Controllers hoeven niet bang te zijn dat hun baan verdwijnt als gevolg van automatisering. Integendeel, door de vergrijzing van de arbeidsmarkt wordt de markt krapper en krapper. Wel moeten controllers meer kennis opdoen van automatisering en programmeren in het bijzonder. Omdat de baan zelf continu verandert.
Niets menselijks is de controller vreemd. Dat stelt CEO Marcel Duijvestijn van Blue10. Zijn bedrijf helpt organisaties om met cloud software administratieve processen te automatiseren. Bijvoorbeeld door het digitaal verwerken van inkoopfacturen en het beheren van contracten. Duijvestijn: ‘De introductie van softwareproducten in organisaties blijft spannend, omdat er nieuwe technologie naar binnen wordt gerold die je niet kent.'
'En niet onbelangrijk, de introductie van software gaat vrijwel altijd samen met veranderende processen. Iedereen zegt altijd open te staan voor verandering. Maar als de verandering er dan daadwerkelijk is, zien we in eerste instantie toch vaak vooral de weerstand. Zeker op een finance-afdeling is dat het geval, omdat finance in control wil zijn. Software is echter een geweldig hulpmiddel voor financials en zeker voor controllers.'
Of software banen op het spel zet? Niet de baan van de controller in ieder geval'
Het vak verandert
'Of software banen op het spel zet? Niet de baan van de controller in ieder geval. Automatisering in de breedste zin van het woord heeft er tot nu toe alleen toe geleid dat bepaalde taken verdwenen zijn, niet dat er minder werk is. Dus ik schat niet in dat een controller een heel andere functietitel krijgt, maar wel dat het vak verandert.’
Binnen de verandering van het vak past volgens Duijvestijn dat een controller veel meer kennis moet hebben van softwareontwikkeling om te weten wat er wel, maar vooral ook wat er niet kan. ‘Door begrip te hebben voor de complexiteit van bepaalde vraagstukken, is men veel beter in staat om software op de juiste manier in de eigen organisatie in te zetten. Én om deze projecten, zowel intern als extern, te begeleiden.’
Kennis van programmeren
Dat vraagt om kennis van programmeren, constateert Duijvestijn. ‘Je hoeft geen programmeur te worden, maar wel de complexiteit van automatisering snappen. Bijvoorbeeld dat het niet verstandig is om uitzonderingen op de standaard toe te staan. Laat staan te proberen om deze te automatiseren. Processen moeten een wetmatigheid volgen om ze soepel te laten verlopen. Als dit gebeurt aan de ene kant, gebeurt er dat aan de andere kant. Je wilt in principe geen uitzondering oftewel de 'ja, maar'. Want dat maakt back office-processen onnodig moeilijk, terwijl deze vaak - heel vaak - gewoon gestandaardiseerd kunnen worden én blijven.'
'Uitzonderingen zorgen er ook voor dat implementatie duurder wordt en dat het doel, meer effectiviteit en efficiëntie, niet altijd meer wordt gehaald. Het denken in standaardisatie moet ingebed zijn en gedragen zijn binnen een organisatie. Dat begint bij de directie, nog voordat een implementatie begint. Sterker nog, door standaardisatie blijft men in control.’
Automatiseren van processen is loslaten
Standaardiseren en automatiseren betekent af en toe ook loslaten. ‘Wie bijvoorbeeld automatisch, op basis van al goedgekeurde purchase orders, ook de gematchte facturen boekt en goedkeurt, zal zien dat deze facturen niet meer door een mens beoordeeld worden. Dan kun je als softwareleverancier er een stap tussen zetten, omdat een controller die stap bijvoorbeeld graag met eigen ogen ziet, maar dan benut je niet ten volle de mogelijkheden die automatisering biedt.'
'Ook hier speelt mee dat de controller moet weten wat er kan in automatisering om erop te kunnen vertrouwen. Je zult zien dat je door inzet van de juiste automatiseringsslagen niet alles meer hoeft te controleren, maar juist jezelf kan focussen op hetgeen écht aandacht nodig heeft. Management by exception dus.’
'Uiteindelijk wil je het gevoel hebben dat je een proces onder controle hebt. Software kan daarbij helpen'
Software geeft inzicht
Ook management bij exception is volgens Duijvestijn niet zwart-wit. ‘Uiteindelijk wil je vooral het gevoel hebben dat je een proces onder controle hebt. Software kan je helpen om je het inzicht te geven welk proces of welke processen op dit moment de aandacht van een controller nodig hebben.'
