De belangrijkste tip: maak e-factureren toegankelijk

De ervaringen van landen als Finland waarin e-facturatie in het bedrijfsleven nu al de standaard is (met een aandeel van rond 90% van de verzonden facturen) laten zien dat toegankelijkheid cruciaal is. Neem drempels weg en maak de overgang zoveel mogelijk een kwestie van het verzamelen van de juiste gegevens.

Wat verandert er voor mij?

Factureren is iets wat erbij hoort. Waarschijnlijk werkt u met een administratief programma waarin u inkomende facturen boekt en waarmee u uitgaande facturen kunt maken en versturen. Het proces verandert niet door met e-facturen te werken. U controleert nog steeds of de inkoopfactuur correct is voordat u deze betaalt en u blijft uw debiteurenstand bewaken. Voor inkoopfacturen is de grootste verandering is dat u geen handelingen meer hoeft te doen om deze in uw administratie te boeken. Deze komen rechtstreeks vanuit het systeem van uw leverancier in uw systeem. Precies zoals uw leverancier deze heeft ingevoerd. Dat scheelt veel werk en levert bovendien meer inzicht, aangezien u op regelniveau kunt verwerken. Wat veel voorkomt is dat inkoopfacturen een accordering moeten krijgen, misschien zelfs van verschillende mensen. Doordat u alle facturen digitaal in uw systeem hebt kan ook dit zonder papieren rompslomp. Met een slim systeem is accorderen een kwestie van een druk op de knop. Voor verkoopfacturen is het verschil nog groter. Geen facturen meer printen en in enveloppen doen, of als bijlagen bij e-mails voegen, geen onduidelijkheid over of de factuur wel is aangekomen is bij uw klant. De facturen komen rechtstreeks in de administratie bij uw klant (system-to-system) en u krijgt hier bovendien automatisch bevestiging van. U weet dus zeker dat de factuur is afgeleverd. En een van de grootste voordelen (op basis van de ervaring van bedrijven die met e-facturatie werken): u krijgt uw factuur sneller betaald. Kortom, het wordt allemaal een stuk minder werk en u hebt veel meer controle over uw inkomende en uitgaande factuurprocessen.

Maar leveranciers en klanten zijn er niet klaar voor

Voor de meest gangbare administratieve softwarepakketten in het mkb geldt dat deze uitstekend in staat zijn om e-facturen te verwerken. Techniek is meestal dus niet het probleem. Vaak hangt het samen met het feit dat er al een proces loopt. En werkt het goed genoeg? Waarom dan aanpassen? Nou, bijvoorbeeld omdat klanten erom vragen! U kunt hier zelf gelukkig een stimulerende rol spelen richting uw leveranciers. U kunt hen er bijvoorbeeld gewoon om vragen. De ervaring leert dat bedrijven wensen van klanten belangrijk vinden en hierin willen investeren. Sommige bedrijven volgen het voorbeeld van de overheid: bij het verstrekken van opdrachten is het een voorwaarde dat de leverancier e-facturen stuurt. Deel in ieder geval de wens en de gegevens die hen helpen u een e-factuur te sturen. Ook uw klanten zullen steeds vaker in staat zijn en het wenselijk vinden om e-facturen te ontvangen. Laat hen dan ook weten dat u het liefst een e-factuur verstuurt. Ook kunt u bij uw klanten de gegevens verzamelen die het gemakkelijk maken om hen terug te vinden in het register. Zodra uw klanten zich registreren om e-facturen te ontvangen, kunt u hen vanaf dat moment system-to-system factureren.

E-mail is toch al digitaal? En nog gratis ook

De belangrijkste verschillen tussen een factuur (pdf of ubl, dat maakt niet uit) via e-mail en system-to-system zijn dat u via system-to-system een beveiligd netwerk gebruikt, dat de factuur direct in de administratie staat, u zicht hebt op de status van de aflevering van de factuur en dat de factuur sneller betaald wordt. Verborgen kosten van facturen via e-mail Uit internationaal onderzoek blijkt dat voor facturen die via e-mail verzonden worden drie keer zo vaak een herinnering moet worden verstuurd. Uw interne kosten voor debiteurenbeheer lopen daardoor behoorlijk op. Dit wordt nog kostbaarder wanneer u een incassobureau moet inschakelen. Dan zijn er nog de kosten die moeilijker inzichtelijk te krijgen zijn, maar waarvan u weet dat ze er zijn. Zoals de gevolgen voor uw relatie met klanten van de vervelende gesprekken die u met hen moet voeren over openstaande posten. Of de extra tijd en moeite die het kost door fouten bij het overnemen van inkoopfacturen in uw administratie. En de gevolgen van minder werkkapitaal tot uw beschikking hebben. Onderaan de streep is het versturen van het e-mailtje op zichzelf misschien wel gratis, maar zijn de kosten toch beduidend hoger dan die van e-facturatie.

E-facturatie los of geïntegreerd?

Er zijn verschillende oplossingen in de markt die u kunnen helpen bij het maken van de overstap naar e-facturatie. Een snelle methode is om een los systeem aan te sluiten op uw bestaande systeem. Daardoor kunt u vrij vlot met e-factureren van start. Juist omdat de ervaring leert dat e-facturatie optimaal tot zijn recht komt wanneer het naadloos in de facturatieprocessen past, is het effectiever om een geïntegreerde oplossing te kiezen. Vraagstukken als archivering, opvraagbaar maken vanuit de administratie en digitale goedkeuringsroutines horen nu eenmaal bij het facturatieproces. Door voor een geïntegreer- de oplossing te kiezen, weet u dat u uw facturatieproces duurzaam heeft geoptimaliseerd.

Post, e-mail en e-facturatie naast elkaar, kan dat?

Het kan naast elkaar. Sterker nog, dat is de beste manier. U, uw klanten en uw leveranciers kunnen hierdoor in eigen tempo e-facturatie omarmen. Want ook al zou u wellicht graag zien dat iedereen morgen op e-facturatie overstapt, de werkelijkheid is anders. Er zijn nog altijd leveranciers die facturen per post of per e-mail sturen en er zijn ook nog steeds klanten die geen e-factuur kunnen ontvangen. Visma is de eerste erp-leverancier die zijn eigen oplossing heeft ontwikkeld. De uitgebreide ervaring uit landen waar het bedrijfsleven al veel verder is met e-facturatie komt hier in terug. Daarom heeft cloudfacturatieservice Visma.net AutoInvoice de mogelijkheid om alle vormen van binnenkomende facturen te verwerken en ook alle vormen van uitgaande facturen te verzorgen. Dus krijgt u nog steeds facturen per post of per e-mail? Dan kunt u met een van de scan- en herkenservices zorgen dat de facturen in uw administratie terechtkomen. En hebt u klanten die nog geen e-facturen kunnen ontvangen? Dan kijkt het systeem hoe uw factuur het beste afgeleverd kan worden; per e-mail of -met behulp van de printservice- per post. U hoeft hier bij het versturen zelf niets voor te doen. Voor u is het verzenden van facturen teruggebracht tot een druk op de knop. Over VismaE-facturatie wordt de standaard. Het is daarom belangrijk dat u zich hierop voorbereidt. Wilt u weten hoe Visma u hierbij kan helpen? Kijk dan op vismasoftware.nl/makkelijkerfactureren of bel 020 355 2910.Dit artikel is gesponsord door Visma.