Een snelle aaneenschakeling van trends maakt elektronische gegevensuitwisseling in de toeleveringsketen de komende jaren een fikse uitdaging voor organisaties. Bedrijven krijgen te maken met meer technologische ontwikkelingen, wettelijke en fiscale eisen rond informatie-uitwisseling, maar ook met uitgebreidere productgegevens die ze in de keten moeten delen, bijvoorbeeld om food waste terug te dringen.
“Elk bedrijf wordt daarmee geconfronteerd, van zzp’ers tot multinationals”, zegt Arjan Sloot, countrymanager Benelux bij SPS Commerce. “Of je een fabrikant bent, een leverancier, een distributeur of een retailer; als bedrijf moet je echt kijken hoe je gegevensuitwisseling de komende jaren op een goede manier blijft doen, en of je huidige manier van werken daar nog wel bij past.”
Lege schappen
SPS Commerce (voorheen bekend als TIE Kinetix) helpt wereldwijd ruim 120.000 bedrijven in de retail supply chain eenvoudig met elkaar in contact te komen en de benodigde elektronische documenten soepel uit te wisselen via cloud-gebaseerde oplossingen. De full-serviceprovider voert activiteiten uit die veel bedrijven nog zelf doen.
Als bedrijf moet je echt kijken hoe je gegevensuitwisseling de komende jaren op een goede manier blijft doen”
“Maar in een steeds complexere wereld neemt de behoefte aan professionele uitbesteding toe”, ziet Sloot, die ruim 30 jaar ervaring heeft in de wereld van documentuitwisseling, digitalisering en e-facturatieprocessen. “Ooit werd gedacht dat we bedrijven die met elkaar zakendoen eenvoudig konden verbinden met supply chain-integratie. Maar de een hanteert een SAP-systeem, de ander Dynamics 365 of Oracle, en men kwam erachter dat elk systeem toch net even anders is. Bovendien verschillen de standaarden per branche en land.”
Miljardenmarkt
Om een soepele integratie tussen leveranciers, klanten en logistieke dienstverleners mogelijk te maken, ontstond een wereldwijde markt voor professioneel supply chain-management. Deze markt blijft verder groeien en zal tegen 2026 bijna 31 miljard dollar omvatten. Dat verbaast Sloot niet. “Om de supply chain-integratie te organiseren kwam er zeer specifieke kennis bij vaak een handjevol mensen binnen een bedrijf te liggen. Vanuit managementperspectief is dat een risico want we hebben het hier over een bedrijfkritisch proces. Wij hebben voorbeelden van klanten die geen dag zonder de verwerking van orders, pakbonnen en facturen kunnen, omdat anders de schappen leegraken of de facturen niet betaald worden.”
Homogeen geheel
Om tal van redenen is het een verstandige investering om een fullservice-partner in de arm te nemen. Handig voor bijvoorbeeld leveranciers aan meerdere online retailers, die allemaal hun eigen eisen stellen. “Een pakbon kan wel 30 tot 40 verplichte gegevenselementen bevatten. Ons systeem kan dat terugbrengen tot één die je zelf moet invullen; de rest wordt voor je gedaan. Als jij bijvoorbeeld met drie, vier verschillende retailers werkt, dan maken wij daar een homogeen geheel van binnen ons retailernetwerk. Krijg je een order, dan maakt niet uit of die via Amazon, bol, Albert Heijn of Wehkamp komt. Je ziet het verschil niet.”
Factuur naar de fiscus
De veranderingen in de Europese wetgeving vormen de komende jaren een enorme uitdaging voor organisaties. Het ViDA-wetsvoorstel van de Europese Unie moet de btw-regelgeving moderniseren. Met de invoering van onder meer digitale rapportage-eisen en verplichte e-facturatie wil de EU de administratieve efficiëntie verhogen en btw-fraude beter bestrijden. “Het digitale factuurdocument is voor ons niets nieuws”, vertelt Sloot. “Wij helpen partners al sinds de jaren negentig met het uitwisselen van digitale bestanden. Let wel: dat zijn géén pdf’s, maar echt digitale gegevensbestanden zoals XML’s. Nu zien we dat dit in veel sectoren nog niet is doorgevoerd.”
Een pakbon kan wel 30 tot 40 verplichte gegevenselementen bevatten”
De Europese wetgeving gaat dit nu dus verplichten, maar daarbij heeft elk land een iets andere aanpak. Sloot weet dat je een factuur in sommige landen éérst bij de fiscus moet indienen. Die stuurt een code terug die je moet toevoegen aan je factuur en pas daarna mag de factuur naar de klant. “Wij voegen zulke specifieke expertise toe aan onze dienstverlening, zodat je daar als organisatie geen zorgen over hebt. Het belang voor bedrijven van vakkundige elektronische gegevensuitwisseling gaat alleen maar verder groeien. Het is echt tijd om dat over te laten aan experts die zich daar fulltime mee bezighouden.”
Dit artikel is gesponsord door SPS Commerce.
