Dat er tal van uitdagingen liggen bij inkoopafdelingen is een understatement. Inkopers willen de inflatie temperen, kopen maatschappelijk verantwoord in, kennen ook krapte op de arbeidsmarkt en moeten met hun leveranciers voldoen aan wetgeving, zoals de CSRD en de GDPR. Voordat je het weet verhogen die ontwikkelingen de werkdruk en lopen de kosten op. En een fout is zo gemaakt, waardoor je niet compliant bent aan wet- en regelgeving.
Burgers: 'De ontwikkelingen volgen elkaar zo snel op dat je ze niet meer in een spreadsheet kunt bijhouden. Op het moment dat je een wijziging doorvoert, is de situatie alweer veranderd. Precies daarom moet je toe naar één waarheid. Een plek waar al die leveranciers met hun kenmerken instaan, of dit nu op het gebied van privacy-beheersmaatregelen, het voldoen aan de CSRD-doelstellingen of inkoopvoorwaarden is.'
Claessens vervolgt: 'Eén bron van informatie waar inkopers, maar ook de rest van de Finance afdeling bij kan. Zodat ze vanuit hun eigen datacube informatie op het scherm kunnen toveren. Oftewel de dwarsdoorsnedes die zij nodig hebben om in control te zijn.'
Eén bron van waarheid
Wie slim is werkt vanuit één centrale bron van informatie. Met inkoopsoftware is het mogelijk kenmerken van leveranciers en contracten digitaal vast te leggen in een database die tegemoetkomt aan de verschillende eisen. Burgers: 'Vanuit die contracten maak je de purchase orders die passen bij de overeengekomen contracten. Op basis van de goedgekeurde PO’s kun je forecasten welke kosten er aan komen. En dan kun je deze kosten afzetten tegen het budget. Hoe sta je er als budgethouder, maar ook als businesscontroller voor? Welke deel van het budget heb je nog over? Daarna zijn de ingediende facturen automatisch te matchen met de PO’s, waardoor je deze snel voor betaling kunt neerzetten.'
Gegevens standaardiseren
Software maakt het mogelijk om inkoop met andere financiële processen te integreren. Dit maakt optimale samenwerking met de rest van Finance mogelijk. Burgers: 'Wij werken bijvoorbeeld nauw samen met Business Control. Business Control denkt na over plannen, investeringen en de lopende zaken. Wij houden ons bezig met de contracten met leveranciers over voorwaarden, prijzen en condities.'
Op het moment dat je een wijziging doorvoert, is de situatie alweer veranderd. Precies daarom moet je toe naar één waarheid.”
Daarbij wordt ook gekeken naar hoe duurzaam leveranciers opereren en of ze voldoen aan de CSRD en privacywetgeving van de GDPR, vervolgt hij: 'Business Control heeft een heleboel interne informatie, wij de externe informatie. Zij zien wat er gebeurt aan kostenontwikkelingen, wij zien wat er gebeurt aan de leverancierskant. Die twee kunnen we met behulp van onze digitale datastromen en processen aan elkaar verbinden. Als je de kennis van beide afdelingen samenbrengt, kun je met veel kennis van zaken ontwikkelingen onderkennen en erop acteren.'
Burgers neemt inflatie als voorbeeld. 'Toen we daar een assessment van maakten, bleek dat we de inflatie konden beheersen op basis van de contracten die er al met meerdere leveranciers lagen. Zonder actueel inzicht in onze data, hadden we dat niet geweten.”
Rijker financieel beeld
Door data vast te leggen in één digitale bron is bovendien het maken van uitgebreide analyses eenvoudig, bijvoorbeeld van je uitgaven. Claessens: 'Inclusief het doorspitten van de cost centers, de kostencategorieën en de ontwikkelingen in de kosten. In dit continue proces kun je trends zien in je uitgaven en voorspellingen doen. Bij een aankoop nemen we ook de risicocomponent mee. In hoeverre kan een relatief kleine aankoop een risico vormen?'
Op al dat soort vlakken wordt inkoop heel concreet, aldus Claessens. 'Daarnaast maakt één digitale bron van informatie het makkelijker om informatie op te halen voor interne en externe stakeholders. Hiervoor werken we vaak samen met Business Control. En voor de rapportage voor het jaarverslag met onze reporting afdeling. Samen met controlling brengen we vraag en aanbod in beeld. Bij elkaar, in één digitale bron.'
Data beheren met software
Efficiënter werken begint met het samenbrengen van informatie op één centrale plek. Claessens: 'Software helpt hierbij. Het is mogelijk om financiële processen te integreren en gegevens te standaardiseren over alle Finance afdelingen heen. Alle afdelingen kijken naar dezelfde informatie en samenwerken wordt makkelijker.'
Eén digitale bron van informatie maakt het makkelijker om informatie op te halen voor interne en externe stakeholders.”
Je houdt meer grip op je uitgaven door uitgebreide data-analyses, trends in uitgaven op te sporen en deze te voorspellen. Burgers: 'Door al de informatie samen te brengen ben je als inkoop, maar ook als gehele financiële afdeling flexibeler en kun je sneller inspelen op veranderingen in de toekomst.'
Dit artikel is geschreven in samenwerking met Exact.
