredener personeel, noemt De Fockert nog een reden om uitgavenbeheer efficiënter te regelen. ‘Investeerders brengen vaak een aanzienlijk bedrag in om verdere groei van jouw bedrijf te realiseren. Ze willen dan wel de garantie dat je bedrijf de financiële uitgaven onder controle heeft.’
Bureau vol bonnen
Feitelijk is het geen vraag meer of organisaties hun uitgavenbeheer moeten automatiseren, vindt De Fockert. ‘Het omarmen van nieuwe technologie en tools is een must voor groeiende bedrijven.’ De snelheid waarmee het internationaal opererende Payhawk nieuwe softwareverbeteringen doorvoert, weerspiegelt zich in de eigen groei: het bedrijf werd in 2018 opgericht en telt wereldwijd inmiddels zo’n 320 mensen. Het Amsterdamse kantoor opende in mei 2022 de deuren.
De Fockert verwacht dat de groei nog wel even doorzet. ‘Een gefrustreerde finance-medewerker stuurde ons een foto van haar bureau dat met bonnetjes bezaaid was. Ze hoopt dat ze met die foto haar baas kan overhalen om naar Payhawk over te stappen. Ik hoop het ook, want als finance-professional heb je veel meer in je mars dan bonnetjes vergelijken.’
Dit artikel is gesponsord door Payhawk