'Vergelijk het met Google Flights. Een schuif van rood naar groen geeft aan hoe de prijs voor jouw vlucht zichzelf verhoudt tot dezelfde vlucht op andere momenten. Het maakt niet zoveel uit waar de schuif staat. Je kunt in de juiste context een beslissing nemen of je de vlucht wel of niet boekt. Als we deze schuif in de context van een organisatie plaatsen en op de werking van processen zetten, dan kan automatisering heel goed aangeven waar we wel dieper in moet duiken en waar niet. Daarmee nemen systemen, mits goed neergezet, een deel van de control over.’
Boekhouden verdwijnt
De hele invoer van een administratie, zoals de invoer van inkoopfacturen en verkoopfacturen, wordt in de komende jaren volledig geautomatiseerd. Uiteindelijk moet de hele backoffice er volgens Duijvestijn aan geloven. ‘De volgende generatie controllers begint dus niet meer bij de financiële administratie met de handmatige invoer of de controle over debet en credit. Zij rollen directer het controllersvak in. Dit effect wordt versterkt doordat afgestudeerde studenten van hbo’s en universiteiten niet staan te springen om saaie, repetitieve taken uit te voeren.'
'Deze taken moeten, weer in het licht van een krappe arbeidsmarkt, wel worden geautomatiseerd. Nadat de invoer van de administratie volledig geautomatiseerd is, volgt de automatisering van de controle van de invoer op de juistheid, tijdigheid en volledigheid. Taken die nu nog vaak bij de controller liggen en veelal nog handmatig uitgevoerd moet worden. Denk hierbij aan realtime algoritmes die aangeven welke facturen nog ontbreken in de administratie die voorgaande maanden wel in het patroon van de administratie zaten.’
Eindelijk écht vooruitkijken
Of de boekhouding klopt, moet geen issue meer zijn voor een controller. De boekhouding is immers geautomatiseerd en dus ook de cijfers zijn automatisch door het proces heen gelopen. Hierdoor kan de controller eindelijk echt vooruitkijken én het bedrijf in gaan om bijvoorbeeld met data en rapportages aan de slag te gaan.
Duijvestijn: ‘Door zowel de invoer van, als de processen zelf, zoveel als mogelijk te automatiseren, ontstaat ook de mogelijkheid om processen inzichtelijk te maken met dashboards. Die monitoren de voortgang continu en realtime. Dit begint echter wel bij het opstellen van de juiste kpi’s in de organisatie. En dat klinkt makkelijker dan het echt is. Voordat je kpi’s gaat opstellen in je organisatie moet je jezelf eerst wat vragen stellen. Bijvoorbeeld: wat zijn onze kpi’s van boven naar beneden én hoe sluiten we al deze kpi’s ook op elkaar aan? Hoe kijken we naar onze data en kijkt iedereen in onze organisatie ook naar dezelfde data? Hanteert iedereen dezelfde definitie van een kpi? Bijvoorbeeld het verschil tussen order-omzet en gefactureerde omzet.’
Lees ook: Overleef de digitale transformatieslag: innoveer nu!
Door automatisering kan de focus van de invoer en de controle op tijdigheid, juistheid en volledigheid van de boekhouding afgehaald worden. Daarmee wordt het werk van de controller veel interessanter én uitdagender. ‘Je houdt je meer bezig met het helpen van de business in plaats van het verzamelen en (handmatig) controleren van gegevens.’
Gevoel van controle
Kortom, investeer in je kennis van software en programmeren om processen op de juiste manier te kunnen automatiseren. Duijvestijn: ‘Hoe beter je gevoel voor automatisering, hoe groter de kans dat processen standaard blijven. Op basis van standaard processen kan een organisatie vervolgens weer veel beter én eenvoudiger rapporteren. Wie investeert in zijn kennis van automatisering en van softwareontwikkeling in het bijzonder, ziet wat systemen wel en niet kunnen en richt zijn processen daarop in. Ook op dit onderdeel wil je eenvoudigweg het gevoel hebben dat het onder controle is, zonder dat je ieder detail van een proces kent.’
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Blue10.
