Waarschijnlijk heeft ook uw organisatie te maken met personeelstekorten, stijgende gasprijzen en oplopende brandstofkosten. Om hier snel op in te kunnen spelen, zijn wendbaarheid en inzicht van levensbelang. Alleen zo kan uw organisatie bedreigingen direct het hoofd bieden en onder continu veranderende omstandigheden succesvol zijn en blijven.
Wijzigingen in wet- en regelgeving komen bijvoorbeeld regelmatig voor. Denk maar eens aan de milieuregels die vanaf 2023 ingaan. Organisaties met meer dan honderd werknemers moeten dan jaarlijks verplicht rapporteren over de CO2-uitstoot van het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van medewerkers. Door hier nu al naar te kijken, kan er zo nodig vroegtijdig worden bijgestuurd. Ook op ontwikkelingen als de snel oplopende brandstofprijzen en krapte op de arbeidsmarkt wilt u adequaat kunnen reageren. Maar hoe doet u dat?
Adequaat reageren
Om snel adequaat te kunnen reageren op veranderingen is het zaak te weten wat de gevolgen zijn voor uw organisatie. Hoeveel medewerkers maken bijvoorbeeld gebruik van auto’s van de zaak of van het openbaar vervoer? Hoeveel facturen verstuurt u maandelijks? En wat zijn de kosten hiervan? In de praktijk blijkt dat veel organisaties data nog handmatig uit verschillende losse systemen halen, samenvoegen, controleren en corrigeren. Het opsporen van datavervuiling en het herstellen van fouten kost zo dagelijks veel tijd. Bovendien wordt snel en betrouwbaar rapporteren, cijfers analyseren en ontwikkelingen tijdig ontdekken zo erg lastig. Automatisering en digitalisering van bedrijfsprocessen helpt om beter inzicht te krijgen in hoe u ervoor staat. Daardoor kunt u beter en sneller schakelen bij veranderingen.
Informatie automatisch overnemen
De laatste jaren komt het digitaliseren en automatiseren van processen steeds meer binnen bereik van het mkb. Door de verschillende losse systemen binnen uw organisatie te koppelen, wordt informatie automatisch overgenomen. Zo kunt u efficiënter werken en het aantal (menselijke) fouten minimaliseren.
Realtime inzicht in de financiële administratie zorgt ervoor dat u zakelijke adviezen niet langer alleen op gevoel hoeft te geven, maar kunt onderbouwen met actuele en betrouwbare data. Bovendien merkt u bepaalde ontwikkelingen eerder op. Doen zich onverwachte zaken voor, dan kunt u hier direct op reageren en veel geld besparen.
Digitaliseren en automatiseren
Digitalisering en automatisering zorgen er bovendien voor dat u zich alleen nog hoeft te richten op zaken die uw aandacht echt nodig hebben. Dat scheelt veel tijd. Gedigitaliseerde administratieve processen zijn bovendien goedkoper omdat er efficiënter gewerkt wordt. Wanneer u start met het digitaliseren en automatiseren van de meest voorkomende processen in de organisatie zet u direct een flinke stap. Moderne software kan hierbij ondersteunen.
E-facturatie is hier een goed voorbeeld van. Een e-factuur wordt in een gestructureerd formaat verstuurd zodat het factuurbedrag en andere gegevens altijd overeenkomen met de verstuurde factuur. Hierdoor ontstaat nooit verwarring vanwege verkeerde gegevens. Ook kunnen facturen niet meer kwijtraken omdat e-facturen rechtstreeks in het systeem van uw klant worden verwerkt. Dit scheelt (doorloop)tijd en de factuur kan sneller betaalbaar worden gesteld. De ervaring leert dat organisaties die werken met e-facturatie geld sneller op hun rekening hebben met als resultaat een verbeterde cashflow en eenvoudiger debiteurenbeheer.
'De ervaring leert dat organisaties die werken met e-facturatie geld sneller op hun rekening hebben'
Inzicht in de factuurstatus
Doordat u de status van een e-factuur altijd in kunt zien (via een soort track & trace), ziet u direct hoe zaken ervoor staan. Heeft de klant de factuur niet ontvangen? U kunt direct opvolgen, indien nodig debiteurgegevens updaten en de factuur nogmaals versturen. Is de factuur wel afgeleverd? Dan achterhaalt u in gesprek met de klant makkelijker de reden van een vertraagde betaling. De tijd die u bespaart en de kosten die u drukt met het versturen van e-facturen zorgen ervoor dat u zich kunt richten op het onderhouden van een goede relatie met de debiteur.
Kosten verlagen
Moderne software helpt ook bij het volledig automatiseren van het goedkeuringsproces van inkoopfacturen, declaraties en uren. Hierdoor verlopen processen efficiënter, worden er geen lees- of typefouten meer gemaakt en behoren verkeerd overgenomen bedragen tot het verleden. Het scheelt maandelijks veel tijd wanneer niet meer achterhaald hoeft te worden welke facturen er nog openstaan en waarom dat zo is. Op basis van gesprekken met klanten blijkt dat de tijdsbesparing voor inkomende facturen gemiddeld 40 procent is. De grootste winst wordt echter behaald doordat u de tijd, die anders gebruikt wordt voor de verwerking van facturen, anders kunt gaan inzetten. Bijvoorbeeld om eenvoudig betere analyses en voorspellingen te kunnen doen voor het management.
Wissel eens van gedachten met een expert
Kortom: door het stroomlijnen van uw bedrijfsvoering wordt uw organisatie wendbaarder. Daarnaast zorgt dit ervoor dat uw organisatie efficiënt draait en geen onnodige kosten maakt en is er minder tijd, kapitaal en mankracht nodig om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Ook kan het de liquiditeit van de onderneming helpen verbeteren.
Dit artikel is gesponsord door Visma Software.
