Alles over ERP

ERP speelt een belangrijke rol binnen de gehele organisatie, maar het effect is zondermeer het sterkst merkbaar op de financiu00eble administratie. Op deze plek komt alles samen, in die zin dat daar de financiu00eble consequenties van alle handelingen van de hele organisatie geadministreerd en verwerkt worden. Daarom voegt een ERP-systeem vooral hier de meeste waarde toe. Of de inzet van een dergelijk systeem succesvol is, hangt af van vele factoren. Waar moeten organisaties bijvoorbeeld rekening mee houden om ervoor te zorgen dat ERP een besparing is en geen kostenpost? In dit artikel de voordelen en pijnpunten van ERP.

Het uitbesteden van het IT-beheer komt steeds vaker voor. Dat geldt niet alleen voor de helpdesk, maar ook voor het beheer en zelfs de ontwikkeling van ERP-systemen. Wanneer is uitbesteden zinvol? Waarop te letten en hoe verloopt het uitbestedingstraject? De auteurs gaan in op deze vragen en geven de nodige tips. Een korte case vertaalt de theorie naar de praktijk.

Workarounds, een door gebruikers bedachte oplossing wanneer een systeem niet aan hun wensen voldoet, zijn een bekend fenomeen. Hoe gaat u ermee om? Moet u ze gedogen of moet u ze verbieden? Of zijn er wellicht andere mogelijkheden? Lees hoe u workarounds zo kunt managen dat u op een relatief snelle en goedkope manier het gebruik van met name ERP-systemen optimaliseert.

Veel financiu00eble problemen worden niet veroorzaakt door een te lage rentabiliteit, maar door een slecht of in het geheel afwezig liquiditeitsbeheer. Zo komt het voor dat snel groeiende en op zich winstgevende bedrijven toch in financiu00eble problemen komen, omdat de kortetermijnschulden niet op tijd kunnen worden afgelost. Een volledige integratie van resultatenplanning en liquiditeitsbeheer is dan ook van groot belang. Advanced business intelligence gecombineerd met een ERP-systeem, kan hierbij behulpzaam zijn. Maar er is meer nodig: de controller moet ook uit zijn ivoren toren komen.

Enterprise resource planning (ERP), waarbij de gehele keten van input, productie en output en alle bedrijfsmiddelen integraal worden ondersteund, is in het bedrijfsleven al gemeengoed. Bij de rijksoverheid is het nog niet zover, maar de belangstelling voor ERP groeit, omdat het concept ERP kan bijdragen aan een efficiu00ebntere overheid. Interdepartementaal is besloten om voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering ERP in te voeren. Daarnaast geven de opkomst van batenlastendiensten (BLD), de invoering van VBTB (van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording) en het op stapel staande eigentijds begrotingsstelsel (EBS), eveneens een impuls tot resultaatgericht werken.

De rol van de controller verandert ingrijpend. Dit wordt met name veroorzaakt door een steeds hoger verwachtingspatroon van het management. Managers eisen ook andere informatie. Natuurlijk blijven de balans en verlies- en winstrekening essentieel. Maar dit zijn financiu00eble resultaten achteraf. De behoefte aan inzicht in de totstandkoming van de resultaten, ook de niet-financiu00eble, neemt sterk in belang toe. De informatie moet ook eerder beschikbaar zijn. Inzicht in logistieke processen, de inrichting van de ERP-applicatie en daarmee in de totstandkoming van de resultaten, wordt daardoor nog belangrijker.

Soms lijkt het selecteren van het geschikte softwarepakket op het zoeken naar een naald in een hooiberg. Een pragmatische aanpak kan veel tijd en geld besparen. In dit artikel aandacht voor ERP- en Best of Breed-oplossingen.

De administratieve verwerking van reis- en representatiekosten is in veel bedrijven nog altijd een arbeidsintensieve klus, waarmee vaak meerdere FTE's worden belast. Zeker als dit nog grotendeels handmatig geschiedt. De noodzakelijke controles op de autorisatieprocedures en de doelmatigheidschecks schieten er hierdoor soms zelfs bij in. Het automatiseren van het gehele verwerkingsproces (inclusief de controles) kan grote besparingen opleveren binnen een betrekkelijk kort tijdsbestek. Naast stand alone, gespecialiseerde toepassingen zijn ook binnen ERP-systemen expense control-modules beschikbaar.

ERP-pakketten kunnen veel, maar u00e9u00e9n ding niet: een proces op verschillende manieren automatiseren. Er moet dus voor de hele organisatie worden afgesproken hoe er gewerkt gaat worden. Terwijl het organisatiebreed afspreken van de werkwijze het vakgebied is van de administratieve organisatie. Het goed op elkaar afstemmen van beide aspecten staat in dit artikel centraal.