Zo zet je de digitale finance-transformatie in gang

Wie mee wil als cfo, moet de wereld van data kunnen doorgronden. 'Who owns the data, owns the processes.' IBM, het grootste informatietechnologiebedrijf ter wereld, organiseerde onlangs in Amsterdam een ontbijt speciaal voor cfo’s over finance transformatie. Beeldender dan dat kon een cfo van een groot bedrijf in het oosten van Nederland het niet zeggen. Vanuit dat adagium was hij daarom ook Chief Data Officer geworden. 'Niet omdat ik per se de controle wil hebben over die processen, maar omdat er vanuit finance zoveel kennis is om processen vorm te geven. Ook weten we als geen ander hoe een governance structuur voor data eruit moet zien, compleet met alle waarborgen voor zaken als compliance en privacy.' Daarmee zit die cfo aan het stuur van de digitale transformatie van zijn concern. Maar zo ver zijn lang niet alle cfo’s. Om aan het digitale kantoor van de toekomst te werken, moet de basis op orde zijn, constateerde Scott Layton, Global Leader Finance Transformation van IBM.

Ook een finance guy

Voor zijn huidige baan in consultancy, was Layton Directeur Interne Audits en financieel controller voor Azië-Pacific. 'Ik was dus ook een finance guy, net als jullie.' Hij ziet dat financiële afdelingen een shift hebben gemaakt naar hun klanten, de business. 'Business alignment om vervolgens de eindklant van het bedrijf een unieke ervaring te bieden, is key geworden.' Toch gingen de handen nog niet omhoog toen Scott vroeg wie Net Promoter Score (NPS) gebruikte om de ervaringen van de financiële afdeling op te vragen bij zijn klant, de business. Het digitale kantoor van 2030 doet dat wel en heeft als basis ERP. 'Dat is de bron, het datameer, waar we met proces specifieke oplossingen data uit ophalen. Die proces specifieke oplossingen zijn dan ook nog eens vaak gespecialiseerd in een bepaalde industrie.'

In de weerstand

De aanwezige cfo’s en finance directors gaven aan met diverse uitdagingen rondom data te maken te hebben. 'Hoe krijg je mensen op een intuïtieve manier aan het werk, terwijl je nog diverse legacy-systemen in je organisatie hebt?' Even later: 'Bij implementaties ontstaat vaak nog niet eens weerstand tegen de technologie, maar gaat het veel meer over processen en de cultuur.' Een ander: 'Waarbij ook de angst speelt dat je als gevolg van de technologie je baan kwijtraakt. Maar dat gebeurt juist niet als medewerkers zich verdiepen in de technologie en daarmee leren omgaan.' Daarmee is een slag maken in finance ook een kwestie van technologische vaardigheden aanleren bij financiële medewerkers. 'Omarm technologie. Duw het niet van je af.' Dat moet niet alleen op de finance werkvloer gebeuren, maar ook bij het management. 'Wij kennen ouder management en daarmee is er ook een strijd gaande om de wil om processen anders aan te pakken.' Volgens Layton is het een kwestie van tijd dat transactionele finance processen volledig verdwijnen uit organisaties. 'Zeker als je een ERP-systeem hebt en, zoals wij hebben gedaan, wereldwijd standaarden hebt afgesproken voor data.' Hij liet een app zien waarmee de global cfo via zijn smartphone in no time de omzetten maar ook de uitstaande projecten en projecten in de pijplijn tevoorschijn kan toveren. 'Die cfo heeft weliswaar een andere dwarsdoorsnede, maar hij maakt wel van dezelfde data gebruik als bijvoorbeeld een data-analist in zijn finance team. Daardoor kan er nooit discussie over de waarheid bestaan. Er is simpelweg slechts één versie.' Maar om die flexibiliteit te creëren, is het op orde hebben van de basis hard nodig. Die basis is in veel gevallen het ERP-pakket. 'Dat is de kern, met diverse platforms eromheen die data uit de bron betrekken om er slimme dingen mee te doen.'

