De eerste Nederlandse Digitaliseringsindex is gebaseerd op een onderzoek uitgevoerd door Kantar TNS in opdracht van Visma Software onder meer dan 200 Nederlandse bedrijven naar de mate waarin zij hun bedrijfsprocessen hebben gedigitaliseerd. Ict-expert Ben van der Burg schreef het voorwoord bij het rapport. Hij merkt op dat veel traditionele bedrijven nog niet begrijpen hoe belangrijk technologie voor hun bedrijf is.
Uit het rapport blijkt dat in het Nederlandse bedrijfsleven de helft van de bedrijfsprocessen is gedigitaliseerd, in totaal 54%. In grote bedrijven verlopen meer processen digitaal (62%) dan in het mkb (52%). Kijken we specifiek naar de digitalisering van factuurprocessen (breder dan alleen ) dan komen de volgende resultaten uit het onderzoek naar voren.
Zie ook:E-factureren: de stand van zakenMeer facturen digitaal verstuurd dan ontvangen
Het versturen van facturen gebeurt in 2017 in 53% van de gevallen (volledig) digitaal, in het mkb is dit 52%, in de grootzakelijke markt 60%. Niet alle bedrijven zijn er klaar voor. Als redenen geven ze aan dat hun systemen bijvoorbeeld niet geschikt zijn, het management te terughoudend is of klanten er nog niet op zijn ingesteld. Het digitaal ontvangen van facturen is minder populair: 39% van de organisaties is daarmee bekend. Dat geldt zeker in het mkb, 34% ontvangt facturen digitaal, in grote bedrijven is dat 62%.
Toenemende digitale verwerking en goedkeuring van facturen
Het verwerken van facturen gaat in 2017 in ongeveer de helft van de gevallen digitaal: 52%. Het verschil tussen het mkb en de grootzakelijke markt is relatief groot, 47% versus 76%. Als drempels worden onder meer de kosten en de koppelingsmogelijkheden met een bestaand erp-systeem genoemd. Ook bestaat er twijfel over de tijdswinst.
Verklaring uitkomsten
Zoals Ben van der Burg al aangeeft worden de voordelen van digitalisering niet altijd voldoende op waarde geschat. Dat maakt het een extra uitdaging om bedrijven ervan te overtuigen om met elektronisch factureren van start te gaan, ondanks grote voordelen als tijd- en kostenbesparing, inzicht, veiligheid, betrouwbaarheid, de bijdrage aan duurzaamheid en een betere cashflowpositie.
Gefaseerd toewerken naar system-to-system
De dienst die Visma zelf levert voor e-facturatie, cloudoplossing
Visma.net AutoInvoice, maakt gebruik van een open standaard voor uitwisseling van e-facturen (Simplerinvoicing). Wie een facturatiesysteem gebruikt dat daarop is aangesloten, merkt meteen of de billing service provider van de klant daar ook aan deelneemt. Tussenkomst van een scan & herken-oplossing (die een pdf-bestand omzet in een leesbaar formaat voor het erp-systeem van de ontvanger) is dan overbodig. De status is met Visma.net AutoInvoice meteen duidelijk: de verzender ziet of de e-factuur is aangekomen en/of door de ontvanger geopend dankzij een track & trace-functie.
Vooralsnog is in Nederland een 100% system-to-systemafhandeling meer uitzondering dan regel. Om klanten te helpen deze stap te maken, biedt Visma met Visma.net AutoInvoice zowel scannen & herkennen als system-to-system e-facturatie.
Hoe te starten met e-facturatie
• Laat je ontzorgen door jouw erp-leverancier en eventueel de billing service provider. Vraag of de leverancier werkt met belangrijke standaarden als Simplerinvoicing.
• Benader je leveranciers planmatig om hen te stimuleren jou elektronisch facturen te sturen. Ook voor verzenders biedt dit voordelen (minder fouten, snellere afhandeling (en betaling), veiliger, status inzichtelijker).
• Bekijk het proces van factureren en facturen ontvangen, lezen, verwerken en goedkeuren als onderdeel van het bredere financiële proces (integraal) en bekijk welke verbeteringen e-facturatie jou oplevert.
In het onderzoeksrapport zijn ook de resultaten naar de verwachting van de komende jaren gepubliceerd, evenals uitkomsten met betrekking tot de digitalisering van andere bedrijfsprocessen in het Nederlandse bedrijfsleven.
Over Visma Software BV
Visma Software BV biedt bedrijven complete (cloud)oplossingen voor boekhouding, groothandels- en projectadministratie, urenregistratie, accountancy, crm, ledenadministratie en hrm en salarisverwerking. In Nederland werken meer dan 40.000 organisaties in het mkb, de grootzakelijke en semipublieke sector met software van Visma. Het portfolio bevat onder meer AccountView, Visma.net, Visma eAccounting, Visma Severa, Visma Teleboekhouden en Mamut One. Visma Software BV is een dochteronderneming van het Noorse Visma AS, marktleider in Scandinavië en behorend tot de top-10 van Europese businesssoftwarehuizen.
