Hoe adequaat reageert uw organisatie op wijzigingen in wet- en regelgeving?

Technologische en digitale ontwikkelingen volgen elkaar momenteel zo snel op dat langetermijndenken voor veel organisaties vrijwel onmogelijk is. Organisaties moeten zich daarom eenvoudig en snel aan kunnen passen. Een wendbare organisatie is immers effectief, flexibel en snel waardoor deze efficiënt, winstgevend en toekomstbestendig kan zijn. Hoe goed is uw organisatie voorbereid op veranderingen en welke rol speelt u hierin als financiële professional?

Wereldwijd vinden veranderingen in wet- en regelgeving op ongekende schaal plaats. Reageert uw organisatie pas achteraf op dit soort wijzigingen, dan ontstaan er veel vragen en zijn vaak dure hersteltrajecten nodig. Door in plaats daarvan op tijd op wijzigingen in te spelen, is uw organisatie hierop voorbereid en kan ze als voorloper concurrentievoordeel behalen. 

Tijdig inspelen op veranderingen

Een voorbeeld hiervan zijn de nieuwe milieuregels die vanaf 2023 gelden. Grotere organisaties moeten dan jaarlijks rapporteren over de CO2-uitstoot van het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van medewerkers. Een te hoge uitstoot kan uiteindelijk zorgen voor hoge boetes. Wendbare organisaties kijken daarom nu al naar de CO2-uitstoot om tijdig te kunnen bijsturen. Bijvoorbeeld door thuiswerken of het gebruik van openbaar vervoer nu al meer te stimuleren. 

Natuurlijk zijn er ook veranderingen waarop u zich niet kunt voorbereiden. Digitalisering en automatisering zorgen echter wel dat u veranderingen eerder opmerkt en snel kunt reageren. Organisaties waar digitalisering en automatisering een belangrijke rol spelen, reageerden bijvoorbeeld in maart 2020 sneller op het thuiswerkadvies van de overheid. Systemen waren eenvoudig vanaf huis te benaderen, gegevens waren digitaal beschikbaar en het online vergaderen was vaak al ingeburgerd. Dit was anders voor organisaties waar werknemers halsoverkop moesten gaan thuiswerken. Daar stonden gegevens op onbereikbare lokale bedrijfsservers en bleven papieren facturen wekenlang onbetaald op kantoor liggen. 

Naast deze voorbeelden zijn er nog veel meer zaken waarop u snel wilt kunnen inspelen zoals inflatie, oplopende brandstofkosten, wereldwijde overbelasting van logistiek en personeelsgebrek. 

Lees ook: Onderzoek wijst uit: zo digitaal is het MKB

Verbetering en professionalisering

Ook binnen uw organisatie is er waarschijnlijk steeds meer behoefte aan verbetering en professionalisering om zo sneller op veranderingen in te kunnen spelen. Als finance professional speelt u hierin een belangrijke rol. U ondersteunt de organisatie met de juiste managementinformatie, methodieken en adviezen. Daarnaast heeft u een sterke informatiepositie. 

Helaas is de praktijk vaak anders en is de kans groot dat ook u nog werkt met losse systemen waaruit informatie handmatig moet worden overgenomen. U begrijpt als geen ander dat het onmogelijk is om op deze manier tijdig en betrouwbaar te rapporteren, cijfers te analyseren of vroegtijdig ontwikkelingen te ontdekken. 

Zorg daarom voor een solide financiële basis voor uw organisatie en grijp kansen en mogelijkheden die digitale financiële tools bieden met beide handen aan. Bedenkt u zich eens wat het betekent wanneer mensen meer tijd kunnen besteden aan het analyseren en adviseren in plaats van aan het zoeken van de juiste data. Maar hoe pakt u dit aan binnen uw organisatie?

'Grijp de kansen die digitale financiële tools bieden met beide handen aan'

Realtime informatie

Allereerst moet de basis, de verslaglegging, goed zijn. Dankzij een goede gegevensinvoer heeft u de cijfers betrouwbaar en snel op orde en kunt u betere beleidsmatige beslissingen nemen. Integreer losse systemen zodat informatie automatisch kan worden uitgewisseld en realtime kan worden verwerkt. U bent veel minder tijd kwijt aan handmatige controles en het opsporen en herstellen van (menselijke) fouten. De betrouwbare data zorgt ervoor dat u uw focus kunt verleggen naar het analyseren van de resultaten. 

Zakelijke adviezen onderbouwen

Realtime inzicht in uw financiële administratie zorgt ervoor dat u zakelijke adviezen kunt onderbouwen met actuele en betrouwbare data en dat u bepaalde ontwikkelingen snel opmerkt. U kunt snel reageren op onverwachte zaken, direct bijsturen en veel geld besparen. Dankzij realtime cijfers stelt u realistische scenario’s op en levert u een belangrijke bijdrage aan het risicomanagement binnen uw organisatie. 

Doordat u zich alleen nog hoeft te richten op zaken die uw aandacht echt nodig hebben, bespaart u veel tijd. Gedigitaliseerde administratieve processen zijn bovendien goedkoper omdat er efficiënter wordt gewerkt. U kunt met forecasts aan het management laten zien wat een stijgende brandstofprijs, inflatie of oplopende personeelskosten voor de organisatie betekenen. Zo voorkomt u dat uw organisatie wordt verrast door onverwachte zaken of trends.

Wissel eens met een expert van gedachten 

Kortom: een gestroomlijnde bedrijfsvoering maakt uw organisatie wendbaarder, efficiënter, voorkomt onnodige kosten en kan bovendien de liquiditeit van uw onderneming helpen verbeteren. Er is minder tijd, kapitaal en materiaal nodig om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Door de basis op orde te hebben en stap voor stap het niveau van uw administratieve processen verder te ontwikkelen, bent u als organisatie wendbaarder en neemt u als financieel professional binnen uw organisatie de rol van betrouwbare raadgever aan.

Omdat iedere organisatie anders is en haar eigen aandachtsgebieden heeft, is ook ieder vraagstuk anders. Neem gerust contact met ons op voor een afspraak of kijk voor meer informatie op nl.visma.com/erp.

Dit artikel is gesponsord door Visma Software.