‘De winst van digitaliseren is groot. Pak dat laaghangende fruit op’

‘Honderd procent digitaliseren begint bij het inventariseren waar de meeste mogelijkheden liggen. Pluk het laaghangend fruit’, zegt Arjan Sloot, country manager van TIE Kinetix. ‘Waar heb je de meeste pijn in het proces van het afhandelen van facturen? Daar stel je dan een goede digitaliseringsagenda voor op.’

Niet-gestandaardiseerde processen kunnen medewerkers van een onderneming onnodig veel tijd kosten. Sloot: ‘Bijvoorbeeld: de ene factuur komt per e-mail, de andere misschien nog zelfs via de post en weer een derde is wel een digitale factuur. Om al die soorten bestanden te verwerken naar de boekhouding moeten er repetitieve, handmatige handelingen worden verricht. Het is niet volledig gestandaardiseerd en gedigitaliseerd om vervolgens te kunnen automatiseren. Ik merk dat veel organisaties zo’n proces – ‘omdat het loopt’ – gewoonweg laten lopen. Terwijl de winst van het digitaliseren en automatiseren groot is. Pak dat laaghangende fruit op. Formeer een digitaliseringagenda waar de stappen inzitten die je wilt nemen.’

Zelf je nek uitsteken

Sloot geeft ook duidelijk aan waar dat kan. ‘Je kijkt naar de keten waarin je zit. Welke uitwisseling van welke gegevens kun je digitaliseren? Wat zouden klanten en leveranciers dan moeten doen? Welke voorbeelden zijn er al in de branche waar je makkelijk op kunt aansluiten bij de digitalisering? Wat is gebruikelijk in de branche en kun je daar elementen van meenemen? Je vergaart kennis van de keten en kijkt wat de mogelijkheden zijn aan de buy- en sales-kant van je eigen organisatie. Dan kan het zijn dat je constateert dat je zelf je nek moet uitsteken om klanten of leveranciers mee te krijgen. Dat je hen de mogelijkheden moet laten inzien. Je kunt ze zelfs helpen met de onboarding zoals we dat noemen.’

Geen machtsvertoon

Dat onboarden geniet de voorkeur boven machtsvertoon. Sloot: ‘Je ziet dat sommige partijen bijvoorbeeld e-facturatie verplicht stellen om zaken met ze te doen. Wij vinden dat je klanten en leveranciers beter kunt helpen de voordelen in te zien. Dat leidt namelijk tot minder weerstand. Je wilt ook niet dat om deze reden klanten of leveranciers afscheid nemen. De voordelen zijn in de praktijk vaak zo overduidelijk, voor zowel kleine als voor grotere bedrijven, dat deze zich wel laten overtuigen.’

Platform maakt opwachting

Electronic data interchange is de term voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten, zoals orders, rekeningen en bepaalde berichten of bevestigingen. Sloot: ‘Dat is eigenlijk een één op één-verbinding. Dat is wel een beetje de oude gedachte van digitalisering. Telkens per partij waar je zaken mee doet een verbinding leggen, is namelijk veel werk.’ Tegenwoordig zijn platformen de standaard. ‘Waar je naartoe wilt is één platform dat in staat is aan elke veranderende vraag van technologie of aansluitingen van klanten en leveranciers te voldoen. Dat platform moet dus ook meerdere berichtenstromen aankunnen. Facturen, maar ook orders, pakbonnen, leveranciersinstructies, tijdskaarten, enzovoorts.’

Facturen automatisch afhandelen

Als voorbeeld noemt Sloot de facturenstroom. ‘We zijn tot nu toe nog heel erg een scan- en herkenland. Dat wil zeggen: in Nederland scannen bedrijven veelal een binnenkomende factuur en verwerken die naar een boekhoudpakket. Of ze krijgen de pdf per e-mail binnen. Daar zit veelal nog een administratieafdeling aan vast die de stroom handmatig afhandelt.’ Dat terwijl je met de nodige checks die facturen automatisch kunt afhandelen. Sloots: ‘Dat levert diverse voordelen op. Denk aan meer tijd voor andere werkzaamheden. Personeel hoeft zich niet bezig te houden met deze repetitieve taken en je kunt meer documenten afhandelen in kortere tijd.’

Peppol

Automatiseren kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door facturen via het beveiligde netwerk van Peppol uit te wisselen met leveranciers en klanten. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Via het netwerk kunnen aangesloten organisaties zakelijke documenten uitwisselen. Een voorbeeld van zo’n format is de e-factuur op basis van de Universal Business Language. Sloot: ‘Dat is dus beveiligde systeem naar systeem communicatie, vele malen veiliger dan de pdf per e-mail. Om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk moet een organisatie verbinden met een Peppol Access Point. Slechts enkele bedrijven zijn een access point. Deze moeten namelijk voldoen aan strenge voorwaarden. Wij zijn ook zo’n access point.’

‘Via Peppol kunnen aangesloten organisaties zakelijke documenten uitwisselen.’

Automatische checks

Op die stroom kan het bedrijf automatische checks laten uitvoeren. Sloot: ‘Bijvoorbeeld of het rekeningnummer, het bedrag of het ordernummer juist is. Is dat niet het geval, dan zondert het systeem de factuur af voor de administratie om naar te kijken. Of zendt hij deze terug naar de leverancier die dan alsnog een juiste factuur kan sturen. Op die manier kun je ook, op basis van allerlei zelf te definiëren criteria, spookfacturen tegengaan. Belangrijk is wel dat je nagaat of je leverancier veiligheidsmaatregelen voor zijn cloudplatform heeft genomen. Bijvoorbeeld ISO 27017, die beschrijft eisen voor leveranciers en afnemers van clouddiensten, en ISO 27018 over de bescherming van persoonsgegevens.’

Finance in de lead?

Tot slot: moet finance in de lead zijn voor het 100 procent digitaliseringstraject? Sloot: ‘Ik ben een bedrijfseconoom die al dertig jaar in de ICT werkt. Ik heb ICT altijd gezien als instrument, als gereedschap. Om als bedrijf te kunnen groeien. Om beter te presteren en te ontwikkelen. In dat licht zou de lead om te digitaliseren evengoed bij finance kunnen liggen, natuurlijk in overleg met de business. Anders gezegd: ook finance speelt, vanuit de bedrijfsstrategie gedacht, een belangrijke rol in het neerzetten van de digitaliseringsagenda. Ook omdat aan de inkoop- en verkoopkant vaak het laaghangende fruit zit waar je mee wilt beginnen. Want 100 procent digitaliseren doe je nooit in een big bang. Inventariseren waar de kansen liggen is de eerste stap voor een digitale agenda.’

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met TIE Kinetix.

Volg CMWeb op LinkedIn!