Met de outsourcing van creditmanagementactiviteiten verkrijgt de cfo snel flexibiliteit in schaalbaarheid, talen en een kostenverlaging. Marcel van den Noord, manager marketing & sales bij TKB: 'Outsourcing is een effectieve strategie voor cfo’s die de efficiëntie van hun creditmanagement willen verbeteren. Met stipt debiteurenbeheer verlaag je namelijk snel je days sales outstanding.'
Er zijn in essentie twee redenen om tot outsourcing van creditmanagementproces over te gaan, constateert Van den Noord. 'De eerste is een strategische. Daarbij zien bedrijven debiteurenbeheer echt als een specialiteit die niet tot hun kernactiviteit behoort. Voor TKB is dat anders. Wij hebben de tijd en deskundigheid om debiteuren tot een snelle betaling te verleiden. Ook kunnen we de klant op basis van data, die tijdens het debiteurenbeheer wordt gegenereerd, adviseren tot procesaanpassing. Om zo tot de beste aanpak passend bij die klantgroepen te komen.'
'De essentie van doeltreffend debiteurenbeheer is dat je kort op de bal moet zitten'
Telefonisch contact blijft nog altijd een heel effectief middel. 'Dat is tegelijkertijd ook een middel dat best veel tijd vergt en door menig debiteurenbeheerder van onze klanten niet altijd als leuk wordt ervaren. De essentie van doeltreffend debiteurenbeheer is dat je kort op de bal moet zitten. Neem je niet tijdig actie, dan is de kans groot dat jouw debiteur een andere factuur eerder betaalt.'
Krapte op de arbeidsmarkt
Reden twee bestaat uit flexibiliteit bij personeelstekort en bij pieken en dalen in het aanbod. Van den Noord: 'Vaak is dat ingegeven door de krapte op de arbeidsmarkt. Vind nog maar eens creditmanagementspecialisten als dat niet je kernactiviteit is. Terwijl het juist wel onze corebusiness is. Een logische ontwikkeling is daarbij dat organisaties een beroep op ons doen om bepaalde taken uit te voeren. Omdat de finance-afdeling onderbezet is, maar ook omdat er pieken en dalen tijdens het jaar op hen afkomt. Zo zijn er klanten die we bijstaan na de jaarfacturatie, maar we ondersteunen ook veel klanten die het bellen van debiteuren lastig vinden. Of klanten die internationaal opereren, dan komt het goed van pas dat ons internationale team meer dan dertig talen beheerst. Wij zijn werkelijk een verlengstuk van onze klanten.'
Stappen doorlopen
Ook kostenbesparing wordt veel als reden voor outsourcing van creditmanagement opgegeven. Het scheelt kosten die samenhangen met werving en selectie, inwerken, vakantiegeld, enzovoorts. Van den Noord: 'Wat te denken van het risico dat iemand uitvalt. Bij ons heb je de garantie dat de actie altijd wordt verricht. We hanteren als externe dienstverlener strakke processen in ons eigen gebouwde creditmanagementsysteem, genaamd TRUST IT. Daardoor doorlopen we stipt alle benodigde stappen in het incasseringstraject. Nogmaals, we kunnen onze klanten vaak adviseren, op basis van verkregen inzichten uit de data. Bijvoorbeeld over het feit dat bij een bepaald soort klant e-mailen niet doeltreffend is, maar telefonisch contact juist des te meer.
Daarnaast vinden wij het belangrijk om ons aan te passen naar de wijze waarop onze klant gebruikelijk is te communiceren. Ook op dat gebied zijn we echt een verlengstuk, het moet niet zo zijn dat wij de zorgvuldig opgebouwde relatie met uw klanten tenietdoen door afwijkend debiteurenbeheer. De activiteiten die we ondernemen om betaald te krijgen en de resultaten rapporteren we transparant. Wij vinden het dan ook belangrijk dat onze klanten inzicht houden. En de regie behouden over toekomstige acties.'
Ondervangen
'Outsourcing betekent per definitie dat je de uitvoering van de werkzaamheden aan een externe partij overdraagt”, zegt Van den Noord. “Daarom ook maken we harde afspraken over de dienstverlening, de benadering van klanten en de terugkoppeling. We definiëren van tevoren de verantwoordelijkheden, de verwachtingen, de communicatiekanalen over en weer en de processen. Dat schept duidelijkheid. En die duidelijkheid helpt ook bij een doeltreffend debiteurenproces.'
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met TKB