Het finance proces zelf vormgeven

IBM liet ook zien wat voor soort slimme dingen dat dan kunnen zijn. Denk aan het robotisch matchen van een factuur met een betaling, waarna de klant eventueel automatisch een bericht krijgt of hij wel of niet heeft betaald. Opzien baarde ook de proces mining tool van Celonis waarmee de cfo eenvoudig kan zien hoeveel tijd hij aan bepaalde processen besteedt. Layton: 'Waarmee je dus kunt inzoomen op processen die lang duren als gevolg van afspraken met leveranciers. Dan kun je op basis van die analyse om tafel met leveranciers.' IBM verwacht een toekomst waarbij financials zelf op basis van voorgeprogrammeerde blokken het finance proces, met al zijn goedkeuringsfacetten en budgethouders, vorm kunnen geven en kunnen automatiseren.

Is de zekerheid hoog genoeg?

Het innovatiebedrijf liet in een demonstratie zelfs zien hoe dat nu al kan. 'Mist een factuur een belastingnummer, dan kan de robot op zoek gaan naar voorgaande soortgelijke facturen om de data van de factuur te verrijken. Hij doet zo suggesties naar de gebruiker van het systeem toe. Klopt het wat ik heb voorgesteld? Op basis van machinelearning verkrijg je zo een steeds hogere zekerheid. Is de zekerheid hoog genoeg, dan kun je het proces volledig automatiseren.' Zo robotiseert IBM het aanmaken van journaalposten in hoge mate. Layton: 'Het is vervolgens wel zaak de werking van de robot in de gaten te houden. Dat is dan ook het werk van financials en auditors.'

Concreter dan ooit

Daarmee maakte IBM de toepassing van machinelearning en robotisering in de finance functie concreter dan ooit. Michael Kerlin, Associate Partner IBM Services: 'Dit soort innovaties implementeer je niet ineens in je bedrijf. Nee, integendeel. Grote IT-projecten behoren tot het verleden. In een modus van continu verbeteren, pak je één van de problemen bij de kop en ga je daarmee aan de slag door in kleine sessies telkens agile stapjes te zetten. Bijvoorbeeld in het digitaliseren van het facturatieproces. In kleine projecten kom je al snel met een Minimal Viable Product (MVP) en die laat je aan gebruikers zien. Daar krijg je reactie op. Die verwerk je en dan pas schaal je verder op.'

Taken en opdrachten inschieten

De agile manier van werken, met korte sprints en tussenevaluaties, is de basis voor de verdere ontwikkeling van IBM als organisatie. Danielle Schmidt, cfo IBM Nederland, vertelde over de nieuwe manier van werken waarbij taken en opdrachten worden ingeschoten in een systeem. En waarbij leden van een team (een zogeheten squad) de vraag naar eigen inzicht kunnen oppakken. 'Daarmee kunnen we in de toekomst, bijvoorbeeld bij ziekte, makkelijker elkaars taken overpakken en worden finance medewerkers breder inzetbaar. Ook zie je dat medewerkers het prettig vinden om autonoom een beslissing te nemen over met welke taken ze aan de slag gaan. Die liggen nu nog vaak dichtbij hun expertise en ervaring.'

Tachtig procent van de tijd bezig met analyse

Op basis van predictive analytics is IBM in staat om met hoge accuratesse te voorspellen waar de resultaten op uit zullen komen. Die voorspelling doet IBM op basis van ingevoerde cijfers van omzetten, onderhandse projecten en projecten in de pijplijn. Layton: 'Tegenwoordig spenderen we tachtig procent aan analyses voor de business en twintig procent aan transactionele processen. Daar waar we voorheen in maar liefst zestig tot tachtig procent van de gevallen met dataverzameling bezig waren. Dat getal gaat van twintig naar nul. Daar geloof ik heilig in.'

Finance will become obsolete

Een verbaasde finance director: 'Finance will become obsolete.' Layton beaamde dat alleen voor wat betreft de traditionele finance functie. 'Niet voor het deel, dat echt op basis van de data, businesspartner is. Alhoewel ik me best een toekomst kan voorstellen waarbij de finance afdeling zodanig verandert, dat we deze niet meer herkennen zoals vandaag de dag omdat finance ook voor een deel opgenomen wordt in de business als één van de competenties die managers moeten hebben.' Dan wel ondersteund door IT. 'Want dashboards maken, die vervolgens door niemand worden gelezen, is zonde van de tijd. Pas wanneer de cfo en ceo zelf dwarsdoorsneden gaan maken, niet voorzien van een vooringenomen verhaal van een manager, wordt het spannend. De ceo en cfo zullen de manager anders uitdagen.' Dit artikel is gesponsord door IBM.