De toekomst samengevat: standaardisatie en automatisering

Gebrek aan standaardisatie is hu00e9t grote probleem binnen de financiu00eble sector in Nederland. Iedereen gebruikt zijn eigen rekeningschema, stelt een jaarrekening op zijn eigen manier op en gebruikt een eigen factuurlay-out. Zeer inefficiu00ebnt u00e9n een grote kostenpost, omdat we in Nederland met z'n allen heel veel informatie willen en moeten uitwisselen.

Gebrek aan standaardisatie is hét grote probleem binnen de financiële sector in Nederland. Iedereen gebruikt zijn eigen rekeningschema, stelt een jaarrekening op zijn eigen manier op en gebruikt een eigen factuurlay-out. Zeer inefficiënt én een grote kostenpost, omdat we in Nederland met z’n allen heel veel informatie willen en moeten uitwisselen. Het gebrek aan standaardisatie noodzaakt organisaties om bijvoorbeeld scanoplossingen in te zetten en leidt tot een trage invoering van bijvoorbeeld RGS (Referentie Grootboek- Schema) en SBR/XBRL (zie verderop in dit artikel). Martijn van den Berg, product marketingmanager bij Visma Software: “Wij willen ons hard maken voor standaardisatie, maar dat kunnen we niet alleen. Daar hebben we de medewerking van de overheid, ondernemers (en hun accountants) en onze branchegenoten voor nodig, de wil van (onze) klanten én natuurlijk ook van u, de financiële professional. Uitdaging: het doorbreken van oude gewoonten en kip-ei-situaties. Wij leveren voor onze klanten de mogelijkheden om een stap te maken, bijvoorbeeld door echt elektronisch te gaan factureren. Het is aan de klanten, maar ook aan de rest van Nederland om die stap te zetten.”

Standaardisatie

Scandinavische organisaties lopen op sommige punten voor op Nederlandse als het gaat om digitalisering en automatisering, denk bijvoorbeeld aan het eerder genoemde elektronisch uitwisselen van facturen. Van den Berg: 'In Scandinavië is Visma marktleider en omdat wij deel uitmaken van deze internationale omgeving zien wij ook waar heel ondernemend Nederland naartoe zal (moeten) gaan op IT-vlak. En een van de belangrijkste richtingen is, u raadt het al: standaardisatie!' 'Onze internationale ervaring en expertise passen wij toe in Nederland om ook hier financiële processen optimaal te automatiseren via onze state-of-the-art cloudsoftware om daarmee de concurrentiepositie van onze klanten te verbeteren. ‘Stay one step ahead’, dat is waar we onze klanten mee willen helpen.'

Cloud kan standaardisatie versnellen

De meeste bedrijven verkiezen een standaardoplossing boven een maatwerkoplossing, mits de standaardoplossing natuurlijk de bedrijfsbehoeften kan vervullen. Cloudoplossingen zijn ook vaak standaardoplossingen die steeds vaker complete processen kunnen ondersteunen. Daarnaast bieden cloudoplossingen nog meer voordelen, zie het kader ‘Cloud en SaaS’. Ook wordt het steeds gebruikelijker om verschillende cloudoplossingen met elkaar te integreren. 'Zo bieden wij met Visma.net een flexibele standaard erp-oplossing in de cloud, waar andere oplossingen eenvoudig mee te koppelen zijn. Omdat het gemakkelijk kunnen aanschakelen van systemen in de cloud steeds belangrijker wordt, wordt ook standaardisatie een belangrijker thema. Standaardisatie maakt tenslotte het uitwisselen van informatie tussen systemen, net als tussen organisaties, een stuk efficiënter', legt Van den Berg uit.

Cloud en de mate van digitalisering

'Verregaande automatisering van bedrijfsprocessen levert u tijdsbesparing op, zorgt voor kostenreductie, vergroot de nauwkeurigheid, biedt meer actueel inzicht en helpt u als financiële professional om sneller bij te kunnen sturen en de juiste adviezen te kunnen geven. Uit de Visma Digitaliseringsindex 2018 (uitgevoerd door Kantar-TNS in opdracht van Visma Software) blijkt dat het percentage gedigitaliseerde bedrijfsprocessen bij een organisatie hoger wordt naarmate men meer gebruik maakt van cloudoplossingen. Gebruikmaken van (in Nederland) relatief nieuwe standaardisatiemogelijkheden kan u de volgende winst opleveren. Denk bijvoorbeeld alleen al aan het toepassen van e-facturatie.'

