De robot neemt het saaie werk over

Een onzichtbare robot die ‘onder water’ het saaie, repetitieve werk overneemt van financiële professionals. Zonder moe te worden, zonder vakantie te nemen en zonder fouten te maken, schetst Jan Willem ter Steege, directeur van Easy Systems, leverancier van workflow-oplossingen.  Dat is geen futuristisch uitstapje, zegt Ter Steege. Eigenlijk gebeurt het al nu een groeiend aantal ondernemingen kiest voor e-facturatie (‘e-invoicing’). Robotic Process Automation (RPA) zal de komende jaren de praktijk van financiële afdelingen ingrijpend veranderen, voorziet hij. De bulk aan handmatig administratief werk vermindert sterk. Het ouderwets ‘inkloppen’, versturen en controleren van facturen zal naar zijn idee gaandeweg uitsterven, terwijl het belang van de factuur als informatiebron juist toeneemt.

Robotic Invoicing

Easy Systems ontwikkelde ‘Robotic Invoicing’, software voor het geautomatiseerd verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Het versturen verloopt via een beveiligd Europees netwerk, ‘PEPPOL’ geheten (een afkorting van Pan European Public Procurement Online). Via zogeheten ‘Access Points’ sturen participanten versleutelde berichten naar elkaar in een gestandaardiseerd formaat. Anders dan Easy Systems kunnen nog maar weinig aanbieders zowel elektronische inkoop- als verkoopfacturen voor hun rekening nemen.

Automatisch synchroniseren

Software-robots zullen het volgens Ter Steege doodsimpel maken om te schakelen tussen verschillende systemen, waarna overal in het systeem de informatie gesynchroniseerd wordt. Ook dat scheelt weer veel eentonige controlewerkzaamheden op de boekhoudafdeling. RPA-oplossingen zijn een uitkomst voor bedrijven die werken met een lastig te koppelen ERP-systeem. ‘De robot zet de factuurinformatie over naar het systeem zonder dat daar een technische interface voor gemaakt hoeft te worden.’ Voorwaarde is wel dat de informatie gestandaardiseerd wordt aangeleverd en binnengehaald. Een voorbeeld: een onderneming krijgt een factuur binnen, waarna in het goederenontvangst-systeem gecontroleerd moet worden of de bestelde waren inderdaad zijn geleverd. Aan facturen wordt automatisch een kostensoort en -plaats gehangen, waarna ze op de juiste post worden geboekt. Aan de verkoopkant komen er door toedoen van robots ook allerlei mogelijkheden bij. Zo kan meteen de kredietwaardigheid van een klant getoetst worden. Of, als het bedrijf een omzetverzekering heeft, de limieten waaraan het zich moet houden bij klanten. Het tijdverslindende koppelen van grootboekrekeningen aan regels van geïmporteerde bankafschriften wordt verleden tijd. Op basis van historische informatie selecteert de software de juiste grootboekrekening.

Factuur als informatiebron

De geschetste ontwikkelingen maken volgens Ter Steege dat facturen een prominentere rol krijgen als informatiebron binnen administraties dan als puur ‘betaalverzoek’. Op basis van opgehaalde informatie en ingebouwde logica kunnen ze een status veranderen, berekeningen maken en andere processen in gang zetten. Hij somt een aantal concrete voorbeelden op: ‘Zodra een factuur is ontvangen of verstuurd, vinden er allerlei controles plaats op de data in dat elektronische document. Bijvoorbeeld of de adresgegevens nog kloppen en of de ontvanger de juiste is. De factuur kan worden ingezet om data binnen de administratie bij te werken, waardoor de informatie over inkoop- en verkooptransacties nauwkeuriger wordt. Stel: een leverancier verhuist. Het kost veel bedrijven moeite dat soort mutaties bij te houden.' 'In e-facturatie beschik je altijd over het actuele adres, omdat daar immers al een check overheen is gegaan in het PEPPOL-netwerk. De factuur bevat de correcte tenaamstelling, het goede IBAN-nummer, het juiste KvK-nummer en het Europese btw-nummer. Een ander voorbeeld is de artikelinformatie op de factuur. Deze kan gebuikt worden om het eigen inventarissysteem bij te werken. Zo zorgen e-invoices ervoor dat er veel meer gevalideerde informatiebronnen beschikbaar komen van buiten het bedrijf.’ Ter Steege heeft grote verwachtingen van Machine Learning en Artificial Intelligence, maar wel met een voorbehoud: ‘Het welslagen is sterk afhankelijk van de kwaliteit en integriteit van de data. Efacturatie zal die kwaliteit verhogen.’

Niet brodeloos

In de kramp schieten, is volgens hem niet nodig voor medewerkers op financiële afdelingen, die hun werk zo zien verdampen. Naar zijn idee is het sterk de vraag of software-robots hele beroepsgroepen brodeloos maken. ‘Met het verdwijnen van alle repetitieve en vaak geestdodende taken kunnen mensen zich concentreren op wat voor ondernemingen echt telt: waarde toevoegen voor hun klanten.’ Zo krijgt de financiële afdeling volgens hem meer gereedschappen om op realtime basis bij te sturen en wint het werk aan inhoud. ‘Op het moment dat medewerkers bepaalde trends kunnen voorspellen, worden hun inzichten veel interessanter voor de productieafdeling, marketing en sales. De financiële afdeling weet precies welke data relevant zijn en welke informatie eruit te destilleren is. De medewerkers houden zich in toenemende mate bezig met analyses en worden een serieuze gesprekspartner voor de business als geheel.’

Over Easy Systems

Easy Systems ontwikkelt ERP-onafhankelijke software voor het optimaliseren van uw purchase to pay proces. Met onze intuïtieve en slimme software helpen wij organisaties om kostenvoordelen te behalen. Wij ontwikkelen, implementeren en onderhouden een breed scala aan oplossingen op het gebied van factuurverwerking, contractmanagement, inkoopmanagement, declaratiemanagement en e-facturatie. Dit artikel is gesponsord door Easy Systems.