Ook de komende tijd zal het voor bedrijven een uitdaging zijn om financieel veerkrachtig te blijven. De economische onzekerheid is namelijk nog lang niet op z’n eind. En waar de overheid voorgaande jaren steunmaatregelen bood, bijvoorbeeld tijdens de coronaperiode, wordt verwacht dat het nieuwe kabinet minder genereus voor het Nederlandse bedrijfsleven zal zijn. Daardoor zullen bedrijven zelf meer maatregelen moeten nemen om financieel gezond te blijven. Voor finance professionals zal de focus in het nieuwe jaar dan ook liggen op het krijgen én behouden van een goede cashflow. Hiervoor is een strak debiteurenbeleid essentieel. Maar wat zijn de vier belangrijkste aandachtspunten voor effectief debiteurenbeheer in 2024? Ik vertel het in deze blog.
1. Inzicht in het debiteurenproces
Voor succesvol debiteurenbeleid is het allereerst belangrijk dat je goed inzicht hebt in het huidige debiteurenproces en onderzoekt of je hier verbeteringen in kunt aanbrengen. Veel bedrijven hebben momenteel hun debiteurenbeheer geïmplementeerd in een boekhoudprogramma en dat is een goede stap. We zien echter vaak dat het debiteurenproces helemaal geautomatiseerd is. Klanten ontvangen brieven of mails op afgesproken tijden met een genoemde betalingstermijn. Hierdoor weten klanten precies wanneer ze écht moeten betalen. Bovendien verlopen de termijnen vaak zonder dat er actie op volgt. Aankomend jaar moeten bedrijven dit proces dus nauwlettender in de gaten houden, zodat je meer grip krijgt op de betaalsituatie. Het automatiseren van je debiteurenbeheer kan daarbij helpend zijn, zodat je duidelijk overzicht hebt, maar vaar niet volledig op de automatische piloot.
2. Van een persoonlijk gesprek tot een klantbezoek
Het tweede aandachtspunt voor een strak debiteurenbeleid is een persoonlijke aanpak. Dit kan namelijk echt het verschil maken tussen facturen die wel of niet betaald worden. Hier hoort ook een proactieve houding bij. In sommige gevallen, met name bij hogere vorderingen, kan het dan ook raadzaam zijn om in een zo’n vroeg mogelijk stadium persoonlijk contact op te nemen met de klant om te achterhalen waar het betalingsprobleem vandaan komt. Zo kan je, na het versturen van een aanmaning, een aantal dagen later al even polsen of de brief goed ontvangen is en of de klant verwacht aan de betalingstermijn te kunnen voldoen.
Naast persoonlijk contact via de telefoon heeft ook een klantbezoek een toegevoegde waarde. Met zo’n bezoek kun je onderzoeken hoe het gaat met de klant en welke problemen ervoor zorgen dat een factuur niet betaald wordt. In het ergste geval kom je er tijdens zo’n bezoek achter dat een pand al vier weken leeg staat en jouw brieven zich bij honderden andere gevoegd hebben. Je kunt dan direct gespecialiseerde hulp inroepen in plaats van vergeefs brieven te blijven sturen.
3. Aandacht voor belvaardigheden
Het persoonlijk aanspreken van niet-betalende klanten is natuurlijk niet voor elk bedrijf een gemakkelijke taak. Vooral zzp’ers of mkb-bedrijven vinden dit lastig, omdat zij vaak een beperkt aantal klanten hebben, waarbij ze de persoonlijke relatie belangrijk vinden en deze niet willen beschadigen. Maar ook in grotere bedrijven kan het voor medewerkers soms lastig zijn om klanten direct aan te spreken. Gesprekken met niet-betalende klanten vereisen dan ook speciale vaardigheden. Medewerkers moeten bijvoorbeeld vriendelijk blijven, maar wel assertief genoeg zijn om duidelijke afspraken te kunnen maken zodat de klant toch betaalt of meewerkt naar een oplossing. In het nieuwe jaar is aandacht voor deze vaardigheden dan ook essentieel. Je kunt zelf medewerkers trainen zodat zij klaargestoomd zijn voor moeilijke gesprekken, maar je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om het uit handen te geven aan een partij die daar veel ervaring mee heeft.
4. Een goede voorbereiding is het halve werk
Uiteindelijk is voorkomen natuurlijk altijd beter dan genezen. Daarom wil ik bedrijven aanraden om in 2024 de kredietwaardigheid van klanten actief te controleren om onbetaalde facturen te voorkomen. Hiermee kan je, voordat je met een klant in zee gaat, zien hoe groot de kans is dat ze jou betalen én blijven betalen.
Heb je al klanten met betaalachterstanden? Dan moet je je ook voorbereiden op het reageren op disputen. Klanten kunnen namelijk allerlei verweren voeren voor waarom zij niet betalen. Zo kunnen zij bijvoorbeeld claimen dat de dienst niet goed uitgevoerd is of een product niet functioneert. Het is dan de kunst om zo snel en degelijk mogelijk te reageren op deze verweren. Zo kun je tot een oplossing komen, door bijvoorbeeld een product te vervangen, waardoor de klant alsnog verplicht is om te betalen.
De glazen bol
Welke obstakels er in 2024 op het pad van bedrijven komen, is natuurlijk niet volledig te voorspellen. Toch kan je financiële zorgen de baas blijven door aankomend jaar een strak debiteurenbeleid te voeren. Bereid je goed voor, neem tijdig contact op met de klant die niet betaalt, benader hen persoonlijk en ga gezamenlijk op zoek naar een oplossing. Zodat jij je geld op tijd binnenkrijgt én de relatie met de klant goed blijft.