De voordelen van standaardisatie

'Standaardisatie levert u tijdsbesparing op, zorgt voor kostenreductie en vergroot de betrouwbaarheid en veiligheid van informatie', zegt Van den Berg. Door bijvoorbeeld de standaard voor e-facturatie (Simplerinvoicing) te hanteren worden organisaties niet meer genoodzaakt om scanoplossingen in te zetten en/of om handmatig factuurgegevens over te typen en wordt de betrouwbaarheid en veiligheid van factuurgegevens flink verhoogd. Het Referentie GrootboekSchema (RGS) maakt uitwisselen van informatie een stuk eenvoudiger. En denk ook aan bijvoorbeeld de invoering van SBR/XBRL. Standard Business Reporting (SBR) vereenvoudigt de wijze waarop financiële rapportages voor banken, toezichthouders en overheid gemaakt en verstuurd worden (XBRL is een internationale ‘standaardtaal’ die voor SBR gebruikt wordt). Financiële gegevens kunnen dus op eenduidige wijze, veilig en gestandaardiseerd worden uitgewisseld tussen ondernemers, overheid, banken en intermediairs.

‘Stay one step ahead’

Voor een nadere indicatie waar het mkb en de grootzakelijke markt nu staan op het vlak van digitalisering en wat de trends zijn, kunt u de gratis Visma Digitaliseringsindex 2018 downloaden via vismasoftware.nl/digitaliseringsindex. Van den Berg: “Wij roepen u op om te kijken welke stappen u binnen uw eigen organisatie kunt zetten om uw financiële processen te optimaliseren door verregaande automatisering (in de cloud) en het toepassen van de huidige standaardisatiemogelijkheden.” Meer informatie over de cloudoplossingen vindt u op www.visma.net/nl. Als u met ons verder van gedachten wilt wisselen over de stappen die u kunt zetten op het vlak van standaardisatie en automatisering kunt u altijd contact met ons opnemen via contact@visma.com. Meer lezen over digitalisering binnen ondernemend Nederland? Download de gratis Visma Digitaliseringsindex 2018 via vismasoftware.nl/digitaliseringsindex.

Cloud en SaaS (Software as a Service): de voordelen

Financiële voordelen van clouddiensten (SaaS) zijn onder meer:

• Geen hoge aanschafkosten • Meer voorspelbare kosten en minder kosten (en kopzorgen) met betrekking tot de beveiliging van systemen, applicatiebeheer en hardwareaanschaf

Voordelen van clouddiensten zijn onder meer ook:

• Dat softwareupdates automatisch worden doorgevoerd (geen aparte updatekosten meer en altijd beschikken over de meest actuele versie) • Dat men overal en altijd (en via verschillende devices) de beschikking heeft over de applicatie met actuele gegevens. Om met een cloudoplossing te kunnen werken heeft men slechts internet en een browser nodig! Wij raden bedrijven aan om te controleren of aan onder meer bovengenoemde zaken is voldaan. Als dit niet het geval is dan is er geen sprake van een 100% cloudoplossing.

Over Visma Software

Visma Software biedt bedrijven complete (cloud)oplossingen voor boekhouding, groothandels- en projectadministratie, urenregistratie, accountancy, hrm en salarisverwerking, crm en ledenadministratie. In Nederland werken meer dan 40.000 organisaties in het mkb, de grootzakelijke en semipublieke sector met software van Visma. Het productportfolio bevat onder meer AccountView, Visma. net, Visma eAccounting, Visma Severa, Visma Teleboekhouden, Mamut One en Davilex. Visma Software BV is een dochteronderneming van het Noorse Visma AS, marktleider in Scandinavië en behorend tot de top-10 van Europese businesssoftwarehuizen. Meer informatie: www.visma.net/nl Dit artikel is gesponsord door Visma.

E-facturatie wordt stilaan de standaard

E-facturatie komt als wettelijke verplichting steeds dichterbij. Onder invloed van de richtlijn ViDA voeren Europese landen stap voor stap e-facturatie in en verlangen ook steeds meer organisaties het van hun leveranciers. Hoog tijd dus om ermee aan de slag te gaan en vooral ook de pluspunten ervan te ervaren.

