Als gevolg van steeds verdere digitalisering in organisaties, verandert de rol van finance als vanzelf. Dat stelt Arjan Sloot, Country Manager Benelux van TIE Kinetix. 'Finance is van oudsher gericht op de eigen bedrijfsvoering in de organisatie. Maar de kansen op het gebied van digitalisering liggen daarbuiten.'
De automatisering en digitalisering van processen kent voor finance geen geheimen. 'Finance is een van de vakgebieden waar automatisering als eerste is aangekomen', weet Sloot. 'Denk aan het zoveel mogelijk automatiseren van de administratieve handelingen, boekhouding en rapportages.' Naast het beheren van de financiële huishouding van een organisatie, zijn het informeren van het management over de stand van zaken en de verwachtingen schetsen aan de hand van financiële kerngetallen belangrijke functies. 'Digitalisering helpt finance hier enorm bij. Hierdoor kun je goed aan 'rijke' managementinformatie komen, betere voorspellingen doen, consequenties doorrekenen en uiteraard rapportages opleveren over hoe het is gegaan. Daarom is digitalisering al vanaf de jaren zeventig een ontzettend belangrijk instrument in de financiële bedrijfsvoering.'
Adviserende rol
'De rol van finance is vaak niet heel diep, maar wel breed', vervolgt Sloot. 'Finance is in staat om consequenties van bepaalde stappen binnen de bedrijfsvoering door te rekenen. De rol is veel meer adviserend en meedenkend.'
Meedenken
Het is een rol die finance maar al te graag oppakt, merkt Sloot in de dagelijkse praktijk. 'Finance denkt mee bij investeringen, bedrijfsveranderingen, fusies en overnames en grote stappen zoals het vervangen van een compleet ERP-systeem. Daarin zie je de veranderende rol terugkomen. In plaats van alleen maar het financiële plaatje te controleren, gaat het meer de diepte in en is de rol breder. Finance is vrijwel overal bij betrokken.'
Op het moment dat je iets wil veranderen in je bedrijfsvoering, een nieuw product op de markt wil brengen of toe wil treden op een nieuwe markt, is de financiële component essentieel. Pas als finance er naar heeft gekeken, weet je waar je aan begint als organisatie. 'Je kunt wel denken: ik begin gewoon en zie wel waar het schip strandt, maar daar kleven risico’s aan. Het is, zeker bij de grote bedrijven en overheidsinstellingen, gemeengoed om finance te betrekken bij dergelijke besluiten en te komen met een goede financiële onderbouwing.'
Lees ook:‘De winst van digitaliseren is groot. Pak dat laaghangende fruit op’
In de keten
Finance is van oudsher gericht op de eigen bedrijfsvoering in de organisatie. Maar de kansen op het gebied van digitalisering liggen daarbuiten, in de keten, stelt Sloot. 'Hoe je het ook wendt of keert, je hebt altijd te maken met andere partijen die invloed uitoefenen op de bedrijfsvoering. En die anders zijn georganiseerd en met andere processen en systemen werken. De kunst is dat op elkaar aan te laten sluiten. Zeker als je te maken hebt met honderd, duizend of waar wij mee te maken hebben, tienduizenden andere partijen.'
'De vraag is: hoe zorg je ervoor dat klanten en leveranciers zo digitaliseren dat jouw processen daar profijt van hebben? De controller speelt hierbij een essentiële rol om dat voor elkaar te krijgen. Hiervoor is een externe focus nodig in plaats van de interne focus. In de praktijk zie ik dit al gebeuren. Er zijn organisaties die een speciale e-facturatieafdeling voor leveranciers hebben opgezet. Een tijdelijke afdeling die alle leveranciers helpt het proces voor e-facturatie in te richten en die daarna dan weer wordt opgeheven.'
Bewustzijn
Hoewel finance steeds meer opgaat in de bedrijfsvoering van een organisatie, verdwijnt de afdeling an sich niet. 'De wettelijke rapportages worden eigenlijk alleen maar strenger. Voor het maken daarvan is financiële expertise onontbeerlijk. Dat kun je niet even tussendoor doet op vrijdagmiddag. Maar de financerol wordt in de gehele bedrijfsvoering wel meer gebruikt. Al is het alleen al vanwege het bewustzijn dat elk besluit dat je neemt bepaalde financiële consequenties heeft. Positief of negatief. Het is ook aan finance om het bewustzijn hierover te creëren, zowel intern als extern in de keten.'
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met TIE Kinetix.
