Alles over E-facturatie

Nieuwe Europese btw-regels gaan over enkele jaren grote impact hebben op ondernemers die met andere EU-landen handelen. Zij moeten e-facturatie gaan gebruiken.

E-invoicing wint steeds meer terrein. Dit is logisch, gezien de vele voordelen. Je slaat een papieren factuur of pdf over, omdat bij e-facturatie databestanden worden verstuurd, ontvangen en verwerkt zonder dat medewerkers het in een systeem hoeven in te voeren.

Het Europese mandaat om alleen nog e-facturatie toe te staan, komt steeds dichterbij. De toekomstige verplichting kan de opmaat zijn naar een volledige digitalisering van de supply chain. "Finance is hier de linking pin om betere financiële resultaten te boeken."

E-facturatie opent de deur voor digitaal zakendoen tussen overheden, hun leveranciers en andere partners.

Financiële processen ontwikkelen zich continue, en waar in 2009 PDF de standaard werd voor elektronisch factureren, zijn bedrijven massaal gaat investeren in softwareoplossingen om het invoice-to-pay proces te digitaliseren en automatiseren. Dergelijke technologie is inmiddels commodity.  Deze whitepaper gaat in op de transitie van Invoice-to-Pay processen en oplossingen naar Purchase-to-Pay. Waarom is deze stap van

De Nederlandse overheid zet in op e-facturatienetwerk Peppol, net als enkele grote bedrijven. Coördinator Patrick Krul van de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) ziet veel voordelen voor ondernemers die overstappen. E-facturatie is veiliger, duurzamer, betrouwbaarder, minder foutgevoelig en veel efficiënter dan traditionele facturatie. 'De potentiële besparingen zijn enorm.' E-factureren en e-procurement hebben een betrouwbare, veilige standaard nodig.

'Honderd procent digitaliseren begint bij het inventariseren waar de meeste mogelijkheden liggen. Pluk het laaghangend fruit', zegt Arjan Sloot, country manager van TIE Kinetix. 'Waar heb je de meeste pijn in het proces van het afhandelen van facturen? Daar stel je dan een goede digitaliseringsagenda voor op.'

Zeg maar dag tegen papier!u00a0Steeds meer bedrijven en overheden vragenu00a0hun leveranciers om elektronische facturen te sturen.u00a0Vaak wordt overstappen naar het sturen van e-facturen gezien als een opgave, mensen houden nou eenmaal niet van verandering. Dit moet juist gezien worden als een kans.

E-factureren laat op dit moment een wisselend beeld zien in Nederland. De een maakt er volop gebruik van, de ander voelt de noodzaak nog niet. Wel is het e-facturatienetwerk Peppol aan een opmars bezig. Bedrijven als PostNL, KPN en Rabobank kiezen hier nu voor, net als de Rijksoverheid, veel provincies, gemeenten en waterschappen hebben gedaan. Eind 2020 is bovendien de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) opgericht. Deze bewaakt de veiligheid en kwaliteit van de Peppol-infrastructuur. Geven deze ontwikkelingen e-factureren het beslissende duwtje?

Het is zonde om debiteurenbeheer alleen als een financieel proces te zien, want er valt veel meer informatie uit te halen over hoe bedrijfsprocessen beter kunnen. Dat stelt Wouter van den Bergh (foto), Manager Operations bij TKB. 'Daar kunnen cfo's en controllers dus ook volop gebruik van maken.'