De voordelen van een optimaal facturatieproces

Een fout in een ontvangen factuur. Kan zomaar gebeuren. Een leverancier die niet op tijd of een onjuiste factuur stuurt. Niet ondenkbaar. Veel tijd kwijt aan het controleren en verwerken van ontvangen facturen. Het is aan de orde van de dag. Weinig controle over het financieel-administratieve proces. Het komt zeker voor.nHet zijn voorbeelden waar u als bedrijf tegenaan kunt lopen. Maar dat hoeft niet meer. Met self-billing, ook wel reverse billing of reversed billing, houdt u00fa controle over het facturatieproces. Self-billing draait het facturatieproces om: niet de leverancier, maar u00fa als opdrachtgever verzorgt de factuur uit naam van de leverancier.

'Veel meer grip op hele inkoopketen met PEPPOL'

Nederland kan niet achterblijven bij de groei van e-facturatie die momenteel in Europa plaatsvindt. Bovendien bepaalt een Europese richtlijn (2014/55/EU) dat eind 2018 alle aanbestedende overheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen. Het wordt dus de hoogste tijd dat ons land 'aan de PEPPOL' gaat: de nieuwe standaard in elektronisch berichtenverkeer. Ook een must overigens voor ondernemingen die geen zakendoen met de overheid. 'PEPPOL geeft veel meer grip op je hele inkoopketen. Het brengt nieuwe mogelijkheden in procesoptimalisatie en supply chain financing. Daarom hebben wij deze innovatieve technische standaard nu al geu00efntegreerd in onze bedrijfssoftware,' aldus Jan Willem ter Steege, Directeur van Easy Systems.

ISPnext: 'Actuele leveranciersdata essentieel door toenemende...

Binnen organisaties ontstaat steeds meer behoefte aan transparantie over de supply chain. Is het niet vanuit intrinsieke motivatie dan toch zeker daartoe aangezet door toezichthouders en overheden. Maar welke data heb je allemaal nodig van je leveranciers en hoe breng je die informatie overzichtelijk bij elkaar? ISPnext heeft een stappenplan opgesteld.

Van traditionele boekhouder naar strategische partner

De rol van de finance professional verandert. Een goede zaak voor zowel de professionals zelf als voor organisaties. Louis Brosky en Marcel van den Noord, respectievelijk finance manager en manager marketing en sales bij TKB, vertellen waarom deze ontwikkeling nieuwe kansen biedt in een datagedreven wereld.

Invoering e-facturatie vereist centrale aanpak

Het verplicht aanleveren en kunnen verwerken van elektronische facturen: er valt voor bedrijven nauwelijks meer aan te ontkomen. De praktijk laat zien dat dit een complex proces is. Toch heeft het onderwerp op menig Finance-afdeling nog niet de hoogste prioriteit. Ten onrechte, ook al omdat e-facturatie de opmaat kan zijn naar optimalisatie van de gehele supply chain.

Stijgende adviesrol financieel professionals bij bankvrije...

Uit de CBS Financieringsmonitor 2023 blijkt dat het mkb naast banken steeds vaker vertrouwt op accountants en financieel adviseurs voor financieringsadvies. Ook kiezen bedrijven vaker voor bankvrije financiering. Voor financieel professionals is het dan ook belangrijk om, naast te controleren, actief te adviseren. Rutger van der Starre, COO van Svea Finans, en Arnold Nonnekes, partnermanager, lichten toe: "Als sparringpartner ondersteun je het mkb bij financiële besluitvorming en groei. Bij liquiditeitsproblemen kan factoring een oplossing zijn om de cashflow te versnellen."

Webinar Payhawk: zo maak je scope 3-emissies inzichtelijk

De CSRD-richtlijn verplicht organisaties om vanaf 2024 te rapporteren over hun impact op mens en milieu. Voor het verzamelen van data over scope 1 en 2 waren al langer richtlijnen, maar de schoen begint te wringen bij scope 3. Dat gaat over de data uit de gehele waardeketen. Hoe verzamel je die data? Die vraag wordt beantwoord tijdens een webinar van Payhawk op 10 juli.

'Door workflows te automatiseren wordt de financiële functie...

Workflows zijn voor organisaties van groot belang om grip te houden op alle uitgaven. Echter, niet zelden zorgen die workflows voor ergernis. Een nieuwe release van Payhawk maakt hier een einde aan. 'Met onze release zijn organisaties in staat om interne goedkeuringsworkflows één op één over te nemen in Payhawk en daardoor wordt het proces van het goedkeuren van uitgaven aanzienlijk vergemakkelijkt', legt commercieel directeur Chris van Dongen uit.