Workflows voor het goedkeuren van uitgaven zijn vaak nog doordrenkt met manuele stappen, merkt Van Dongen op. 'Dan kun je denken aan via een e-mail of chat vragen om goedkeuring en daaraan moet je een screenshot van een betaling toevoegen. Die mails en chats stapelen zich maar op en dan hebben we het nog niet eens over het bijbehorende papierwerk. Doordat er zoveel handmatige stappen worden doorlopen, zijn ze niet schaalbaar. Naast dat je als verwerker van die betalingen op een gegeven moment het overzicht verliest en kostbare tijd besteedt aan handmatige taken, krijg je ook te maken met compliance- en securityrisico’s. Bijvoorbeeld gevoelige data die bij de verkeerde persoon terechtkomen of een audit trail die niet toereikend is. Door deze workflows te automatiseren, vergemakkelijk je interne controles, zijn workarounds verleden tijd en wordt de financiële functie efficiënter.'
Aanvraag volgen
Payhawk heeft deze workflows verder uitgebreid en geautomatiseerd met de update van haar software voor uitgavenbeheer. Van Dongen: 'In onze software kun je een flow aanmaken, een approval workflow proces, waarmee je een aanvraag van begin tot eind kunt volgen. Van het aanvragen tot het (uit)betalen dus. Het begint bij het invullen van de condities. Een heel voor de hand liggende conditie is het bedrag. Vervolgens is het de vraag: wie is er geautoriseerd om goedkeuring te geven? En moeten dezelfde mensen hun goedkeuring geven voor een terugkerende post als een eenmalige uitgave? Mogelijk moeten er meer of andere mensen hun goedkeuring geven als het bedrag boven een bepaald getal komt.'
In onze software kun je een flow aanmaken, waarmee je een aanvraag van begin tot eind kunt volgen.”
Als deze condities en acties zijn bepaald, gaat het proces verder. Van Dongen: 'In het systeem kun je vastleggen dat, als een uitgave is goedgekeurd, er automatisch een purchase order wordt opgemaakt. Bij een afwijzing krijgt de aanvrager een mail of een notificatie. Dit proces loopt volledig automatisch, maar het is desondanks wenselijk dat je in een goedkeuringsketen kunt bijhouden hoe de aanvraag vordert. De aanschaf van een nieuw ERP-systeem verloopt over veel meer schrijven dan een uitgave van een paar honderd euro. In de goedkeuringsketen kun je als aanvrager precies volgen waar de aanvraag ligt. Hoewel je het proces zo digitaal mogelijk wilt laten verlopen, stelt dit je wel in staat om even langs een collega te lopen en na te vragen wat de status is als een reactie op zich laat wachten.'
Automatische goedkeuring
Het systeem stelt je in staat om uitgaven automatisch goed te keuren als wordt voldaan aan bepaalde condities. Van Dongen: 'Organisaties hebben volledig de vrijheid om die condities te bepalen. Je kunt instellen dat er vanaf nul euro een goedkeuring nodig is. Dat betekent dat elke aanvraag er een nodig heeft. Maar je kunt ook aangeven: tot honderd euro heeft een manager geen goedkeuring nodig van een collega elders in de organisatie. Die aanvraag wordt automatisch goedgekeurd. Je kunt daar vervolgens wel weer eisen aan stellen. Als de uitgave voor kantoorbenodigdheden is, is het goed, maar horecauitgaven worden niet automatisch goedgekeurd. Daar moet je budget voor aanvragen. Dat kun je ook in ons systeem inregelen.'
Realtime inzicht
Met de release in het softwarepakket van Payhawk krijgen organisaties nog meer grip op hun uitgaven, benadrukt Van Dongen. 'In ons systeem kun je realtime zien wat je uitgavenpatroon is als organisatie en welke uitgaven er nog goedgekeurd moeten worden en door wie. Daarbij is het ook nog eenvoudig schakelen tussen de mogelijk verschillende entiteiten van je organisatie. Deze release is volledig in lijn met onze strategie. Om functies te ontwikkelen die steeds meer complexiteit aankunnen. Er is een grote vraag naar vanuit de markt. Doordat organisaties snel groeien, ontstaat er complexiteit en wordt er veel geschakeld tussen afdelingen. Hiervoor is grip op je workflows van groot belang.'
Dit artikel is gesponsord door Payhawk
