'Finance speelt cruciale rol bij opstellen alternatieve scenario's'

De coronacrisis legt de nadruk op het combineren van financiële en operationele data. Om zo snel te kunnen inspringen op steeds veranderde omstandigheden. Roel Haverland, managing director bij CCH Tagetik Benelux: ‘Daarbij spelen financials een cruciale rol.’ Cash is king, zeker de afgelopen periode. Haverland: ‘Hoe zorg je ervoor dat de cashflow op orde is? Dat was één van de eerste vragen die in maart op tafel kwamen. Voor ondernemingen is het belangrijk dat ze in een situatie zoals de coronacrisis snel kunnen aangeven hoe de situatie is, ook in verband met lopende bankconvenanten. Als je dan snel kunt laten zien hoe je ervoor staat, weten ze dat je in control bent. Dat maakt het gesprek met een financiële instelling vele malen makkelijker.’ Door de coronacrisis is bij veel ondernemingen de rol van finance als business partner versterkt, merkt Haverland. ‘De betrokkenheid van finance in de day-to-day business is vergroot. En finance is vaak ook de hoeder van de kwaliteit van data. Tijdens de coronacrisis zie je dat beide elementen bij elkaar moeten komen.’ Tip! Lees ook: Data-analyse verschaft cfo stoel aan tafel bij de business

Snel alternatieve scenario’s maken

Juist tijdens de coronacrisis is de behoefte aan een koppeling tussen operationele en financiële data groot. Dat is onder andere mogelijk is met een corporate performance managementsysteem (CPM). Haverland: ‘We hebben samen met een professor, verbonden aan de universiteit van Brussel, een onderzoek gedaan naar de gevolgen van de coronacrisis. Daaruit blijkt dat organisaties die één geïntegreerd systeem hebben, zich sneller en beter aanpassen aan de nieuwe situatie dan organisaties die nog geen systeem hebben. Zij registreren en berekenen bijvoorbeeld alles in Excel of gebruiken een silo applicatie.’ ‘In maart kon het bepaalde budget als het ware in de prullenbak en moest je opnieuw beginnen. Het gaat er dan om dat je snel tot alternatieve scenario’s kunt komen op basis van betrouwbare gegevens. Dat was de afgelopen maanden voor veel bedrijven continu het geval. Open, dicht, weer open en weer dicht. Wie continu de laatste stand van zaken uit zijn financiële en operationele cijfers kan halen, kan resources omleiden naar daar waar er nog wel een businesscase is of het ertoe doet.’

Tot de juiste beslissingen komen

Daar kan de organisatie met zijn capaciteit, maar ook met zijn investeringen zich dan op focussen. Haverland: ‘Dat kan dus een businessline zijn die nog wel heel goede cijfers laat zien. Maar ook een nieuwe, veelal digitale, businesscase die je nog van scratch af aan op moet bouwen. Met een geïntegreerd systeem kom je makkelijker tot de juiste beslissingsinformatie om conclusies te trekken.’ Haverland geeft ook een voorbeeld uit zijn eigen praktijk. ‘Omdat onze organisatie al vrijwel geheel is gedigitaliseerd, waren we snel up and running tijdens de eerste weken van de coronacrisis. We hebben ook bepaalde zaken moeten aanpassen. De trainingen die we geven voor het gebruik van onze software moesten we bijvoorbeeld omschakelen van klassikaal naar online.’ ‘Echter, de nieuwe situatie heeft ook nieuwe producten voorgebracht, zoals apps voor cashflow planning, workforce planning, risk planning en CapEx planning. Deze worden nu volop door onze klanten gebruikt. Daarmee zijn we ingesprongen op de nieuwe situatie. Klanten kunnen de apps gebruiken zoals ze zijn of deze als accelerator gebruiken voor het samenstellen van een eigen applicatie.’

Snelle en gedegen beslissingen nemen

‘Een ander product dat onze klanten tijdens deze crisis optimaal ondersteunt, is SmartInsight. Daarmee kunnen analisten van onze klanten eenvoudig zelf rapportages ontwikkelen uit de beschikbare gegevens. Hiermee maken we data driven-analyses en -beslissingen zo laagdrempelig mogelijk. Dat naast de standaard maand-, kwartaal- en jaarmanagementinformatierapportages.’ Een aantal jaren geleden voegde CCH Tagetik een Analytic Information Hub toe aan zijn CPM-platform. ‘Dat is een analytische laag die ervoor zorgt dat je de data op detailniveau aan elkaar kunt koppelen. Bijvoorbeeld de planning van het personeel aan je financiële data. Zo kun je zien hoeveel je flexibele arbeidskrachten kosten of dat je capaciteit te weinig hebt om je omzetdoelen te halen.’ ‘Ook zijn voorspellende forecasts mogelijk. Als je zelf al een forecast hebt gemaakt, kan het systeem vanuit de koppeling tussen het CPM- en het CRM-systeem, er een data gegenereerde forecast tegenover zetten. Zodat je daar je eigen inzicht aan kunt spiegelen en jezelf kan uitdagen.’

Informatievoorziening op orde

Een andere productinnovatie van CCH Tagetik is Account Reconciliatie. Haverland: ‘Onze nieuwe module geeft je zekerheid of de informatie die je bij elkaar hebt gebracht, gebruikt en publiceert ook op elkaar aansluit. Dat helpt organisaties, zeker diegenen die veel entiteiten kennen, bij de bewijsvoering naar hun accountant en toezichthouders toe. Het laat zien dat je je informatievoorziening op orde hebt. Dat bankstanden bijvoorbeeld aansluiten op journaalposten of uitstaande posten. Dit proces automatiseren scheelt heel veel handmatig werk en kan tot serieuze kostenbesparingen leiden.’

Cruciale rol

Tot slot komt Haverland terug op de cruciale rol van financials tijdens deze coronacrisis. ‘In cashmanagement, in het helpen bedenken van alternatieve scenario’s, maar ook in het bewaken van de datakwaliteit is de rol van finance evident. Dat laatste is ook belangrijk, anders trek je conclusies op basis van data die niet de juiste kenmerken heeft. Op drijfzand dus. Ik zie op al deze vlakken dat financials een cruciale rol spelen en dat hun belang toeneemt. Als je wilt weten wat er gebeurt in het bedrijf, dan bel je finance. Het is goed dat die betrokkenheid en invloed is toegenomen.’ Dit artikel is gesponsord door CCH Tagetik