Dat stelt Arjan Sloot, country manager Benelux van SPS Commerce. Dat is de wereldwijde marktleider in EDI, de elektronische uitwisseling van transacties in de supply chain. Het Amerikaanse bedrijf nam vorig jaar de Nederlandse EDI- en e-facturatie specialist TIE Kinetix over.

Vijf hoofdproblemen

Volgens Sloot schuilen in elke supply chain vijf hoofdproblemen. De belangrijkste is haperende uitwisseling van informatie over artikelen, waardoor facturen niet goed matchen met bestellingen en leveringen. “Het moet duidelijk zijn wie wat doet in de keten en wie dus ook wat betaalt. Een voorbeeld is het klant-order-ontkoppel-punt (Koop): wanneer gaat de verantwoordelijkheid van een product over van de leverancier naar de opdrachtgever?”

Ter toelichting neemt hij de retailbusiness, een belangrijke sector voor SPS Commerce. “Daar heb je te maken met verschillende distributiemodellen, via fysieke winkels, online, supermarkten, doe-het-zelf-zaken, noem maar op. Die hebben allemaal verschillende logistieke modellen en afwijkende afspraken, over volumes, transport, enzovoorts. Als de supply chain niet op orde is, zorgt dat geheid voor complicaties.”

Finance integraal betrokken

Een tweede probleem in de supply chain ontstaat als de leverancier niet goed reageert op een order. Sloot noemt dat reactief ordermanagement. “Dat gebeurt bijvoorbeeld als er van een product modellen uit verschillende jaren bestaan. Model X wordt besteld, maar model Y, een vernieuwde versie, wordt geleverd, of andersom natuurlijk. De gegevens op de factuur komen dan niet meer overeen met de order.”

Aan leverancierszijde kan een slechte performance eveneens voor problemen zorgen. “Als gevolg van matige logistieke processen kan de leverancier dan niet leveren wat je verlangt.” Probleem nummer 4 en 5 hebben betrekking op voorraadbeheer. “Een te grote voorraad kost geld, een te lage voorraad leidt tot ontevredenheid onder klanten.”

“Als je deze problemen in de keten bij elkaar optelt, is duidelijk dat dit grote impact heeft op de financiële processen. Daarom moet in mijn ogen Finance integraal betrokken zijn bij de inrichting van de supply chain. Net zo zeer als iemand van merchandise of transport.”

Betere financiële resultaten

SPS Commerce kan hierin ondersteunen. “De supply chain begint met een goede order aan de leverancier. Stap twee is dat de orderstatus helder moet zijn: wanneer gaat de leverancier wat leveren? Daarna volgt het transport, waarbij duidelijk moet zijn wie wanneer waarvoor verantwoordelijk is. Als die drie stappen goed verlopen, volgt automatisch een goede factuur; dat is het eindresultaat van het proces ervoor. Digitalisering ervan is de enige weg om de supply chain op orde te krijgen en betere financiële resultaten te boeken.”

Samenhang met e-facturatie

Dit sluit naadloos aan op de ontwikkeling richting e-facturatie. Daarbij maakt de aloude PDF-factuur plaats voor een elektronische standaard, zoals bijvoorbeeld Peppol. Binnen zo’n format moeten alle factuurgegevens op een vaste plek staan, om automatische verwerking ervan mogelijk te maken. Dat stelt uiteraard eisen aan het proces dat eraan voorafgaat. “In elk aspect van je bedrijfsvoering moeten de processen zo zijn ingericht, dat ze complete en correcte gegevens opleveren voor de e-factuur. Alleen dan kan een factuur goed worden verwerkt en dus worden uitbetaald.”

Dat is geen vanzelfsprekendheid, benadrukt hij. “Een kenmerk van de wereldwijde invoering van e-facturatie is, dat elk land het anders invult. Dat maakt het nogal complex.”

Verschillende procedures

Allereerst wordt e-facturatie in fases ingevoerd. Sommige landen werken er al mee, andere volgen de komende jaren. Nederland heeft nog geen tijdpad uitgestippeld. “Wereldwijd is e-facturatie al in meer dan tachtig landen verplicht gesteld of staat invoering ervan ingepland.”

De procedure voor e-facturatie verschilt per land, constateert Sloot. “In het ene land moet je de e-factuur eerst bij een platform van de overheid indienen, alvorens de factuur wordt doorgezet naar de leverancier of afnemer. Andere landen verplichten om te werken via een netwerk als Peppol. De fasering en aanpak is binnen de Europese Unie per land al verschillend, laat staan in de rest van de wereld.”

“Hoe complex de context ook is, je zult moeten voldoen aan de regels die een land of bedrijf stelt”, zo sluit hij af. “Anders worden facturen niet betaald, of moet je heel veel extra werk verrichten om een factuur alsnog aan de eisen te laten voldoen.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met SPS Commerce.